Poradnik Przedsiębiorcy

Wykaz środków trwałych a Ewidencja środków trwałych - czym się różnią?

W języku potocznym podatnicy, mówiąc o środkach trwałych, często zamiennie używają pojęć „wykaz ŚT” i „ewidencja ŚT”. Jeżeli jednak przyjrzymy się przepisom prawa podatkowego, to zauważymy, że są to różne wyrażenia, które dotyczą różnych okoliczności faktycznych. Aby rozwiać te wątpliwości, w niniejszym artykule przyjrzymy się czym różni się ewidencja środków trwałych a wykaz środków trwałych.

Czym jest ewidencja środków trwałych?

Ewidencja ŚT jest pojęciem właściwym dla podatku PIT. 

Jak możemy przeczytać w art. 22n ust. 1 ustawy PIT, podatnicy prowadzący zgodnie z przepisami o rachunkowości księgi rachunkowe są obowiązani do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Dodatkowo wskażmy, że zgodnie z art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, z zastrzeżeniem art. 22k, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji.

Jak zatem widać, wprowadzenie środka trwałego do ewidencji ŚT jest koniecznym warunkiem do rozpoczęcia amortyzacji podatkowej i naliczania odpisów amortyzacyjnych, które zgodnie z art. 22 ust. 8 ustawy PIT stanowią koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej.

Przepisy ustawy wyjaśniają również, kiedy należy dokonywać zapisów w ewidencji ŚT. Jak bowiem możemy przeczytać w art. 22n ust. 4 ustawy PIT, zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. 

W konsekwencji podatnik wpisuje środek trwały do ewidencji w miesiącu, kiedy rozpoczyna jego używanie, a odpisów amortyzacyjnych dokonuje od następnego miesiąca.

Wpisanie środka trwałego do ewidencji ŚT jest o tyle istotne, że w razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Stanowi o tym art. 22n ust. 6 ustawy PIT.

Podatnik, który chce dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, musi dokonać ich wpisu do ewidencji ŚT. Jest to konieczny warunek rozpoczęcia amortyzacji podatkowej od miesiąca następnego po miesiącu wpisania.

Budowa ewidencji środków trwałych

Przepisy ustawy PIT określają również, z jakich elementów powinna składać się ewidencja ŚT. Jak czytamy w art. 22n ust. 2 ustawy PIT, podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zawierającej co najmniej:

  1. liczbę porządkową;

  2. datę nabycia;

  3. datę przyjęcia do używania;

  4. określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;

  5. określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;

  6. symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;

  7. wartość początkową;

  8. stawkę amortyzacyjną;

  9. kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;

  10. zaktualizowaną wartość początkową;

  11. zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;

  12. wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;

  13. datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Zwróćmy uwagę, że powyższe elementy są obligatoryjne i muszą znaleźć się w prowadzonej ewidencji. Jednocześnie jest to minimalny zakres ewidencji, co oznacza, że podatnicy mogą umieszczać też inne dane pozwalające na prawidłowe prowadzenie dokumentacji pozwalającej na właściwe dokonywanie odpisów amortyzacyjnych.

Przepisy ustawy PIT określają szczegółowy zakres elementów konstrukcyjnych, które muszą znaleźć się w ewidencji ŚT.

Czym jest wykaz środków trwałych?

Niewiele osób wie, że pojęcie wykazu środków trwałych dotyczy ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Na wstępie zaznaczymy, że w myśl art. 12 ust. 2 ustawy o zryczałtowany podatku podatek ryczałtowy pobiera się bez pomniejszania przychodu o koszty uzyskania. W rezultacie podatnik nie ma możliwości uwzględnienia w rozliczeniu podatkowym żadnych kosztów podatkowych. Dotyczy to również odpisów amortyzacyjnych od wykorzystywanych w działalności środków trwałych.

Jednakże, jak podaje art. 15 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku, podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz, odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencję przychodów.

W rezultacie jednym z obowiązków podatników, którzy jako formę opodatkowania wybrali ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, jest konieczność prowadzenia wykazu środków trwałych.

Podkreślmy, że obowiązek prowadzenia wykazu istnieje pomimo braku możliwości ujęcia odpisów amortyzacyjnych w rozliczeniu.

Aby przybliżyć konstrukcję wykazu środków trwałych, musimy sięgnąć do treści Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2002 roku w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Jak podaje §  14 rozporządzenia wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zwany dalej wykazem, powinien zawierać co najmniej następujące dane:

  1. liczbę porządkową;

  2. datę nabycia;

  3. datę przyjęcia do używania;

  4. określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;

  5. określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;

  6. symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wydanej na podstawie odrębnych przepisów;

  7. wartość początkową;

  8. stawkę amortyzacyjną;

  9. zaktualizowaną wartość początkową;

  10. datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

W dalszej części przepisu czytamy, że za środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne uważa się składniki majątkowe, o których mowa w art. 22a–22o ustawy PIT.

Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania. Podatnik jest obowiązany zbroszurować wykaz i kolejno ponumerować jego karty. Ponadto §  15 rozporządzenia podaje, że wykaz może być prowadzony w systemie teleinformatycznym.

Podatnicy opodatkowani ryczałtem ewidencjonowanym mają ustawowy obowiązek prowadzenia wykazu środków trwałych i dokonywania amortyzacji wykorzystywanych w działalności środków trwałych. Odpisy amortyzacyjne w tym przypadku nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Z przedstawionych regulacji wynika zatem, że nie jest prawidłowym działaniem utożsamianie ewidencji ŚT z wykazem ŚT. Pierwsze z tych pojęć dotyczy podatku PIT, natomiast drugie ryczałtu ewidencjonowanego. W szczególności podatnicy opodatkowani w formie ryczałtu powinni pamiętać o konieczności prowadzenia wykazu.