Rozpoczęcie działalności gospodarczej (cz. 12) - Zasady rozliczania składek ubezpieczeniowych w ZUS - cz. II

Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników musi wiedzieć jakie konsekwencje rodzi to dla niego na gruncie składek. W artykule przedstawiamy zasady rozliczania składek za pracowników.

Zasady rozliczania składek ubezpieczeniowych za zatrudnionych pracowników

Za pracownika dla celów ubezpieczeń społecznych uważa się:

• osobę pozostającą w stosunku pracy,
• osobę wykonującą pracę na podstawie zawartej nie wcześniej niż 14 stycznia 2000 r.:

• umowy zlecenia,

• umowy agencyjnej,

• innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego

• dotyczące zlecenia (zwanej dalej umową o świadczenie usług),

• umowy o dzieło,

jeżeli zostały one zawarte z pracodawcą, z którym dana osoba pozostaje równocześnie w stosunku pracy, lub z innym podmiotem niż pracodawca, ale w ramach tych umów praca jest wykonywana na rzecz pracodawcy, z którym osoba ta pozostaje w stosunku pracy.

Zgłoszenie do ubezpieczeń

Zgłoszenia należy dokonać na formularzu ZUS ZUA Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.

Osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek zobowiązany jest złożyć w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu na formularzu ZUS ZWUA.

Zasady rozliczania składek ubezpieczeniowych - podstawa ubezpieczenia

Dla pracowników podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód (w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

W przypadku osób, które w rozumieniu Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych są traktowane jako pracownicy, czyli wykonują pracę na podstawie:

• umowy agencyjnej,
• umowy  zlecenia,
• innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarły z pracodawcą, z którym pozostają w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonują pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostają w stosunku pracy,

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uwzględnia się również przychód z tytułu umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i na ubezpieczenie wypadkowe stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.         

Przy czym przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe oraz ubezpieczenie wypadkowe nie stosuje się ograniczenia do wysokości górnej granicy rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wysokość składek ZUS za pracowników (dane na 2021 rok)

Przez rozliczenie składek należy rozumieć złożenie przez płatnika kompletu dokumentów rozliczeniowych, tj. deklaracji rozliczeniowej i odpowiednich imiennych raportów miesięcznych, za dany miesiąc kalendarzowy.

Płatnik składa następujące dokumenty rozliczeniowe:

• deklarację rozliczeniową (ZUS DRA) oraz
• imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach (ZUS RCA),
• imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne (ZUS RZA),
• imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek (ZUS RSA)
• imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej (ZUS RPA).

Kopie złożonych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dokumentów rozliczeniowych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia przesłania ich do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Należy zaznaczyć, iż dla każdego ubezpieczonego, dla którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód, płatnik składek w imiennym raporcie miesięcznym lub imiennym raporcie miesięcznym korygującym sporządzonym za tego ubezpieczonego oraz w deklaracji rozliczeniowej i w deklaracji rozliczeniowej korygującej powinien uwzględnić należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich, dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego, wypłat stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne – od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy.

Płatnicy składek zobowiązani są opłacać należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych w formie bezgotówkowej, w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika składek.

Forma przekazywania dokumentów do ZUS

Zgodnie z Ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek jest zobowiązany do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w jednej z dwóch form:

• elektronicznej, utworzonej w aktualnej wersji programu "Płatnik", która jest obowiązkowa dla płatników składek rozliczających składki za więcej niż 5 osób,
• papierowej, tj. na oryginalnych formularzach dostępnych w każdej terenowej jednostce organizacyjnej ZUS lub w formie wydruków z aktualnej wersji programu "Płatnik" dla płatników składek rozliczających składki za nie więcej niż za 5 osób.

W uzasadnionych przypadkach ZUS może zwolnić płatnikowi składek rozliczającemu składki za więcej niż 5 osób z obowiązku elektronicznego przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych.

Terminy rozliczania i opłacania składek

Składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz na fundusze poza ubezpieczeniowe (Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) za dany miesiąc kalendarzowy należy rozliczać i opłacać w następujących terminach:

• do 5. dnia następnego miesiąca - jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
• do 10. dnia następnego miesiąca - osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie,
• do 15. dnia następnego miesiąca - pozostali płatnicy (również ci opłacający składkę za zatrudnionych pracowników).

Sankcje za niewykonanie obowiązku z zakresu ubezpieczeń społecznych

Każdy podmiot jest zobowiązany na podstawie Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych do realizacji określonych powinności z niej wynikających, w tym również opłacania, w określonych ustawą terminach, należnych składek za każdy miesiąc kalendarzowy. Każdy powinien być świadomy zagrożeń, jakie wiążą się z faktem niewywiązywania się z tych obowiązków. Dlatego też ustawa o sus oraz inne akty prawne wyposażają Zakład Ubezpieczeń Społecznych w szereg instrumentów prawnych, zmierzających do egzekwowania terminowej realizacji określonych wspomnianą ustawą obowiązków przez osoby do tego zobowiązane. Jednak nie wszystkie sankcje oraz stosowane środki dyscyplinujące mają wymiar finansowy. Wszystkie natomiast są dolegliwe dla nierzetelnych płatników, niewywiązujących się z określonych ustawą powinności.

Wobec dłużników Zakład Ubezpieczeń Społecznych może stosować instrumenty wynikające z Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a w szczególności:

• wystąpienie do sądu rejonowego z wnioskiem o ukaranie karą grzywny,
• naliczenie odsetek za zwłokę,
• wymierzenie opłaty dodatkowej,
• wszczęcie postępowania egzekucyjnego,
• zabezpieczenie na majątku płatnika poprzez wystąpienie do sądu rejonowego z wnioskiem o założenie księgi wieczystej, wnioskiem o wpis hipoteki oraz złożenie wniosku do Urzędu Skarbowego o ustanowienie zastawu skarbowego.