Poradnik Przedsiębiorcy

Nowy raport ZUS RPA – co to za raport i jak go wypełnić?

Nowy rok 2019 r. przyniósł przedsiębiorcom wiele zmian w zakresie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Nowa ulga, czyli składki od przychodu przedsiębiorców, nowe deklaracje ZUS ZWUA czy ZUS DRA cz. II oraz RCA cz. II to tylko niektóre z nich. Od stycznia została również wprowadzona nowa deklaracja ZUS RPA, czyli imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej. Kiedy dany raport należy złożyć do ZUS-u i jak go wypełnić? Wyjaśniamy poniżej!

Za kogo i kiedy należy złożyć raport RPA?

Nowy raport RPA został wprowadzony w celu uściślenia procesu ustalania prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych i obowiązuje od 1 stycznia 2019 r.

Płatnik składek, czyli pracodawca jest zobowiązany przekazać raport ZUS RPA za osoby ubezpieczone w przypadku:

  • kiedy wypłacił w danym miesiącu (czyli w okresie, za który składany jest raport) wynagrodzenie (przychód) należny za inny rok kalendarzowy niż przekazywany raport, a przychód ten stanowi podstawę ubezpieczenia emerytalno-rentowego lub wypadkowego;

  • kiedy wypłaci w danym miesiącu wynagrodzenie (przychód) obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, a dodatek ten nie stanowił podstawy składek emerytalno-rentowych;

  • za ubezpieczonego, który w danym miesiącu wykonywał pracę nauczycielską.

Jakie przychody w praktyce wykazuje  się w raporcie ZUS RPA? Między innymi:

  • nagrodę roczną za rok poprzedni wypłacaną w roku kolejnym,

  • tzw. „trzynastą pensję”,

  • wynagrodzenie za grudzień wypłacane z przesunięciem do 10 stycznia,

  • wynagrodzenie (np. dodatek stażowy), który jest wypłacany pracownikowi obok zasiłku, wynagrodzenia chorobowego itp.

Raport ZUS RPA jako załącznik do ZUS DRA

Raport ZUS RPA podobnie jak ZUS RCA, RZA czy RSA jest raportem miesięcznym imiennym. Oznacza to, że należy go przekazać do ZUS-u w komplecie dokumentacji rozliczeniowej, czyli jako załącznik do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, obok pozostałych raportów imiennych. Uzupełnia się go o informacje zawarte w raportach imiennych RCA.

Jak wypełnić raport ZUS RPA?

Raport ZUS RPA został podzielony na dwie części. Na pierwszej stronie wypełnia się dane o przychodach osoby ubezpieczonej, z kolei strona druga wypełniana jest  w przypadku pracy nauczycieli.

I. Dane organizacyjne

W tej części należy wpisać identyfikator deklaracji. Powinien on być taki sam jak identyfikator deklaracji DRA, która przekazywana jest do ZUS-u.

ZUS RPA - dane organizacyjne

 

II. Dane identyfikacyjne płatnika składek

Należy podać dane płatnika składek (pracodawcy) zgodnie z danymi zgłoszonymi w ZUS-ie, między innymi NIP, REGON, PESEL, nazwę skróconą, imię i nazwisko i datę urodzenia.

ZUS RPA - dane identyfikacyjne

III.A Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej

Ten blok dotyczy danych osoby ubezpieczonej (pracownika). Tutaj również należy podać dane zgodne z danymi, z jakimi pracownik został zgłoszony do ZUS-u. W kolejnych polach należy podać: imię, nazwisko, identyfikator (najczęściej PESEL) oraz kod tytułu ubezpieczenia.

ZUS RPA - dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej

III.B. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

W tej części płatnik składek wykazuje przychody pracownika, które wypłacił w innym roku niż okres, za który składana jest deklaracja. W polach 01, 03, 05 należy podać rok, za który był należny dany składnik wynagrodzenia, natomiast w polach 02, 04, 06 należy podać sumę kwoty przychodu wypłaconego za dany rok.

ZUS RPA - kwota przychodu za rok poprzedni

 

Przykład 1.

Pan Kowalski wypłaca wynagrodzenie pracownikom z przesunięciem do 10. dnia kolejnego miesiąca. Oznacza to, że wynagrodzenie za grudzień wypłaca do 10 stycznia. W związku z tym podczas tworzenia kompletu rozliczeniowego do ZUS-u za styczeń należy dołączyć raport ZUS RPA dla każdego pracownika z wykazaniem roku i kwotą wynagrodzenia otrzymanego w kolejnym roku.

Jeśli w danym miesiącu pracownik otrzymał więcej niż jeden rodzaj przychodu za dany rok, to kwotę tych przychodów należy wykazać w raporcie ZUS RPA sumarycznie.

Przykład 2.

