Próbki przekazywane kontrahentom są popularną formą promowania firmy, często skuteczniejszą od tradycyjnej reklamy. Powodem tego jest fakt, iż nabywca ma możliwość wypróbowania danego produktu. Z tego względu warto dowiedzieć się, kiedy wspomniane próbki można zaliczyć do kosztów firmowych. Szczególną uwagę należy zwrócić na opodatkowanie podatkiem dochodowym oraz podatkiem VAT.
Czym jest próbka?
Zgodnie z ustawą o VAT, próbka to egzemplarz towaru lub jego nieduża ilość, odpowiednio oznakowana, która daje możliwość oceny produktu. Jej wręczenie ma na celu promocję wyrobu, jednocześnie nie służy do zaspokojenia potrzeb odbiorcy. Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy zaspokojenie potrzeby jest integralną częścią promocji danego przedmiotu i ma przekonywać odbiorcę do kupna.
Przykładowo, jeśli producent dachówek ceramicznych chciałby zademonstrować nowy model wyrobu, wówczas przekazuje kontrahentom kilka sztuk tego produktu, który jest niezdatny do zaspokojenia potrzeb, ponieważ jest go za mało. Jednocześnie kontrahent na tej podstawie jest w stanie ocenić przydatność danego towaru.
Próbki przekazywane kontrahentom z logo firmy a koszt firmowy
Istotnym elementem jest odpowiednie oznakowanie próbki, ponieważ do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki za zakup upominków wręczanych kontrahentom, jeśli posiadają one logo podatnika (przykładowy wyrok NSA z dnia 01.10.2014 r., sygn. akt II FSK 2463/12). Krótko mówiąc, próbki muszą być związane z reklamą danej firmy. Należy więc rozgraniczyć pojęcie reklamy od pojęcia reprezentacji. W sytuacji, gdy próbki nie posiadają logo podatnika, a jedynie nazwę lub logo producenta, to nie reklamują one właściciela firmy, lecz producenta tych wyrobów.
Prezenty o małej wartości
Jeśli chodzi o samą kwestię wręczenia próbki handlowej kontrahentowi, to czynność ta jest zwolniona z podatku VAT, pod warunkiem, że mieści się ona w wyżej wspomnianej definicji i ma na celu reklamę. W ustawie o VAT nie została określona górna granica wartości próbki. Wyjaśniona natomiast została kwestia prezentów o małej wartości, która mówi, że nie zachodzi konieczność opodatkowania, jeśli:
jednostkowa cena nabycia upominków bez kwoty VAT nie przekracza 10 zł;
cena jednostkowa przekracza 10 zł, ale podatnik prowadzi ewidencję osób obdarowanych, a łączna wartość przekazanych towarów jednej osobie w roku podatkowym nie przekracza 100 zł.
Jeżeli natomiast cena jednostkowa omawianych upominków przekroczyłaby 100 zł, to podatnik musiałby wykazać VAT należny. Oczywiście pod warunkiem, że przy zakupie tych upominków odliczył podatek VAT.
Przykład 1.
Na targach przedsiębiorca “X” rozdał bezpłatne próbki potencjalnym kontrahentom. Łączna kwota ich zakupu wynosiła 922,50 zł (w tym 23% VAT), a pojedyncza wartość próbki wynosiła 1,50 zł netto. Ze względu na to, że prezenty były oznaczone logo firmy, uznano je za koszty reklamy.
W tej sytuacji przedsiębiorca będzie zwolniony z podatku VAT, ponieważ jednostkowa cena netto omawianych produktów nie przekracza 10 zł. Równocześnie nie ma konieczności korygowania VAT odliczonego przy zakupie. Jeśli jednostkowa cena przekroczyłaby 10 zł, a przedsiębiorca nie prowadziłby ewidencji osób obdarowanych, wówczas transakcja ta podlegałaby opodatkowaniu podatkiem VAT.
