Brak terminowości klientów to zmora biur rachunkowych. Przedsiębiorcy, zlecając prowadzenie ksiąg rachunkowych biurom zewnętrznym, całkowicie zapominają, że negatywne zachowania względem urzędu podatkowego nie obciąży księgowego, a ich samych. Dlatego też nie zależy im na przyswojeniu przynajmniej podstawowej wiedzy w kwestii zobowiązań podatkowych, w szczególności terminów oraz odpowiedzialności skarbowej. Ich beztroska może jednak źle skończyć się dla nich oraz dla biura księgowego, które ich obsługuje. Zatem w przypadku, gdy klient nie przesyła faktur na czas, księgowy powinien wyliczyć podatek, bazując na dokumentach, które posiada, czy poczekać na dosłanie całości?
Niezaksięgowanie faktur na czas
Problem, gdy klient nie przesyła faktur na czas, nie polega wyłącznie na braku możliwości zaksięgowania kosztów przedsiębiorcy. Tutaj odpowiedzialność podatnika jest niewielka, w końcu odliczenie VAT jest jedynie prawem przedsiębiorcy, nie jego obowiązkiem. Gorzej robi się, gdy klient nie prześle faktur sprzedażowych, wówczas pojawiają się schody. Biuro rachunkowe w takim wypadku może mieć z tego powodu naprawdę dużo pracy.
Każdy dokument rachunkowy musi zostać właściwie ujęty w księgach rachunkowych lub KPiR przedsiębiorcy. W przeciwnym wypadku naraża się on na odpowiedzialność karnoskarbową. Jak możemy wyczytać z art. 61 Kodeksu karnego skarbowego (kks), podatnik, który nierzetelnie prowadzi księgę, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Co zatem zrobić, gdy klient nie przesyła faktur w terminie?
Niezewidencjonowanie faktur zakupowych
Rejestracja faktur zakupowych prowadzi do obniżenia dochodu (przychód minus koszt). Jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, uszczuplony zostanie również jego obowiązek podatkowy z tytułu podatku od towarów i usług. Jest to sytuacja pożądana z punktu widzenia interesów każdego przedsiębiorcy (chyba że zależy mu na zwiększeniu dochodu w celu np. uzyskania odpowiedniej zdolności kredytowej).
Faktura powinna być zaksięgowana w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Jeżeli do tego nie dojdzie, podatnik traci szansę na prawidłowe jej zewidencjonowanie. Nie wszystko jednak stracone.
Zapomniana faktura a VAT
Co do zasady przedsiębiorcy rozliczający VAT miesięcznie mogą dokonać odliczenia VAT przez 3 kolejne miesiące. Ci rozliczający się kwartalnie mają czas przez kolejne 2 okresy rozliczeniowe.
Przykład 1.
Przedsiębiorca rozliczający się miesięcznie z podatku VAT otrzymał fakturę kosztową w marcu. Schował ją do szuflady i przypomniał sobie o niej dopiero w maju. Czy możliwe będzie jej rozliczenie w tym miesiącu?
Jak najbardziej, faktura wystawiona w marcu może zostać ujęta w ewidencji przez 3 kolejne miesiące, tj. kwiecień, maj i czerwiec.
Przykład 2.
Przedsiębiorca rozlicza się kwartalnie. W marcu otrzymał fakturę VAT kosztową, którą następnie zagubił. Dokument odnalazł się dopiero w listopadzie. Czy w tej sytuacji przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku?
Niestety nie. Faktura została wystawiona w I kwartale, prawo do odliczenia mija zatem w kwartale III (lipiec – wrzesień). Listopad natomiast znajduje się w IV kwartale.
Zbyt długie zwlekanie z księgowaniem faktur zasadniczo pozbawia podatnika możliwości odliczenia podatku. Z powyższej sytuacji jest jednak wyjście, wymaga to jednak o wiele więcej wysiłku ze strony biura księgowego. Otóż, chcąc odliczyć podatek VAT księgowy musi dokonać korekty JPK_V7 za któryś z okresów, w których takie odliczenie jest możliwe. W przypadku rozliczania miesięcznego może być to korekta za miesiąc, w którym faktura została wystawiona, lub któryś z kolejnych 3 miesięcy. Dla rozliczenia kwartalnego należy – analogicznie – dokonać korekty za jeden z kwartałów, kiedy odliczenie jest możliwe.
Należy pamiętać, że odliczanie podatku VAT jest uprawnieniem podatnika, nie jego obowiązkiem. Przedsiębiorca (lub w jego imieniu księgowy) może zrezygnować z dokonywania korekty i ująć taką zapomnianą fakturę jako koszt netto (tj. bez podatku od towarów i usług).
