Wśród raportów rozliczeniowych ZUS od jakiegoś czasu wymienia się również ZUS RPA, czyli imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej. Kiedy dany raport należy złożyć do ZUS-u i jak go wypełnić? Wyjaśniamy poniżej!
Za kogo i kiedy należy złożyć raport RPA?
Nowy raport RPA został wprowadzony w celu uściślenia procesu ustalania prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych.
Płatnik składek, czyli pracodawca jest zobowiązany przekazać raport ZUS RPA za osoby ubezpieczone w przypadku:
- kiedy wypłacił w danym miesiącu (czyli w okresie, za który składany jest raport) wynagrodzenie (przychód) należny za inny rok kalendarzowy niż przekazywany raport, a przychód ten stanowi podstawę ubezpieczenia emerytalno-rentowego lub wypadkowego;
- kiedy wypłaci w danym miesiącu wynagrodzenie (przychód) obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, a dodatek ten nie stanowił podstawy składek emerytalno-rentowych;
- za ubezpieczonego, który w danym miesiącu wykonywał pracę nauczycielską.
Jakie przychody w praktyce wykazuje się w raporcie ZUS RPA? Między innymi:
- nagrodę roczną za rok poprzedni wypłacaną w roku kolejnym,
- tzw. „trzynastą pensję”,
- wynagrodzenie za grudzień wypłacane z przesunięciem do 10 stycznia,
- wynagrodzenie (np. dodatek stażowy), który jest wypłacany pracownikowi obok zasiłku, wynagrodzenia chorobowego itp.
Raport ZUS RPA jako załącznik do ZUS DRA
Raport ZUS RPA podobnie jak ZUS RCA, RZA czy RSA jest raportem miesięcznym imiennym. Oznacza to, że należy go przekazać do ZUS-u w komplecie dokumentacji rozliczeniowej, czyli jako załącznik do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, obok pozostałych raportów imiennych. Uzupełnia się go o informacje zawarte w raportach imiennych RCA.
Jak wypełnić raport ZUS RPA?
Raport ZUS RPA został podzielony na dwie części. Na pierwszej stronie wypełnia się dane o przychodach osoby ubezpieczonej, z kolei strona druga wypełniana jest w przypadku pracy nauczycieli.
I. Dane organizacyjne
W tej części należy wpisać identyfikator deklaracji. Powinien on być taki sam jak identyfikator deklaracji DRA, która przekazywana jest do ZUS-u.
II. Dane identyfikacyjne płatnika składek
Należy podać dane płatnika składek (pracodawcy) zgodnie z danymi zgłoszonymi w ZUS-ie, między innymi NIP, REGON, PESEL, nazwę skróconą, imię i nazwisko i datę urodzenia.
III.A Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej
Ten blok dotyczy danych osoby ubezpieczonej (pracownika). Tutaj również należy podać dane zgodne z danymi, z jakimi pracownik został zgłoszony do ZUS-u. W kolejnych polach należy podać: imię, nazwisko, identyfikator (najczęściej PESEL) oraz kod tytułu ubezpieczenia.
III.B. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
W tej części płatnik składek wykazuje przychody pracownika, które wypłacił w innym roku niż okres, za który składana jest deklaracja. W polach 01, 03, 05 należy podać rok, za który był należny dany składnik wynagrodzenia, natomiast w polach 02, 04, 06 należy podać sumę kwoty przychodu wypłaconego za dany rok.
Przykład 1.
Pan Kowalski wypłaca wynagrodzenie pracownikom z przesunięciem do 10. dnia kolejnego miesiąca. Oznacza to, że wynagrodzenie za grudzień wypłaca do 10 stycznia. Czy trzeba sporządzić raport RPA?
W związku z tym podczas tworzenia kompletu rozliczeniowego do ZUS-u za styczeń należy dołączyć raport ZUS RPA dla każdego pracownika z wykazaniem roku i kwotą wynagrodzenia otrzymanego w kolejnym roku.
Przykład 2.
Pan Nowak w styczniu wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za grudzień 2022 r. z przesunięciem do 10 stycznia 2023 r., w kwocie 3 700,00 zł. Dodatkowo w styczniu wypłacił również nagrodę za rok 2022 w kwocie 1 500,00 zł. Jak wypełnić RPA?
W tym przypadku w raporcie ZUS RPA za styczeń 2023 r. pan Nowak powinien wpisać w bloku III B. w polu 01. – 2022 i w polu 02. 5 200,00 (3 700,00 zł + 1 500,00 zł).
