Poradnik Przedsiębiorcy

Negocjacje - jak wynegocjować dobrą umowę?

Nieczęsto umowa w profesjonalnym obrocie pomiędzy przedsiębiorcami jest zawierana z dnia na dzień. Zawarcie umowy satysfakcjonującej obie strony to najczęściej ciężka praca poprzedzona długim procesem negocjacyjnym. Rozpoczynając negocjacje, przedsiębiorca ma dwa podstawowe cele: osiągnięcie konsensusu umożliwiającego rzeczywiście podpisanie kontraktu oraz uzyskanie takich postanowień umowy, które będą dla niego możliwie jak najbardziej korzystne. 

Przedsiębiorca musi być negocjatorem

Zazwyczaj przedsiębiorca jest fachowcem w swojej branży, lecz niekoniecznie sprawnym negocjatorem. Wynegocjowanie dobrej umowy w oczywisty sposób przekłada się na renomę przedsiębiorcy i jego sukces finansowy, stąd potrzeba uważnego przygotowania się do procesu negocjacyjnego.

Przedsiębiorca, oprócz swojej oferty handlowej, winien rozważyć zarówno strategię, jak i taktykę prowadzenia rozmów handlowych.

Strategia jest związana z celem długoterminowym – w przypadku negocjacji będzie to zawarcie umowy. Taktyka ma znaczenie krótkoterminowe dotyczące pojedynczego spotkania negocjacyjnego lub ich serii, jeżeli w ich trakcie obowiązuje ciągłość negocjowania danego zagadnienia.

Przedsiębiorca powinien również zbadać, jakim jest negocjatorem. Istnieją różne ich typy i w praktyce największa liczba osób posiada mieszankę ich cech. Warto jednak zauważyć, że zbyt negatywny negocjator może zniechęcić do siebie przedstawicieli drugiej strony, element personalny w negocjacjach ma bowiem niebagatelne znaczenie. Umowy są zawierane pomiędzy przedsiębiorcami-organizacjami, lecz negocjacje prowadzą ludzie. Zbyt uległy negocjator z kolei może spowodować, że zawarta umowa nie będzie spełniała oczekiwań kontrahenta, a nawet – że narazi go na potencjalne straty finansowe. 

Brak dobrej wiary w negocjacjach może narazić przedsiębiorcę na szkodę

Objęcie negocjacji tajemnicą powoduje, że tajemnice handlowe przedsiębiorcy oraz tajemnice dotyczące przebiegu negocjacji będą zabezpieczone przed ich ujawnieniem osobom trzecim. Jednocześnie przedsiębiorca po zakończeniu negocjacji nie będzie mógł powoływać się na ustalenia poczynione w ich trakcie, lecz pominięte przy podpisywaniu umowy. Choć każda ze stron w toku rozmów ma obowiązek działania w dobrej wierze, przedsiębiorca nie może i nie powinien bezkrytycznie ufać swojemu kontrahentowi – umowa podpisywana na zakończenie negocjacji musi zostać dokładnie przeanalizowana pod kątem jej zgodności z poczynionymi ustaleniami.

Kiedy proces negocjacji jest objęty tajemnicą, zazwyczaj przed ich rozpoczęciem strony podpiszą umowę o prowadzeniu negocjacji i zachowaniu ich przebiegu w poufności. 
Przedsiębiorca powinien zadbać o wpisanie do umowy wszystkich wynegocjowanych postanowień. Brak postanowień zapisanych w umowie spowoduje, że powoływanie się na dane ustalenia w przyszłości będzie niezwykle utrudnione.

Działanie w dobrej wierze oznacza, że przedsiębiorca nie może składać drugiej stronie oświadczeń nieprawdziwych, celowo wprowadzających ją w błąd odnośnie do zawieranej umowy i jej warunków. Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 13 listopada 2008 r. wydanym w sprawie o sygn. I ACa 669/08:

w sytuacji, w której jedna ze stron negocjujących swym zawinionym, nielojalnym i nierzetelnym zachowaniem doprowadza drugą stronę do wykonywania umowy po ustaleniu jej wszystkich warunków zapewniając, że umowa zostanie zawarta, można przyjąć, że obowiązana jest do zwrotu utraconych korzyści równych części wynagrodzenia za okres wykonywania umowy”.

Przedsiębiorca musi również przewidzieć wszystkie potencjalne skutki negocjacji oraz zawartej umowy, wliczając w to ryzyko związane z potencjalnym niepowodzeniem.

