Jak księgować ubezpieczenia dobrowolne i obowiązkowe samochodów osobowych używanych w działalności? Jakie zmiany zaszły od tego roku? Przeczytaj nasz artykuł, w którym odpowiadamy na te i inne pytania!
Ubezpieczenia dobrowolne i obowiązkowe samochodów osobowych używanych w działalności
Ubezpieczenie OC odpowiedzialności cywilnej jest ubezpieczeniem obowiązkowym dla każdego posiadacza pojazdu mechanicznego. Takie ubezpieczenie chroni majątek ubezpieczonych, jak również pokrywa szkody poniesione przez poszkodowanych.
Dobrowolne ubezpieczenia komunikacyjne:
- tzw. autocasco w skrócie AC, chroni pojazd przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem, zakres ochrony uzależniony jest od ogólnych warunków oferowanych przez konkretnego ubezpieczyciela,
- Assistance komunikacyjne, w ramach którego można uzyskać pomoc serwisową, informacyjną, prawną, medyczną,
- NNW – od następstw nieszczęśliwych wypadków, chroni kierowcę i jego pasażerów, obejmuje uszkodzenia ciała, uszczerbek na zdrowiu i śmierć na skutek zdarzeń związanych z ruchem pojazdu,
- GAP – od utraty wartości pojazdu.
Księgowanie obowiązkowych ubezpieczeń OC samochodów osobowych
Przy kwalifikacji wydatku w kosztach firmy polisy ubezpieczeniowej obejmującej obowiązkowe ubezpieczenie OC samochodu nie ma większego problemu – stanowi ona koszt uzyskania przychodu, który ujmuje się w kol. 13 PKPiR.
Aby polisa ubezpieczeniowa spełniała warunek dokumentu księgowego musi zawierać:
- określenie stron operacji gospodarczej (nazwiska, nazwy, adresy),
- przedmiot operacji gospodarczej i jej wartość,
- datę dokonania operacji gospodarczej i datę wystawienia, jeżeli są różne,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej,
- posiadanie numeru umożliwiającego powiązanie z zapisami w PKPiR.
Uregulowanie należności za polisę w gotówce powinno być na niej odnotowane, natomiast w przypadku zapłaty za pośrednictwem rachunku bankowego powinno być załączone potwierdzenie zapłaty.
Ujmowanie wydatków na zakup polisy OC w kosztach w PKPiR:
| Samochody osobowe używane w działalności gospodarczej | 2018 rok | 2019 rok |
| Samochody w ewidencji środków trwałych do tzw. celów mieszanych | 100% kwoty wydatku | 100% kwoty wydatku |
| Samochody w ewidencji środków trwałych w 100% wykorzystywane w działalności gospodarczej | 100% kwoty wydatku | 100% kwoty wydatku |
| Samochody nie ujęte w ewidencji środków trwałych - prywatne | Do wysokości limitów wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki | 20% kwoty wydatku Brak obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. |
| Samochody użytkowane w ramach umów leasingowych | 100% kwoty wydatku | 100% kwoty wydatku |
Według takich samych kryteriów ujmuje się w kosztach ubezpieczenia Assistance komunikacyjne i NNW, pomimo że są ubezpieczeniami dobrowolnymi, ponieważ nie są one uzależnione od wartości samochodu, ale stanowią ochronę posiadacza samochodu. Na takim stanowisku stoją organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podatkowych.
Przykład 1
Podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. 30 listopada 2018 roku wykupił polisę ubezpieczeniową OC w kwocie 3 000 zł, która obowiązuje od 1 grudnia 2018 roku do 30 listopada 2019 roku. W jaki sposób ująć ją w PKPiR?
Wariant I - metoda kasowa
Przy tej metodzie polisę ujmuje się w PKPiR w miesiącu listopadzie 2018 roku w kwocie 3 000 zł.
Wariant II - metoda memoriałowa
Przy stosowaniu metody memoriałowej:
- w 2018 roku należy ująć w PKPiR 1/12 polisy (grudzień)*3000=250 zł,
- w 2019 roku należy ująć w PKPiR 11/12 polisy (styczeń-listopad)*3000=2750 zł.
W przypadku wykupienia polisy ubezpieczeniowej OC w 2019 roku jedynie w przypadku samochodów prywatnych nieujętych w ewidencji środków trwałych zmieni się stan prawny - zaewidencjonujemy w kosztach 20% kwoty wydatku. W pozostałych przypadkach, tak jak to zaprezentowano w zestawieniu tabelarycznym, sposób zaliczania wydatku na zakup OC nie zmienia się w stosunku do 2018 roku.
