Poradnik Przedsiębiorcy

Rachunek VAT na fakturze – czy jest konieczny?

Od 1 listopada 2019 roku obowiązkowe jest dokonywanie płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności w przypadku dostaw towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT i jednocześnie w przypadku transakcji na kwotę powyżej 15 000 zł brutto pomiędzy dwoma podatnikami. Czy w związku z metodą płatności split payment rachunek VAT na fakturze jest obowiązkowy? Wyjaśniamy w artykule!

Na czym polega split payment?

Wprowadzony sposób regulowania płatności w mechanizmie podzielonej płatności, czyli tzw. split payment, polega na zapłacie zobowiązania z wykorzystaniem komunikatu przelewu. Split payment należy stosować, gdy spełnione są łącznie poniższe warunki:

  • wartość brutto faktury wynosi powyżej 15 tys. zł;
  • przynajmniej jedna pozycja z faktury zawarta została w załączniku 15. ustawy o VAT;
  • sprzedawca oraz odbiorca są podatnikami (transakcja B2B, niezależnie od tego, czy nabywcą jest podatnik VAT czynny, czy zwolniony).

Dokonanie transakcji powyżej 15 000 zł dotyczącej towaru lub usługi wymienionej w załączniku nr 15 do ustawy obliguje obie strony – kupującego i sprzedającego – do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności.

Przelewy przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności dokonywane są na rachunek rozliczeniowy przedsiębiorcy, gdzie na podstawie komunikatu przelewu bank automatycznie rozdziela płatność. Przy użyciu mechanizmu podzielonej płatności zapłata za fakturę zostaje zatem podzielona przez bank sprzedawcy na podstawie komunikatu przelewu wypełnionego przez nabywcę na:

  • kwotę netto, która trafia na zwykły rachunek rozliczeniowy sprzedawcy;
  • kwotę podatku VAT, która przelewana jest na powiązany z nim, specjalny rachunek VAT. 

Przykład 1.

Przedsiębiorca otrzymał fakturę kosztową od firmy X (NIP: 1111111111) o numerze 1/12/2020, o wartości 14 000 zł netto, 3220 zł VAT i 17 220 zł brutto. Widniała na niej adnotacja „Mechanizm podzielonej płatności”. W jaki sposób przedsiębiorca ma dokonać zapłaty za fakturę?

Ponieważ przedsiębiorca, jako nabywca, ma obowiązek dokonać zapłaty, stosując split payment, zlecając przelew będzie zobligowany do podania następujących informacji:

  • NIP sprzedawcy: 1111111111;
  • numer faktury: 1/12/2020;
  • kwota brutto: 17 220 zł;
  • kwota VAT: 3220 zł.

W efekcie sprzedawca X otrzyma kwotę:

  • netto 14 000 zł na rachunek rozliczeniowy i będzie mógł dysponować tymi środkami w dowolny sposób;
  • 3220 zł na rachunek VAT – środki zgromadzone na rachunku VAT mogą zostać wykorzystane na ściśle określone ustawą cele.

Dzięki temu każdy przedsiębiorca, który posiada firmowe konto bankowe, otrzymuje dostęp do specjalnego rachunku VAT powiązanego z jego kontem. Nie ma znaczenia, czy dany przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy też korzysta ze zwolnienia z VAT (jest nievatowcem).

Banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe (SKOK) realizują rachunek VAT dla każdego rachunku rozliczeniowego należącego do podatnika, który prowadzi działalność gospodarczą. Rachunków VAT nie tworzy się dla kont prywatnych, nawet tych wykorzystywanych w działalności.

Biała lista podatników VAT

Od 1 stycznia 2020 roku funkcjonuje tzw. biała lista podatników VAT z numerami rachunków firmowych, na podstawie których można określić status podatnika. Co do zasady na białej liście są wykazani tylko czynni podatnicy VAT oraz ci zwolnieni z VAT, którzy zarejestrowali się jako podatnicy zwolnieni.

Wystawiając fakturę, której wartość jest równa lub przekracza 15 000 zł brutto, czynni podatnicy VAT wskazują rachunek zgłoszony na formularzu CEIDG-1. Co ważne, nie powinien być to prywatny numer rachunku, ponieważ dokonując zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności na rachunek bankowy typu ROR, zostanie on odrzucony, a płatność nie zostanie zrealizowana. Weryfikacji, czy rachunek firmowy znajduje się na białej liście, należy dokonać na rządowej stronie Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/wykaz–podatnikow–vat–wyszukiwarka/. Wśród sankcji, które grożą za zapłatę faktury na rachunek spoza białej listy, jest brak możliwości zaliczenia do kosztów tych transakcji, których wartość przekracza 15 000 zł brutto. Ponadto ryzykuje się solidarną odpowiedzialnością ze swoim kontrahentem za jego zaległości podatkowe, w przypadku gdy nie zapłaci on podatku VAT należnego od tej transakcji. Więcej w temacie sankcji za zapłatę faktury na rachunek spoza białej listy w artykule: Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy.

Przykład 2.

Przedsiębiorca Michał dokonał zapłaty za fakturę kosztową o wartości 16 000 zł, jednak nie sprawdził rachunku sprzedawcy i płatność trafiła na rachunek spoza białej listy. Jakie konsekwencje dosięgną pana Michała?

Jeżeli pan Michał w terminie 14 dni od dnia dokonania zapłaty zawiadomi o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy, będzie mógł uniknąć negatywnych konsekwencji – zaewidencjonować wydatek w kosztach uzyskania przychodu i uniknąć solidarnej odpowiedzialności ze sprzedawcą za ewentualne zaległości podatkowe związane z tą transakcją.

Wzór zawiadomienia ZAW-NR informujący o wpłacie na rachunek, który nie znajduje się na białej liście podatników VAT, zawarto w artykule: Zawiadomienie ZAW-NR a wpłata na rachunek spoza białej listy.

Elementy faktury VAT

Wśród obowiązkowych elementów faktury VAT, które zostały wymienione w ustawie o podatku od towarów i usług w art. 106e ust. 1, nie znajduje się numer rachunku VAT. Nie jest możliwe dokonanie przelewu bezpośrednio na rachunek VAT bez skorzystania z komunikatu przelewu, bowiem wprowadzając przelew w mechanizmie split payment, należy określić kwotę brutto i VAT, a wówczas na podstawie tych informacji bank dokonuje prawidłowego rozksięgowania środków, zachowując wprowadzone kwoty. 

Podsumowując, na wystawianych fakturach trzeba podać tylko numer konta firmowego (rozliczeniowego), w przypadku gdy występują transakcje wymagające płatności w mechanizmie split payment. W przeciwnym razie na fakturze można podać swój prywatny numer konta. Nie ma jednak obowiązku, aby umieszczać numer rachunku VAT na fakturze, ponieważ nie dokonuje się wpłat bezpośrednio na ten rachunek.

Wystawianie faktury w mechanizmie podzielonej płatności w systemie wFirma.pl

W celu wystawienia faktury VAT z adnotacją „Mechanizm podzielonej płatności” należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ, gdzie po uzupełnieniu wymaganych danych przechodzi się do podzakładki KSIĘGOWE i w polu SCHEMAT KSIĘGOWY wybiera opcję:

  • PODZIELONA PŁATNOŚĆ – w przypadku sprzedaży towaru;
  • USŁUGI BUDOWLANE – PRZYPADEK SZCZEGÓLNY – w przypadku sprzedaży usług.

Wystawienie Faktury VAT

W ten sposób na wydruku faktury zostanie zamieszczona adnotacja „Mechanizm podzielonej płatności”.

Faktura VAT