Zapomniana faktura a PIT
Na gruncie podatku dochodowego jest nieco prościej. Zaksięgowanie zaginionej faktury możliwe jest bowiem do końca roku podatkowego (kalendarzowego), którego dotyczy.
Taką spóźnioną fakturę należy ująć w KPiR w aktualnie rozliczanym okresie. Przyjęło się, że taki koszt księguje się z datą pierwszego dnia miesiąca danego okresu rozliczeniowego. Ponadto warto zamieścić adnotację wyjaśniającą, z jakiego okresu jest to koszt oraz przyczynę opóźnienia.
Co jednak, gdy rok podatkowy już się skończył? Przedsiębiorca ma dwie możliwości. Jeśli rok już się skończył, ale zeznanie roczne nie zostało jeszcze złożone, to taki dokument należy zaksięgować z datą 31 grudnia roku ubiegłego (którego dotyczy deklaracja roczna). Jeżeli podatnik już rozliczył dany rok, konieczna jest korekta deklaracji wraz z wyjaśnieniami przyczyny składania takiej korekty.
Przykład 3.
Przedsiębiorca odnalazł „zawieruszoną” fakturę z listopada roku poprzedniego. Nie złożył on jeszcze deklaracji rocznej PIT, czy może zatem zaksięgować taki koszt?
Tak, wystarczy, że zewidencjonuje go w grudniu na ostatni dzień tego miesiąca.
Przykład 4.
Przedsiębiorca w maju 2024 roku wyciągnął z szuflady faktury wystawione jeszcze w roku 2023. Do końca kwietnia był obowiązek rozliczenia rocznego podatku dochodowego, z którego ten się wywiązał. Przedsiębiorca chciałby zatem zaliczyć te koszty w obecnym roku podatkowym z datą 1 stycznia. Czy jest to możliwe?
Nie, jedynym wyjściem z tej sytuacji jest dokonanie korekty zeznania rocznego za rok, którego dotyczą spóźnione koszty (tutaj – rok 2023).
Niezewidencjonowanie faktur sprzedażowych
Mimo że jest to raczej sytuacja rzadko spotykana, może się jednak zdarzyć, iż przedsiębiorca wystawi samodzielnie fakturę, której następnie nie przekaże do biura rachunkowego. W wyniku tego taki dokument sprzedażowy nie zostanie zaksięgowany. Czy można coś z tym zrobić?
Zasadą jest, że przedsiębiorca musi ewidencjonować sprzedaż w okresie, w którym faktycznie miała ona miejsce. Jeżeli zatem rozlicza się miesięcznie i nie zaksięguje faktury z zeszłego miesiąca, nie może już wprowadzić jej do KPiR za kolejny miesiąc. W takim wypadku konieczne jest dokonanie korekty.
Trzeba przy tym pamiętać, że jest to obowiązkiem podatnika. Nie może on zdecydować, że jeżeli faktury sprzedażowe już są spóźnione, to wystarczy je wrzucić do niszczarki i po problemie. Każda sprzedaż musi być bowiem właściwie zaksięgowana. W innym wypadku dojdzie do nierzetelności w prowadzeniu księgi podatkowej. A to już jest delikt, za który grozi odpowiedzialność karnoskarbowa.
Klient nie przesyła faktur w terminie – może to skutkować wykroczeniem skarbowym
Możliwość księgowania faktur w innym okresie rozliczeniowym lub dokonywanie korekty w zeznaniach podatkowych to jedna kwestia. Inną jest jednak sytuacja, gdy klient nie przesyła faktur w terminie księgowemu. Biuro rachunkowe prowadzące księgi klienta jest zobowiązane do systematycznego przesyłania do skarbówki plików JPK_VAT za każdy miesiąc (JPK_V7M) lub każdy kwartał (JPK_V7K).
Niewywiązanie się z powyższego obowiązku naraża podatnika na poważne konsekwencje określone w art. 61 § 1 kks. Zgodnie z tym przepisem podatnik podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych, jeżeli wbrew obowiązkowi nie przesyła księgi właściwemu organowi podatkowemu albo przesyła ją nierzetelną. Pliki JPK_VAT składają się z części deklaracyjnej oraz ewidencyjnej. To z kolei prowadzi nas do art. 53 § 21 pkt 3 kks, który stwierdza, że ewidencja jest księgą podatkową.
