Prowadząc działalność gospodarczą, użytkujemy różnego rodzaju środki trwałe, które w miarę upływu czasu się zużywają. Wymiana sprzętu na nowocześniejszy, lepszy technologicznie czy posiadający więcej funkcji to standard. Przedsiębiorcy, którzy chcą być konkurencyjni, śledzą nowe technologie ułatwiające im prowadzenie biznesu. Może się zdarzyć, że przy zakupie nowego urządzenia otrzymamy propozycję oddania obecnie używanego środka trwałego w rozliczeniu za nowe. Wyjaśniamy, w jaki sposób oddanie środka trwałego w rozliczeniu za nowe urządzenie wpływa na jego wartość początkową!
W jaki sposób ewidencjonować oddanie środka trwałego w rozliczeniu za nowe urządzenie?
W sytuacji, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na oddanie środka trwałego w rozliczeniu za nowe urządzenie zazwyczaj następuje konieczność dopłaty różnicy pomiędzy wartością starego i nowego sprzętu. Wydanie sprzedawcy starego, użytkowanego dotychczas w celach firmowych urządzenia w ramach rozliczenia poprzez częściowe zmniejszenie zobowiązania z tytułu zakupu nowego sprzętu, traktowane jest jako 2 odrębne transakcje sprzedaży starego urządzenia i zakupu nowego wraz ze wzajemną kompensatą rozrachunków.
Przekazanie sprzedawcy starego sprzętu w ramach rozliczenia transakcji zakupu nowego urządzenia jest w istocie sprzedażą użytkowanego dotychczas sprzętu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Sprzedając środek trwały, podatnik ma obowiązek sporządzić fakturę. Czynność wydania starego sprzętu w rozliczeniu za nowe urządzenie powinna zatem zostać udokumentowana na podstawie faktury. Należność wynikająca z wystawionej faktury sprzedaży zmniejsza zobowiązanie z tytułu zakupu nowego urządzenia. W takiej sytuacji zastosowanie ma kompensata rozrachunków.
„Gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym”.
„Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej”.
Likwidacja środka trwałego i wprowadzenie nowego składnika majątku do ewidencji środków trwałych
W wyniku przekazania sprzedawcy starego sprzętu w ramach rozliczenia transakcji zakupu nowego urządzenia następują zmiany w ewidencji środków trwałych. Urządzenie, które zostało sprzedane, należy zlikwidować, a nabyte nowe urządzenie wprowadzić do ewidencji środków trwałych.
Zakup nowego składnika majątku spełniającego definicję środków trwałych wiąże się z koniecznością wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych. Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych środkami trwałymi podlegającymi amortyzacji są stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością;
maszyny, urządzenia i środki transportu;
inne przedmioty
– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1.
Składniki majątku zaliczane do środków trwałych wprowadza się do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Podstawą wpisania środka trwałego do ewidencji jest wystawienie dowodu „OT – Przyjęcie środka trwałego”, który powinien zostać wystawiony z datą przyjęcia środka trwałego do użytku, mającej istotny wpływ na prawidłowe ustalenie momentu rozpoczęcia dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Aby zakupiony składnik majątku przedsiębiorca mógł wprowadzić do ewidencji środków trwałych i amortyzować, konieczne jest ustalenie jego wartości początkowej.
W jaki sposób ustalić wartość początkową nowego urządzenia?
Zasady ustalania wartości początkowej środków trwałych zostały określone w art 22g ust 1 ustawy o PIT i są odmienne w zależności od sposobu pozyskania składnika majątku. W razie odpłatnego nabycia za wartość początkową środków trwałych uważa się cenę ich nabycia. Za cenę nabycia zgodnie z art. 22g ust 3 tej ustawy uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego bądź podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.
W przypadku wydania sprzedawcy starego sprzętu w ramach rozliczenia za nowy sprzęt przedsiębiorca powinien otrzymać fakturę zakupu dokumentującą transakcję nabycia nowego urządzenia. Wartość początkowa jest wówczas ustalana na podstawie tej faktury. Czynni podatnicy VAT, którym przysługuje prawo odliczenia podatku naliczonego od zakupu środka trwałego, ustalając wartość początkową, nie uwzględniają w niej kwoty odliczonego podatku VAT, biorą pod uwagę kwotę netto z faktury. Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT, którym nie przysługuje prawo odliczenia podatku VAT, jako wartość początkową środka trwałego przyjmują kwotę brutto z faktury.
Przykład 1.
Pani Milena prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. W ewidencji środków trwałych pani Milena posiada smartfon, całkowicie zamortyzowany, który w ramach zawartej umowy oddaje w rozliczeniu za nowy sprzęt. W jaki sposób pani Milena powinna rozliczyć przekazanie starego sprzętu oraz ustalić wartość początkową nowego smartfona? Przekazanie sprzedawcy starego sprzętu w ramach rozliczenia transakcji zakupu nowego urządzenia traktowane jest jako 2 odrębne transakcje sprzedaży starego sprzętu i zakupu nowego. W związku z tym pani Milena w pierwszej kolejności powinna wystawić fakturę sprzedaży dokumentującą transakcję zbycia używanego przez nią dotychczas smartfona w działalności gospodarczej, dokonać likwidacji środka trwałego i wykazać przychód z tytułu transakcji sprzedaży w PKPiR w kolumnie 8 Pozostałe przychody. Następnie na podstawie faktury zakupu otrzymanej od kontrahenta pani Milena powinna wprowadzić nowego smartfona do ewidencji środków trwałych w dacie przyjęcia składnika majątku do użytkowania w działalności gospodarczej. Wartość początkowa środka trwałego w razie odpłatnego nabycia ustala się na podstawie ceny nabycia. W tym przypadku z uwagi na to, że pani Milena korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT, wartością początkową smartfona jest kwota brutto dokumentująca zakup nowego smartfona.
Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym składnik majątku został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, aż do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór. Amortyzacji dokonuje się w równych ratach co miesiąc, kwartał, albo jednorazowo na koniec roku podatkowego. Przedsiębiorcy przed rozpoczęciem amortyzacji dokonują wyboru 1 z metod amortyzacji i określają stawkę amortyzacyjną, którą stosują przez cały okres.