Księgowanie dobrowolnych ubezpieczeń AC samochodów osobowych
Ujmowanie wydatków na zakup polisy AC i GAP (od utraty wartości pojazdu) w kosztach w PKPiR:
| Samochody osobowe używane w działalności gospodarczej | 2018 rok | 2019 rok |
| Samochody w ewidencji środków trwałych do tzw. celów mieszanych | Limit 20.000 euro wartości samochodu do celów ubezpieczeniowych | Limit 150.000 zł wartości samochodu do celów ubezpieczeniowych |
| Samochody w ewidencji środków trwałych w 100% wykorzystywane w działalności gospodarczej | Limit 20.000 euro wartości samochodu do celów ubezpieczeniowych | Limit 150.000 zł wartości samochodu do celów ubezpieczeniowych |
| Samochody nie ujęte w ewidencji środków trwałych - prywatne | Do wysokości limitów wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki | 20% kwoty wydatku na ubezpieczenie. Brak obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu |
| Samochody użytkowane w ramach umów leasingowych | Limit 20.000 euro wartości samochodu do celów ubezpieczeniowych. Ograniczenie lub jego brak zależne od umowy leasingu i skalkulowania rat leasingowych | Limit 150.000 zł wartości samochodu, do celów ubezpieczeniowych
|
Przykład 2
Podatnik posiada samochód osobowy wpisany do ewidencji środków trwałych, który służy mu do tzw. celów mieszanych. We wrześniu 2018 roku wykupił polisę AC w kwocie 2.400 zł przy wartości samochodu dla celów ubezpieczeniowych 74.000 zł. Polisa obejmuje okres od września 2018 roku do sierpnia 2019 roku.
Wariant I – metoda kasowa
W całości tj. w kwocie 2.400 zł we wrześniu 2018 roku.
Wariant II – metoda memoriałowa
- w 2018 roku 2400/12*4 miesiące=800 zł
- w 2019 roku 2400/12*8 miesięcy=1.600 zł
Przykład 3
W październiku 2018 roku podatnik ubezpieczył samochód osobowy wykorzystywany do tzw. celów mieszanych. Wartość samochodu dla celów ubezpieczeniowych wynosi 120.000 zł, polisa AC została wykupiona 1 października 2018 roku na kwotę 3.600 zł.
Kurs do przeliczenia 20.000 euro*4,2795 zł=85.590 zł (Tab.190/A/NBP/2018 z 01.10.2018r.)
Ustalenie proporcji:
(85.590/120.000)*100= 71,33%
3.600zł*71,33%=2.568 zł
Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć kwotę 2.568,00 zł.
Przy metodzie kasowe 2.568,00 zł ujmujemy w kosztach w miesiącu październiku 2018 r.
Przy metodzie memoriałowej 428,00 zł w 2018 roku (2568/12=214*3=642 zł) i 1.926 zł w 2019 roku.
Koszty 2018 roku księgujemy w październiku, a koszty 2019 roku możemy zaksięgować w styczniu 2019 roku.
Przykład 4
W styczniu 2019 roku podatnik ubezpieczył samochód osobowy o wartości ubezpieczeniowej 70.000 nieujęty w ewidencji środków trwałych, polisa AC opiewa na kwotę 1.600 zł.
Do kosztów uzyskania przychodów podatnik zaliczy 1.600 zł*20%=320 zł.
Przykład 5
W lutym 2019 roku podatnik będzie ubezpieczał samochód będący środkiem trwałym o wartości ubezpieczeniowej AC 160.000 zł – wartość polisy 5.000 zł, a dla potrzeb ubezpieczenia GAP 140.000 zł – wartość polisy 4.000 zł.
Ustalenie proporcji dla AC:
(150.000/160.000)*100=93,75%
5.000*93,75%=4.688,00 zł
Wariant I – metoda kasowa
W miesiącu lutym 2019 roku podatnik ujmie w kosztach w PKPiR kwotę 8.688,00 zł. (4.688+4.000=8.688 zł)
Wariant II – metoda memoriałowa
- w 2019 roku – 8.688/12*11 miesięcy=7.964 zł
- w 2020 roku – 8.688/12*1 miesiąc=724 zł
Końcowo należy zauważyć, że zmiana przepisów dopiero zaczęła obowiązywać, dlatego wiele pytań i wątpliwości pojawi się na pewno dopiero w praktyce stosowania nowych uregulowań prawnych.