Zatem jeżeli klient nie przesyła faktur w terminie, doprowadza do sytuacji, gdy biuro rachunkowe wyśle do organu skarbowego księgę podatkową wypełnioną nierzetelnie lub nie wyśle jej wcale.
Czy biuro rachunkowe może również odpowiadać karnie?
Biorąc pod uwagę art. 9 § 3 kks, wydaje się, że księgowy również może ponieść odpowiedzialność karno-skarbową, jeżeli klient nie przesyła faktur w terminie. Dlaczego? Otóż przepis ten wskazuje, że za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada jak sprawca także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.
Biuro rachunkowe, a raczej konkretny księgowy zajmujący się prowadzeniem ksiąg danego przedsiębiorcy jest tutaj podmiotem, który „zajmuje się sprawami gospodarczymi i finansowymi” podatnika na podstawie zawartej umowy. To prowadzi do wniosku, że klient, który nie przesyła faktur w terminie, może narazić swojego księgowego na karę grzywny.
Klient nie przesyła faktur w terminie – jak powinno postąpić biuro rachunkowe?
Jeżeli przedsiębiorca wystawił faktury sprzedażowe lub otrzymał faktury kosztowe, lecz ich nie przesłał do biura rachunkowego w odpowiednim terminie, księgowy nie ma szans na ich właściwe zaksięgowanie. Wówczas pojawia się pytanie, czy biuro rachunkowe powinno wystawić tzw. zerowy plik JPK_VAT, czyli przesłać nierzetelną księgę podatkową, czy też nie wysyłać pliku w ogóle? Niestety żadna z tych opcji nie jest bezpieczna.
Biura rachunkowe, które wybierają pierwszy wariant, wysyłają zerową deklarację, a następnie, gdy otrzymają już dokumenty od klienta, dokonują korekty. Koniec końców, efekt jest taki, jak być powinien, gdyby klient przesłał faktury w terminie. Podatnik został rozliczony prawidłowo. Problem pojawia się jednak w tym, że zerowy plik JPK_VAT nie odzwierciedla rzeczywistego stanu rzeczy. Organy skarbowe stoją na stanowisku, że taki zerowy JPK może być wystawiany wyłącznie, gdy przedsiębiorca w danym okresie rozliczeniowym nie był w ogóle aktywny gospodarczo. W innym wypadku jest to naruszanie (omijanie) prawa.
Niewysłanie pliku JPK_VAT w ogóle też nie wydaje się dobrą opcją. Jest to bowiem jawne łamanie wspomnianego przepisu art. 61 § 1 kks.
Czy biuro rachunkowe ma jakieś inne wyjście?
Analizując przepisy prawa podatkowego, możemy znaleźć dwie instytucje prawne, które mogą pomóc księgowemu w sytuacji, gdy klient nie przesyła faktur w terminie. Chodzi tu o:
- czynny żal lub
- wniosek o odroczenie terminu.
Czynny żal
Przepis art. 16 § 1 kks wskazuje, że nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu. Jak ta instytucja może pomóc?
Księgowy, będący już po terminie złożenia JPK_VAT, otrzymując dokumenty od klienta, powinien je zaksięgować, a następnie przesłać do urzędu i jednocześnie złożyć czynny żal. Trzeba jednak pamiętać, że instytucja ta odniesie skutek, o ile wcześniej organ skarbowy nie wykrył naruszenia prawa i nie skierował wezwania do podatnika. Zatem zbyt długie zwlekanie klienta z dostarczeniem dokumentacji naraża go na ryzyko, że czynny żal nie przyniesie zamierzonych rezultatów.
Wniosek o odroczenie terminu
Księgowy, działając w imieniu podatnika, ma prawo zwrócić się do właściwego organu z wnioskiem o odroczenie terminu na przesłanie pliku JPK_VAT. Odroczenie jest możliwe, jeżeli w sprawie zaistnieje ważny interes podatnika lub interes publiczny. Dobrze sporządzone i uzasadnione pismo powinno to załatwić. Niestety jest tu jeden haczyk. Wniosek może być złożony wyłącznie przed terminem rozliczenia się z podatku VAT.
Powyższe oznacza, że należy go składać w sytuacji, gdy pewne już jest, że klient nie prześle faktur w terminie. Oczywiście można też zabezpieczyć się w ten sposób, jeżeli np. kontakt z przedsiębiorcą jest utrudniony. Nie będzie naruszeniem prawa sytuacja, kiedy naczelnik urzędu skarbowego odroczy termin, a mimo to biuro rachunkowe wyśle plik JPK_VAT w terminie. W gruncie rzeczy jest to całkiem pożądana sytuacja.
