Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją. Ta zasada obowiązuje zarówno w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej, jak i prostej spółki akcyjnej. Wyjątkiem od reguły jest natomiast sytuacja, gdy jedna z nich zawiera umowę z członkiem zarządu. W jaki sposób powinna zostać zawarta umowa pomiędzy członkiem zarządu a spółką? Czego unikać? Dowiesz się z poniższego artykułu!
Umowa pomiędzy członkiem zarządu a spółką
W umowie między spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a członkiem zarządu tej spółki oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje:
- rada nadzorcza,
- pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Uchwała o powołaniu pełnomocnika w celu zawarcia z członkiem zarządu umowy spółki, która ma zostać zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, może być podjęta przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.
Wymogu zachowania formy aktu notarialnego nie stosuje się jednak do czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.
Podobna sytuacja ma miejsce w umowie między spółką akcyjną a członkiem zarządu tej spółki, jak również w sporze z nim – spółkę w takim wypadku reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia.
Uchwała o powołaniu pełnomocnika w celu zawarcia z członkiem zarządu umowy spółki, która ma zostać zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, może być podjęta przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.
W przypadku, gdy akcjonariusz w jednoosobowej spółce akcyjnej jest zarazem jedynym członkiem zarządu, powyższe zasady zawierania umów nie obowiązują, a czynność prawna między tym akcjonariuszem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Także w tym wypadku nie stosuje się wymogu zachowania formy aktu notarialnego do czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.
Analogiczne zasady zostały przewidziane przez przepisy Kodeksu spółek handlowych w przypadku prostej spółki akcyjnej. W umowie między prostą spółką akcyjną a członkiem zarządu, jak również w sporze z nim, spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą akcjonariuszy albo rada nadzorcza. Uchwała akcjonariuszy może określić wynagrodzenie członków zarządu. W przypadku, gdy akcjonariusz w jednoosobowej prostej spółce akcyjnej jest zarazem członkiem zarządu, powyższe zasady nie znajdą zastosowania. Czynność prawna między tym akcjonariuszem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Czy spółkę może reprezentować zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy?
Z przepisów Kodeksu spółek handlowych wynika, że w przypadku zawierania umów pomiędzy członkiem zarządu a spółką spółka musi być reprezentowana w odmienny niż zazwyczaj sposób. Reprezentantem w takim przypadku musi być bądź rada nadzorcza, bądź pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia akcjonariuszy).
W praktyce natomiast powstało pytanie, czy dopuszczalne jest, by umowę w imieniu spółki zawierało bezpośrednio zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy. Za takim stanowiskiem przemawia argumentacja, zgodnie z którą skoro spółkę w takich okolicznościach może reprezentować zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy za pośrednictwem pełnomocnika – to tym bardziej dopuszczalna powinna być bezpośrednia reprezentacja przez te organy spółki. Na takim stanowisku w jednym z wyroków stanął m.in. Sąd Najwyższy, podkreślając, że: „Jeżeli uprawnienie do reprezentowania spółki mogą uzyskać pełnomocnicy powołani przez wspólników, to nie powinno budzić wątpliwości, że sami wspólnicy mogą w odpowiedniej do tego formie (uchwale) skutecznie bezpośrednio reprezentować spółkę” (wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z 14 grudnia 2004 roku, III PK 50/04).
Okazuje się jednak, że Sąd Najwyższy nie ma w tej sprawie jednolitego stanowiska. W uzasadnieniu do innego z wyroków Sąd Najwyższy stanął na odmiennym stanowisku i wskazał, że: „Przepis art. 210 § 1 ksh określa wyjątki od ustanowionej w art. 201 § 1 ksh zasady reprezentacji spółki przez zarząd i jednoznacznie wskazuje na radę nadzorczą i pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników jako podmioty wyłącznie uprawnione do reprezentacji spółki w umowach z członkami jej zarządu. Oznacza to, że w umowie z członkiem zarządu pełnomocnik ustanowiony uchwałą zgromadzenia wspólników reprezentuje spółkę, a nie jej wspólników oraz że w takiej umowie spółki nie mogą reprezentować osoby i organy inne niż określone w art. 210 § 1 ksh, w tym zgromadzenie wspólników” (wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z 12 maja 2011 roku, II PK 325/10).
Czy inny członek zarządu może zostać pełnomocnikiem?
Istotnym w praktyce problemem jest także ewentualna możliwość powołania członka zarządu jako pełnomocnika do zawarcia umowy między spółką a członkiem zarządu. Zwolennicy poglądu o możliwości takiego działania wskazują, że w przepisach Kodeksu spółek handlowych nie został wprost zapisany zakaz powoływania jako pełnomocnika członka zarządu tej spółki. W przepisach nie ma żadnych ograniczeń co do tego, kogo zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy może powołać na pełnomocnika.
Na analogicznym stanowisku stanął Sąd Apelacyjny w Lublinie, który podkreślił, że: „Przepis art. 210 § 1 ksh nie precyzuje kręgu podmiotów legitymowanych do bycia pełnomocnikiem. Nie ma zatem wprost ograniczeń podmiotowych co do osoby, która może zostać ustanowiona pełnomocnikiem do reprezentacji spółki w umowach i sporach z członkami zarządu. Pełnomocnikiem spółki może być zarówno wspólnik, jak i osoba spoza grona wspólników. Umocowanie w tym trybie członka zarządu nie jest wykluczone, jednakże w przypadku spółek dwuosobowych należy badać okoliczności konkretnego przypadku” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie – III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 8 sierpnia 2018 roku, III AUa 98/18).
Niestety również w tym przypadku nie ma zgody w orzecznictwie. Sąd Najwyższy w postanowieniu z 5 października 2011 roku wskazał, że: „[…] art. 201 § 1 Ustawy z dnia 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych (ksh) wyraża podstawową zasadę, jaką jest prowadzenie spraw i reprezentowanie spółki kapitałowej przez jej zarząd. Od tej reguły przepisy art. 210 § 1 ksh (w odniesieniu do spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i art. 379 § 1 w odniesieniu do spółek akcyjnych) przewiduje wyjątek, stanowiąc, iż w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. W doktrynie podkreśla się, że mimo ujęcia w cytowanym przepisie zagadnienia reprezentacji spółki od strony pozytywnej, regulacja ta w istocie wyraża zakaz reprezentowania spółki przez organ (zarząd), w którego skład wchodzi druga strona umowy czy sporu, tj. członek zarządu. W konsekwencji obowiązuje regulacja negatywna, wykluczająca od reprezentacji cały zarząd, a tym samym wszystkich jego członków” (postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z 5 października 2011 roku, II UZP 9/11).