Koszty próbek według podatku PIT
Inaczej niż w podatku VAT wygląda sytuacja odnośnie podatku PIT. W tym przypadku maksymalna wartość próbki przekazanej na cele związane z promocją wynosi 200 zł brutto. Po przekroczeniu tej kwoty powstanie obowiązek opodatkowania podatkiem PIT. Kwota ta dotyczy wartości jednorazowego prezentu. Jeśli więc osobie fizycznej przedsiębiorca wręczy w danym roku kilka próbek handlowych, a wartość żadnej z nich nie przekroczy 200 zł, wówczas dany przychód będzie nadal zwolniony z podatku, mimo że łączna ich wartość przekroczyła wskazany próg. Natomiast, gdy wartość próbki wręczanej jednorazowo przekroczy 200 zł, to opodatkowaniu podlegać będzie cała wartość, a nie tylko nadwyżka ponad wspomnianą kwotę.
Po przekroczeniu wartości 200 zł brutto, podatnik wręczający próbkę musi sporządzić informację PIT-8C i doręczyć ją obdarowanemu kontrahentowi, a także właściwemu urzędowi skarbowemu. Na procedurę tą w formie elektronicznej ma co do zasady czas do końca lutego następującego po danym roku podatkowym. Istotną kwestią jest też rozstrzygnięcie, czy dana próbka wręczana jest pracownikowi lub zleceniobiorcy. Jeśli tak, to w tej sytuacji każda wartość przekazanej próbki, niezależnie od jej wartości, podlega opodatkowaniu.
Należy zwrócić tutaj uwagę na fakt, by przekazywane próbki miały charakter reklamowy, a nie reprezentacyjny. Tak, by firma te działania mogła zaliczyć do kosztów firmowych. Przypomnijmy, iż do kosztów podatkowych zalicza się wydatki na upominki o małej wartości, które są opatrzone w logo firmy lub zawierają informacje o firmie. Jeśli jednak mamy do czynienia z bardziej ekskluzywnymi prezentami kierowanymi do wybranej grupy odbiorców, to mimo że zawierają one logo firmy, wydatki na nie nie będą kosztem podatkowym. Powodem tego jest reprezentacyjny charakter tych działań, gdyż ma on celu tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i budowę dobrych relacji z klientem.
Koszt próbki przekazanej spółce
Kiedy adresatem wręczanej próbki jest podmiot mający osobowość prawną, np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna, to po stronie obdarowanego powstaje przychód z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Ustawa o CIT nie przewiduje w tej sytuacji żadnych zwolnień podatkowych.
Kontrahent, który otrzymał próbkę handlową ma obowiązek doliczyć jej wartość do całości przychodu z danego miesiąca i rozliczyć go na gruncie podatku dochodowego. Z tego względu przedsiębiorca wręczający taki prezent powinien załączyć informację o jego wartości rynkowej, tak, by podmiot rozliczający się miał dokument potwierdzający wartość. W przeciwnym razie może napotkać problemy formalne dotyczące rozliczenia się z otrzymanej gratyfikacji, w związku z odpowiednim dokonaniem wyceny.
Przedsiębiorca, który kupuje próbki handlowe na cele reklamowe i marketingowe, może zaliczyć wszelkie wydatki poniesione z tego tytułu do kosztów uzyskania przychodów, przy spełnieniu dodatkowych warunków jak logo. Wydatki te mogą zostać ujęte w kosztach firmy w dniu ich poniesienia. Jeśli natomiast dotyczą one okresu dłuższego niż rok podatkowy, wówczas należy rozliczyć je proporcjonalnie do długości tego okresu.
Kwestia próbki handlowej jest postrzegana odmiennie, w zależności od tego, z jakim rodzajem podatku mamy do czynienia. Dlatego też obdarowując kontrahenta warto wiedzieć jakie obowiązki, czy też przywileje są z tym związane.
