Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest podmiotem złożonym pod wieloma względami. Ma skomplikowaną strukturę osobową i prawną. Rozróżnia się w niej sferę właścicielską – wspólników, menedżerską – zarząd, oraz kontrolną – rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Poza tym spółka stanowi samodzielny podmiot prawa, jest niezależna od osób fizycznych, które tworzą jej strukturę. Działa przez swoje organy. W praktyce najważniejszym z nich jest zarząd. To on reprezentuje firmę na zewnątrz i prowadzi jej sprawy. Może się zatem zdarzyć tak, że spółka będzie prowadziła interesy z osobą, która pełni funkcję członka jej zarządu. Czy w takim wypadku osoba ta może działać jednocześnie za siebie oraz po stronie spółki? Sprawdźmy, jak wygląda reprezentacja sp. z o.o. w umowie z członkiem jej zarządu.
Umowa spółki z o.o. z członkiem jej zarządu – czy w ogóle możliwa?
Zasadniczo w każdej sprawie wymagającej reprezentacji, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością działa przez swój zarząd. Organ ten ma obowiązek prowadzić sprawy spółki w taki sposób, aby jak najlepiej zabezpieczyć jej interesy. Oczywiste bowiem jest, że każda strona umowy chce „ugrać” na niej jak najwięcej.
Nie trzeba być znawcą prawa handlowego, aby wyczuć, że coś może być nie tak, jeżeli członek zarządu (czyli organu reprezentacyjnego) zawiera umowę ze spółką i jednocześnie ją reprezentuje. Wiele osób może w ogóle zastanawiać się, czy to jest legalne. Otóż samo zawiązanie zobowiązania między tymi podmiotami jest jak najbardziej zgodne z Kodeksem spółek handlowych (ksh), z tym że w takiej sytuacji spółki nie reprezentuje już zarząd, a rada nadzorcza lub specjalnie do tego ustanowiony pełnomocnik. Takich sytuacji wcale nie jest tak mało – spółka z członkiem zarządu może zawierać szereg umów, dla przykładu może to być umowa o pracę, kontrakt B2B, umowa pożyczki czy też umowa najmu lokalu, w którym spółka ma siedzibę.
Reprezentacja sp. z o.o. w umowie z członkiem jej zarządu – co na to Kodeks spółek handlowych?
Reprezentacja spółki z o.o. w umowie z członkiem jej zarządu została bardzo szczegółowo opisana w Kodeksie spółek handlowych. Zgodnie z art. 210 § 1: „W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników”.
Z powyższego wynika, że w przypadku zawierania umowy z członkiem zarządu spółka musi być reprezentowana przez radę nadzorczą lub specjalnego pełnomocnika. Ustawa nie wskazuje, który z powyższych podmiotów ma pierwszeństwo. Od wspólników zależy, z której opcji skorzystają. Nie wszystkie spółki posiadają jednak radę nadzorczą — w tych, w których kapitał zakładowy jest niższy niż 500 tys. zł, a wspólników jest mniej niż 25, organ ten nie musi być powoływany. W takim wypadku koniecznym jest powołanie pełnomocnika.
Trzeba pamiętać, że powyższy przepis ma charakter bezwzględny. Niedochowanie wymogów w nim stawianych prowadzi do nieważności zawartej umowy. Warto zatem zachować ostrożność, szczególnie jeżeli w spółce działa prokura. Mimo że jest to niejako „pełnomocnik” spółki, to w omawianym wypadku nie ma on żadnych kompetencji do reprezentowania spółki w umowie z członkiem zarządu.
Reprezentacja spółki przez radę nadzorczą
Jak już wspomnieliśmy, przepis art. 210 § 1 ksh ma charakter bezwzględny. Do reprezentacji spółki z o.o. w umowie z członkiem zarządu może zostać uprawniona jedynie rada nadzorcza albo specjalny pełnomocnik.
