Będę zatrudniać pracownika i zastanawiam się nad wypełnieniem przez niego deklaracji PIT-2. Kiedy muszę to zrobić i czy w ogóle mam taki obowiązek? Jakie konsekwencje mogą wyniknąć z niezłożenia takiego druku?
Adam, Sanok
PIT-2 to krótki dokument, który składa pracownik w celu prawidłowego obliczenia zaliczek na podatek dochodowy. Deklaracja PIT-2 dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
PIT-2 – czego dotyczy?
PIT-2 to oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Pracownik oświadcza w nim, że nie osiąga dochodów, które są pomniejszane o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, m.in. z tytułu:
- emerytury lub renty;
- członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną;
- świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
- działalności gospodarczej;
- najmu lub dzierżawy.
Oświadczenie w formie PIT-2 pracownik zobowiązany jest przedłożyć pracodawcy nie później niż przed otrzymaniem pierwszej wypłaty – jeśli podatnik jest nowym pracownikiem – lub przed pierwszym przelewem w nowym roku podatkowym, jeśli pracownik pracuje już w danej firmie. Deklaracji PIT-2 nie należy składać w kolejnym roku podatkowym, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia z poprzedniego roku nie uległ zmianie.
Konsekwencje złożenia PIT-2
Jeżeli pracownik złoży deklarację PIT-2, wówczas przy wyliczaniu wynagrodzenia należy stosować ulgę podatkową. Jeżeli tego nie zrobi, ulgi się nie odlicza, gdyż istnieje możliwość, że pracownik osiąga inne dochody, od których jest ona odliczana, np. prowadzi działalność.
Należy nadmienić, że tylko pracownicy powinni złożyć deklarację PIT-2. W przypadku kiedy złoży ją zleceniobiorca lub wykonawca dzieła, pracodawca nie powinien przyjąć oświadczenia i naliczyć podatek bez zastosowania ulgi podatkowej.
Przykład 1.
Pan Jan jest zatrudniony na umowę o pracę na część etatu i zarabia 3000 zł brutto. Jeśli upoważni pracodawcę do pomniejszania zaliczki na podatek, to w 2021 roku jego zarobek netto miesięcznie wyniesie 2202,72 netto, zaś sama zaliczka 153 zł. W razie wycofania PIT-2 pracownik ten zarobi mniej, bo 2158,72, zaś podatek wyniesie 197 zł.
W 2022 roku przy zastosowaniu ulgi podatkowej wysokość wynagrodzenia netto pana Jana wyniesie 2355,72 zł (zaliczka wyniesie 0 zł), bez korzystania z kwoty zmniejszającej podatek na rękę pracownik dostanie 1957,72 zł (zaliczka wyniesie 398 zł).
Dwa miejsca pracy – co wówczas?
Bywają sytuacje, kiedy pracownik zostaje zatrudniony w firmie na etat, a świadczy pracę równolegle w innym zakładzie pracy. Powstaje wówczas pytanie, czy trzeba stosować ulgę podatkową w jednym i w drugim zakładzie. Ulga nie może być użyta dwa razy, zatem to pracownik określa, który zakład pracy jest właściwy do stosowania kwoty wolnej od podatku.
Działalność a PIT-2
Pracownik, który poza zatrudnieniem na etat zakłada własną działalność, co do zasady nie ma obowiązku informacyjnego względem pracodawcy. Powinien jednak wycofać złożony wcześniej PIT-2, bowiem to właśnie działalność gospodarcza ma pierwszeństwo pod względem rozliczenia kwoty wolnej od podatku. Pracownik zatrudniony wyłącznie w niektórych branżach powinien otrzymać zgodę na założenie firmy od swojego pracodawcy. Dotyczy to głównie urzędników państwowych.
Warto wspomnieć, że obowiązek zawiadomienia pracodawcy o osiąganiu dochodów z działalności gospodarczej nie dotyczy jednak wszystkich pracowników decydujących się na otwarcie własnej firmy. Odnosi się tylko do tych, którzy jako formę opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej wybrali opłacanie podatku na zasadach ogólnych (według skali podatkowej). Kwota zmniejszająca podatek odliczana jest bowiem wyłącznie od dochodów opodatkowanych według skali podatkowej.
Przykład 2.
Pan Adam jest zatrudniony na umowę o pracę i otrzymał emeryturę, którą pobiera od marca 2021 roku. Nie wycofał jednak oświadczenia PIT-2 u pracodawcy, tak więc ten nadal odlicza ulgę. To na pracowniku, u którego nastąpiły zmiany w stosunku do stanu faktycznego podanego w złożonym wcześniej oświadczeniu dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT-2), ciąży obowiązek złożenia stosownej informacji. Pracodawca odlicza ulgę na podstawie oświadczenia.
Przykład 3.
Pani Ilona prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych. Od 1 września 2021 roku rozpoczęła pracę na etat. Wśród dokumentów, jakie otrzymała do wypełnienia od swojego nowego pracodawcy, był PIT-2. Pani Ilona nie złożyła go, bowiem to z działalności stosuje ulgę podatkową. Pracodawca nie ma więc prawa stosować jej u tej pracownicy.
Czy PIT-2 to obowiązek?
Obowiązek złożenia deklaracji PIT-2 nie jest coroczny. Raz złożona deklaracja, jeśli u pracownika nic się nie zmienia, nie rodzi konieczności ponownego jej złożenia. W sytuacji gdy u pracownika zaistnieją zmiany, wówczas może on wycofać deklarację PIT-2.
Aby pracodawca mógł pomniejszać zaliczkę na podatek o podaną wyżej kwotę, pracownik powinien złożyć PIT-2:
- przed otrzymaniem pierwszej wypłaty – w przypadku nowo zatrudnionych pracowników;
- przed pierwszym przelewem w nowym roku podatkowym – pozostali pracownicy (art. 32 ust. 3 ustawy o PIT).
Pracownik, który nie złoży deklaracji swojemu pracodawcy, daje sygnał, że nie chce, aby ten zmniejszał zaliczkę na podatek dochodowy. PIT-2 jest więc dobrowolne.
Czy firma musi złożyć PIT-2?
Jak wiemy, pracodawca jest zobligowany do przekazania deklaracji PIT rocznych do urzędu. Nie wszystkie deklaracje podatkowe należy tam jednak wysyłać – należy do nich PIT-2. Na ich podstawie płatnik dokonuje stosownych rozliczeń, nie ma jednak obowiązku przekazania deklaracji bezpośrednio do urzędu. Co więcej, pracodawca jako płatnik nie ponosi odpowiedzialności. Nie jest uprawniony do ich weryfikacji, a także nie odpowiada za niezgłoszenie przez pracownika okoliczności powodujących zaprzestanie stosowania 1/12 kwoty zmniejszającej podatek.
Podsumowanie
To pracownik, a nie pracodawca jest zobligowany do złożenia PIT-2. W przypadku gdy zatrudniony oświadcza, że dana firma ma odliczać ulgę podatkową, wówczas jest to obowiązek podatkowy tego pracodawcy. Deklaracji PIT-2 nie trzeba wysyłać czy składać w urzędzie skarbowym. Złożone przez pracownika oświadczenie należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej.