III.C. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe
Część ta jest wypełniana w sposób analogiczny jak część III B. Różnica jednak polega na tym, że w poprzednim bloku należy wykazać przychody stanowiące podstawę składek emerytalno-rentowych. Natomiast w bloku III C. wykazuje się przychody, które stanowią podstawę TYLKO składki wypadkowej.
Przykład 3.
Pracownik już w lipcu 2023 r. przekroczył limit podstawy składek emerytalno-rentowych. Natomiast otrzymał również nagrodę roczną za 2022 rok w wysokości 2 000,00 zł, która została wypłacona dopiero w sierpniu 2023 r. Jak wykazać to w raporcie RPA?
W tej sytuacji przychód pracownika powinien być wykazany w ZUS RPA za sierpień w części III C.
III.D. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
W tej części wypełnia się dane, jeśli pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie (przychód) obok zasiłku lub wynagrodzenia za czas choroby lub innej absencji, ale nie stanowi ono podstawy składek emerytalno-rentowych.
W tej części należy wykazać przychód wypłacony w okresie, którego dotyczy składany raport ZUS RPA.
§ 2. 1. Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody:
24) składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.
Przykład 4.
Pracodawca w maju 2023 r. wypłacił dodatek stażowy w wysokości 1 000,00 zł pracownicy, która przebywała na zasiłku chorobowym i w tym okresie nie stanowi on podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (według regulacji wewnątrzzakładowych dodatek stażowy w okresie świadczenia pracy stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Czy należy wykazać go w RPA?
W związku z tym, że dodatek został wypłacony obok zasiłku, przychód ten należy wykazać w raporcie ZUS RPA za maj 2023 w bloku III D. w polu 1.
III.E. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, który jest należny za inny rok kalendarzowy
Ta część dotyczy przychodów otrzymanych obok zasiłków lub wynagrodzenia za czas nieobecności, które nie stanowią podstawy składek emerytalno-rentowych, ale należne są za inny rok kalendarzowy niż składany raport ZUS RPA.
W polach należy wskazać rok, za który należny był dany przychód oraz kwotę otrzymanego przychodu.
Przykład 5.
W styczniu 2023 r. wypłacono zasiłek chorobowy oraz dodatek stażowy należne za grudzień 2022 r. Kwota dodatku stażowego wynosi 1 000,00 zł – nie została od niego opłacona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jak wykazać przychód w RPA?
Przychód ten należy wykazać w raporcie ZUS RPA za styczeń w bloku III E. W polu 01. wykazuje się rok 2023, zaś w polu 02. – kwotę 1 000,00 zł
III.F. Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej
Tę część deklaracji wypełniają jedynie płatnicy składek, którzy w danym miesiącu (za który składany jest raport RPA) zatrudniali osoby ubezpieczone, które wykonywały pracę nauczycielską.
W polach 01. i 02. należy podać okres wykonywania pracy nauczycielskiej. W polu 01. „od” nie może być podana data wcześniejsza niż okres, za który składany jest raport RPA. Podobnie w polu 02. „do” data nie może być późniejsza niż okres składanego raportu.
Z kolei w polu 03. należy podać wymiar zajęć pracy nauczyciela, jaki obowiązuje go zgodnie z umową o pracę.
Przykład 6.
Wymiar zajęć nauczyciela wynosi 23/30. Po zamianie na ułamek dziesiętny wynosi on 0,7666666. Jak wykazać to w RPA?
Po zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku wymiar wynosi 0,77, czyli 77/100. W takiej postaci należy podać wymiar zajęć w raporcie ZUS RPA.
IV. Oświadczenie płatnika składek
W końcowej części raportu należy wpisać datę wypełnienie formularza, podpisać formularz i wbić pieczątkę (jeśli taką posiada płatnika składek).
Raport ZUS RPA generowany automatycznie w systemie wFirma.pl
Poprawne wypełnienie raportu ZUS RPA nie jest łatwe. Jednak system wFirma.pl czyli system do prowadzenia księgowości online, generuje ten raport automatycznie na podstawie prowadzonych w systemie rozliczeń pracowników. Przykładowo, jeśli pracodawca wypłaca wynagrodzenie z przesunięciem i podczas generowania listy płac w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ w oknie dodawania listy płac za grudzień wskaże datę wypłaty na styczeń kolejnego roku, to na tej podstawie system samodzielnie i automatycznie wygeneruje raport ZUS RPA w komplecie dokumentów ZUS DRA w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE.
Mimo, że raport obowiązuje już kolejny rok, niewielu płatników składek pamięta o jego wypełnieniu, niektórzy nawet nie są świadomi tego obowiązku. Tym bardziej warto korzystać z systemów, które w dużej mierze samodzielnie pamiętają o obowiązkowych raportach i generuję je na podstawie prowadzonych rozliczeń kadrowo-płacowych.