Rada nadzorcza stanowi organ kontrolny w spółce. Nie jest to jednak jedyny podmiot, który ma takie kompetencje. W spółce może bowiem funkcjonować komisja rewizyjna. W zasadzie, powołując spółkę z o.o. do życia, założyciele mogą wybrać, czy decydują się na radę, czy komisję (w określonych sytuacjach działać muszą dwa te organy). Mogłoby się zatem wydawać, że jeżeli komisja nadzorcza działa w sposób tożsamy do rady nadzorczej, a ta druga nie została w ogóle powołana, to reprezentować spółkę może komisja rewizyjna. Nic z tego. Jeżeli w spółce nie występuje rada nadzorcza, bezwzględnym wymogiem przy jej reprezentowaniu w umowie z członkiem zarządu jest powołanie uchwałą zgromadzenia wspólników pełnomocnika do działania w imieniu spółki.
Rada ma charakter kolegialny. Składa się ona z minimum 3 członków. W sprawach reprezentacyjnych powinna zatem działać przez wszystkich swoich członków, o ile co innego nie wynika z umowy spółki, regulaminu rady nadzorczej lub uchwały rady nadzorczej. Podstawą prawną kompetencji rady nadzorczej do reprezentowania spółki w umowach z członkami zarządu jest przepis Kodeksu spółek handlowych, a zatem nie jest wymagana uchwała zgromadzenia wspólników spółki na ten temat. Jednocześnie rada nadzorcza nie może delegować swoich kompetencji do dokonania czynności z członkiem zarządu na żaden inny organ lub osobę, np. pełnomocnika lub prokurenta.
Kolegialność w działaniu rady nadzorczej przy podejmowaniu umowy z członkiem zarządu może przyjąć postać uchwały rady nadzorczej. W praktyce rada nadzorcza po podjęciu stosownej uchwały upoważnia jednego ze swoich członków do podpisania umowy. Jeżeli jednak umowę podpiszą wszyscy członkowie rady, wówczas przyjmuje się, że uchwała nie jest konieczna. Należy przy tym pamiętać, że samo przyjęcie uchwały nie stanowi jeszcze „technicznego” zawarcia umowy. Jest jedynie wyrazem aprobaty rady co do jej zawarcia. Dopiero pozostawienie podpisów przez członków rady lub wybranego reprezentanta na dokumencie stanowi zawarcie określonej umowy.
Warto przytoczyć tu stanowisko Sądu Najwyższego, zgodnie z którym dopuszczalne jest uregulowanie w umowie spółki, w regulaminie rady nadzorczej lub w uchwale rady nadzorczej sposobu reprezentacji spółki, np. przez przewodniczącego rady nadzorczej. Niedopuszczalne i sprzeczne z celem art. 210 § 1 ksh byłoby jednakże udzielenie przez radę nadzorczą jej członkowi, np. przewodniczącemu rady, ogólnego upoważnienia do zawierania wszelkich umów z członkami zarządu (stąd niedopuszczalna jest spotykana w praktyce blankietowa klauzula, np.: „Przewodniczący rady nadzorczej upoważniony jest do zawierania wszelkich umów z członkami zarządu na warunkach i według własnego uznania”, lub jeszcze szerzej: „do wszelkich czynności faktycznych, prawnych i procesowych”, ponieważ takie „upoważnienie” w rzeczywistości jest obejściem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa i przez to nieważne (por. wyrok SN z 23 lipca 2009 roku, sygn. akt: II PK 36/09)).
Pełnomocnik powołany do reprezentacji spółki
Druga możliwość, jaką daje art. 210 ksh, jest powołanie uchwałą zgromadzenia wspólników pełnomocnika. Ma on specjalny status, nie zostaje bowiem ani pełnomocnikiem spółki, ani pełnomocnikiem zgromadzenia wspólników. Jest on umocowany wyłącznie do reprezentowania spółki w danej czynności, tj. zawarciu umowy z członkiem zarządu spółki.
Jak to już wiele razy podkreślaliśmy w niniejszym artykule, omawiany przepis ma charakter bezwzględnie obowiązujący, a co za tym idzie, niedopuszczalne jest przyznanie kompetencji do ustanowienia pełnomocnika innemu organowi spółki niż właśnie zgromadzeniu wspólników. Uprawnienie to nie może być przekazane nikomu innemu.