Pan Nowak w styczniu wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za grudzień 2018 r. z przesunięciem do 10 stycznia 2019 r., w kwocie 2500 zł. Dodatkowo w styczniu wypłacił również nagrodę za rok 2018 w kwocie 1500 zł. W tym przypadku w raporcie ZUS RPA za styczeń 2019 r. pan Nowak powinien wpisać w bloku III B. w polu 01. – 2018 i w polu 02. – 4000,00 (2500 zł + 1500 zł).

III.C. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe

Część ta jest wypełniana w sposób analogiczny jak część III B. Różnica jednak polega na tym, że w poprzednim bloku należy wykazać przychody stanowiące podstawę składek emerytalno-rentowych. Natomiast w bloku III C. wykazuje się przychody, które stanowią podstawę TYLKO składki wypadkowej.

ZUS RPA - kwota przychodu za inny rok

Przychody w części III C. wykazuje się tylko w przypadku przekroczenia limitu podstawy składek emerytalno-rentowych.

Przykład 3.

Pracownik już w lipcu 2019 r. przekroczył limit podstawy składek emerytalno-rentowych. Natomiast otrzymał również nagrodę roczną za 2018 rok  w wysokości 2000 zł, która została wypłacona dopiero w sierpniu 2019 r. W tej sytuacji przychód pracownika powinien być wykazany w ZUS RPA za sierpień w części III C.

III.D. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

W tej części wypełnia się dane, jeśli pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie (przychód) obok zasiłku lub wynagrodzenia za czas choroby lub innej absencji, ale nie stanowi ono podstawy składek emerytalno-rentowych.

ZUS RPA - kwota przychodu wypłacona obok innego świadczenia

W tej części należy wykazać przychód wypłacony w okresie, którego dotyczy składany raport ZUS RPA.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

§ 2. 1. Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody:

24) składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku,

Przykład 4.

Pracodawca w maju 2019 r. wypłacił dodatek stażowy w wysokości 1000 zł pracownicy, która przebywała na zasiłku chorobowym i w tym okresie nie stanowi on podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (według regulacji wewnątrzzakładowych dodatek stażowy w okresie świadczenia pracy stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). W związku z tym, że dodatek został wypłacony obok zasiłku, przychód ten należy wykazać w raporcie ZUS RPA za maj 2019 w bloku III D. w polu 1.

Blok III D dotyczy składników wynagrodzenia, które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy następuje tylko w sytuacji, gdy zostają one wypłacone obok świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem.

III.E. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, który jest należny za inny rok kalendarzowy

Ta część dotyczy przychodów otrzymanych obok zasiłków lub wynagrodzenia za czas nieobecności, które nie stanowią podstawy składek emerytalno-rentowych, ale należne są za inny rok kalendarzowy niż składany raport ZUS RPA.

W polach należy wskazać rok, za który należny był dany przychód oraz kwotę otrzymanego przychodu.

ZUS RPA - kwota przychodu wypłaconego obok świadczenia za czas nieobecności

Przykład 5.

W styczniu 2019 r. wypłacono zasiłek chorobowy oraz dodatek stażowy należne za grudzień 2018 r. Kwota dodatku stażowego wynosi 1000,00 zł – nie została od niego opłacona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przychód ten należy wykazać w raporcie ZUS RPA za styczeń w bloku III E. W polu 01. wykazuje się rok 2018, zaś w polu 02. – kwotę 1000,00.

III.F. Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej

Tę część deklaracji wypełniają jedynie płatnicy składek, którzy w danym miesiącu (za który składany jest raport RPA) zatrudniali osoby ubezpieczone, które wykonywały pracę nauczycielską.

Raport dotyczy osób, które wykonywały pracę nauczycielską w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych.

ZUS RPA - okresy wykonywania pracy nauczycielskiej

W polach 01. i 02. należy podać okres wykonywania pracy nauczycielskiej. W polu 01. „od” nie może być podana data wcześniejsza niż okres, za który składany jest raport RPA. Podobnie w polu 02. „do” data nie może być późniejsza niż okres składanego raportu.

Z kolei w polu 03. należy podać wymiar zajęć pracy nauczyciela, jaki obowiązuje go zgodnie z umową o pracę.

Wymiar zajęć należy zamienić na postać ułamka dziesiętnego.

Przykład 6.

Wymiar zajęć nauczyciela wynosi 23/30. Po zamianie na ułamek dziesiętny wynosi on 0,7666666. Po zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku wymiar wynosi 0,77, czyli 77/100. W takiej postaci należy podać wymiar zajęć w raporcie ZUS RPA.

IV. Oświadczenie płatnika składek

W końcowej części raportu należy wpisać datę wypełnienie formularza, podpisać formularz i wbić pieczątkę (jeśli taką posiada płatnika składek).

ZUS RPA - oświadczenie płatnika składek