Udane negocjacje nie obniżają ryzyka potencjalnego sporu przy realizacji umowy i ewentualnego sporu sądowego. Jeżeli przedsiębiorca zawiera umowę z zagranicznym kontrahentem, powinien rozważyć, jaki reżim prawny będzie obowiązywał przy ocenie realizacji umowy i sąd jakiego kraju będzie właściwy do rozstrzygnięcia sporu.
Strony umowy mogą co do zasady dowolnie ukształtować skutki potencjalnego niewywiązania się z jej postanowień. Istnieje wiele możliwych rozwiązań potencjalnego sporu – na przykład wybór sądu w kraju jednej ze stron umowy, chociaż zazwyczaj taki zapis będzie budził uzasadniony opór drugiej strony. Strony mogą również wybrać sąd państwa trzeciego albo skorzystać np. z sądu arbitrażowego.
Jeżeli negocjacje mają zakończyć się podpisaniem umowy pomiędzy negocjatorami, przedsiębiorca musi zbadać, czy dana osoba jest właściwie umocowana do reprezentowania przedsiębiorcy (np. jest uprawniona do reprezentacji i zawierania umów zgodnie z przedłożonym odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego).
Brak upoważnienia może oznaczać, że zawarta umowa będzie nieważna.

BATNA podstawą do udanych negocjacji

BATNA to skrót od pojęcia „Best Alternative To a Negotiated Agreement”. W praktyce BATNA oznacza założenie możliwego przebiegu negocjacji w najgorszym wypadku i tym samym ustalenie, jakie minimalne wymagania musi spełniać umowa, aby przedsiębiorca mógł ją zawrzeć. 

Ustalenie BATNA przed rozpoczęciem procesu negocjacji daje przedsiębiorcy większą swobodę negocjowania i pomaga uniknąć zawarcia umowy, która obiektywnie będzie dla przedsiębiorcy niekorzystna. Znając swoje możliwości i alternatywy, przedsiębiorca będzie negocjował lepiej. 

Ustalenie BATNA wymaga przygotowania zestawienia możliwych alternatyw, ich obiektywnej oceny (która alternatywa do umowy będzie najlepsza?) oraz wyboru najlepszej z możliwych opcji.

Przykład 1.

Przedsiębiorca produkujący organiczne kosmetyki dla dzieci zamierza zawrzeć umowę z dużą siecią drogerii. Sieć jest znana z twardego negocjowania i dążenia do obniżenia ceny sprzedaży za wszelką cenę. Przed przystąpieniem do negocjacji przedsiębiorca musi dokładnie przeanalizować swoje BATNA i wiedzieć, jakie minimalne warunki umowy przyniosą mu wystarczający zysk. Powinien on przygotować opcję alternatywną do zawarcia umowy, na przykład umowę z innym kontrahentem albo wejście na rynek i sprzedaż bezpośrednią za pomocą własnej strony internetowej. 

Przygotowując BATNA, warto pamiętać o niniejszych założeniach:

  • Im więcej alternatywnych możliwości, tym pozycja przedsiębiorcy w prowadzonych rozmowach będzie silniejsza.

  • BATNA powinna pozostać sekretem przedsiębiorcy – jej ujawnienie może pogorszyć sytuację przedsiębiorcy i w istotny sposób ograniczyć jego zdolności negocjacyjne.

  • Jeżeli przedsiębiorca przewidzi BATNA swojego kontrahenta, zyska niezwykle przydatne narzędzie. Wytypowanie alternatywy wymaga dobrej znajomości zarówno rynku, jak i drugiej strony potencjalnej umowy.

  • Element personalny w negocjacjach – osoba negocjatora – zawsze będzie wpływała na BATNA. Wiele czynników (również zupełnie niezwiązanych z zatrudnieniem, o charakterze personalnym) wpływa na to, w jaki sposób przedstawiciel kontrahenta będzie prowadził negocjacje. Ocena osoby negocjatora w połączeniu z ustaleniem BATNA drugiej strony zwiększy szansę na sukces.

Gdy kontrahent jest obcokrajowcem

W trakcie negocjacji przedsiębiorca musi uwzględnić wiele aspektów ich prowadzenia, w tym również aspekt kulturowy, zwłaszcza jeżeli potencjalny kontrahent jest obcokrajowcem.

Brak wiedzy o istniejących różnicach kulturowych może przyczynić się do przedwczesnego zakończenia rozmów. Przedsiębiorca powinien zatem przygotować się do negocjacji również pod względem kulturowym i zbadać prawdopodobne zwyczaje przyszłego rozmówcy. Przykładowo, negocjacje z kontrahentami z Ameryki Północnej będą cechowały się znacznym dynamizmem – temat rozmowy może zmieniać się często i szybko. Amerykanie uchodzą za punktualnych, stąd spóźnienie nawet na umówioną godzinę telekonferencji może być postrzegane negatywnie. Brak punktualności jest domniemaną cechą Latynosów i rozmowy biznesowe mogą toczyć się bardzo spontanicznie, w oderwaniu od przygotowanego wcześniej planu. Sąsiedzi zza wschodniej granicy cenią przyjacielską atmosferę i nieformalny charakter rozmów – odmowa skorzystania z zaproszenia na spotkanie po zakończeniu formalnej części negocjacji może być odczytana nawet jako pogarda.