Zawierając umowę z członkiem zarządu, pełnomocnik ustanowiony przez zgromadzenie wspólników reprezentuje interesy spółki, nie zaś jej wspólników. Sąd Najwyższy przesądził przy tym, że wnioskowanie, iż skoro umowę z członkiem zarządu spółki może zawrzeć pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników, to tym bardziej może to uczynić – bezpośrednio, bez powołania specjalnego pełnomocnika – samo zgromadzenie wspólników, jest niedopuszczalne, ponieważ zgromadzenie wspólników nie dysponuje samodzielną kompetencją do reprezentacji „zewnętrznej” spółki. Ponadto stosowanie wykładni rozszerzającej wobec art. 210 § 1 ksh stanowiącego o wyjątkach od zasady reprezentacji spółki przez jej zarząd, z uwagi na restrykcyjność tej regulacji, argumentacja „kto może więcej, może też mniej”, jest niedopuszczalne (por. wyrok SN z 15 czerwca 2005 roku, sygn. akt: II PK 276/04).
Uchwały w przedmiocie powołania specjalnego pełnomocnika zostają podejmowane na zgromadzeniu wspólników lub bez odbycia zgromadzenia wspólników, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne. Są one podejmowane w zwykłej formie pisemnej, nie potrzeba tutaj formy notarialnej.
Niedopuszczalne jest ustanowienie specjalnego pełnomocnika w umowie spółki. Tak samo jest w przypadku ustanowienia uchwałą zgromadzenia wspólników tzw. stałych pełnomocników do reprezentowania spółki w umowach. Za każdym razem wymagane jest powołanie reprezentanta spółki na podstawie pełnomocnictwa rodzajowego.
O jakie umowy chodzi?
Omawiany przepis Kodeksu spółek handlowych wskazuje jedynie na umowy między spółką a członkiem zarządu. Nie zostało wyjaśnione, o jakie dokładnie umowy chodzi. Przyjmuje się zatem, że wskazane zasady reprezentacji dotyczą wszystkich umów, w których stronami jest spółka i członek zarządu. Nie ma tutaj znaczenia, jaki rodzaj zobowiązania zostanie zawiązany, decydujące jest wyłącznie to, że strona umowy pełni funkcję członka zarządu. Kodeks spółek handlowych w żadnym miejscu nie wskazuje, jakie umowy mogą być związane ze sprawowaniem funkcji członka zarządu, a zatem należy przyjąć, że każda z nich ma mieć taki charakter. A zatem niezależnie od tego, czy chodzi o umowę o pracę, zlecenie, kontrakt B2B, umowę najmu, umowę o zakazie konkurencji, umowę o udział w zysku przez członków zarządu czy umowę sprzedaży członkowi zarządu składnika majątku spółki, np. dawnego samochodu lub laptopa służbowego, zawsze do reprezentacji spółki musi zostać powołana rada nadzorcza lub specjalny pełnomocnik.
Powyższe jest zgodne z linią orzeczniczą sądów powszechnych i Sądu Najwyższego. Przepis art. 210 § 1 ksh nie różnicuje czynności prawnych, dotyczy wszelkich umów między spółką a członkiem zarządu, bez względu na to, czy mają związek z funkcją pełnioną przez niego w zarządzie spółki. Wyłączenie możliwości reprezentacji spółki przez zarząd dotyczy wszystkich umów zawieranych między spółką a członkiem jej zarządu, a więc nie tylko tych związanych z pełnioną funkcją członka zarządu. Normą art. 210 § 1 ksh objęte są wszelkie czynności prawne między spółką a członkiem jej zarządu, a nie tylko związane ze sprawowaną funkcją (umowy o zarządzanie spółką). U podstaw omawianej regulacji leży bowiem dążenie do wykluczenia sytuacji, w której jedna i ta sama osoba dokonywać będzie czynności, ogniskując w sobie konflikt interesów pomiędzy spółką jako osobą prawną a członkiem zarządu jako osobą fizyczną (por. postanowienie SN z 5 października 2011 roku, sygn. akt: II UZP 9/11; wyrok SA w Lublinie z 10 listopada 2022 roku, sygn. akt: III APa 18/20).
