Poradnik Przedsiębiorcy

W jaki sposób prowadzić magazyn w spółce z o.o.?

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zajmujące się produkcją i handlem powinny prowadzić magazyn. Towary i materiały muszą być odpowiednio ewidencjonowane, a wszystkie czynności związane z obrotem towarowo-materiałowym powinny zostać wykonane na podstawie ustawy o rachunkowości. W niniejszym artykule objaśniamy, czym są towary i materiały, jakich dokumentów używać w obiegu towarowo-materiałowym, w jaki sposób je ewidencjonować i jak powinien być prowadzony magazyn w spółce z o.o.

Towary i materiały

Towary i materiały są nazywane rzeczowymi aktywami obrotowymi. Towary to rzeczowe składniki majątku obrotowego nabywane w celu dalszej odsprzedaży bez konieczności ich przetwarzania. Materiały są niezbędnym elementem w procesie produkcji wyrobów, zużywają się w danym cyklu produkcyjnym jednorazowo i całkowicie, oddając całą swoją wartość wytwarzanemu produktowi. W niektórych branżach możemy spotkać się z materiałami zwanymi katalizatorami, które uczestniczą w procesie technologicznym, jednak nie przekazują swej istoty wytwarzanemu produktowi, a tylko ingerują i wpływają tym samym na przebieg procesu technologicznego.

W ramach działalności gospodarczej zachodzą różnego rodzaju procesy gospodarcze, które prowadzą do odpowiedniej alokacji dóbr.

Sposoby alokacji dóbr:

  • alokacja bezpośrednia – mamy z nią do czynienia wówczas, gdy jednostka zyskuje i przekształca dobro, które w dalszej kolejności odsprzedaje ostatecznemu użytkownikowi;
  • alokacja pośrednia – zachodzi wtedy, gdy przedsiębiorstwo występuje w roli pośrednika w przekazywaniu pozyskanego i przekształconego dobra innej firmie, taka alokacja może występować w ramach kilku szczebli pośrednich, zanim dobro zostanie odsprzedane ostatecznemu użytkownikowi.

W przypadku alokacji bezpośredniej firmy sprzedają zatem swoje produkty, które dla nabywców mogą stanowić także materiały. W ramach alokacji pośredniej natomiast jednostki dokonują zakupu dóbr wytworzonych w innym przedsiębiorstwie, a następnie bez ich przetworzenia w jakikolwiek sposób odsprzedają je kolejnym firmom. Dobra te stanowią wówczas towary w danej jednostce.

Jakie znaczenia mają towary i materiały w działalności gospodarczej?

Towary i materiały odgrywają różne role w działalności gospodarczej, zakres ich występowania jest odmienny w zależności od charakteru i przedmiotu działalności danej jednostki. W firmie trudniącej się głównie produkcją większą rolę odgrywają bowiem materiały, natomiast w jednostce o przewadze działalności handlowej to towary mają do odegrania większą rolę. Charakterystyczna dla każdego przedsiębiorstwa produkcyjnego i handlowego jest konieczność posiadania i stałego odnawiania zapasów towarów i materiałów dla zapewnienia nieprzerwanego i systematycznego przebiegu procesu gospodarczego. 

Aktywa obrotowe biorą udział w ciągłym ruchu okrężnym, którego istotą jest ponowne nabywanie towarów i materiałów za przychody uzyskane ze sprzedaży towarów i wyrobów w celu dalszej ich sprzedaży w ramach ponownego cyklu gospodarczego. W ruchu okrężnym biorą udział oczywiście nie tylko towary i materiały, lecz także cały majątek danego przedsiębiorstwa wykorzystywany do pozyskiwania przychodów.

Dokumentacja obrotu towarowego i materiałowego i obieg dokumentów

Do dokumentów obrotu materiałowego zaliczamy:

  • Pz – przyjęcie materiałów,
  • Rw – pobranie materiałów,
  • Zw – zwrot materiałów,
  • Wz – wydanie materiałów,
  • Mm – przesunięcie materiałów.

Dokumenty obrotu towarowego są bardziej zróżnicowane i zindywidualizowane w zależności od specyfiki przedsiębiorstwa niż ma to miejsce w przypadku dokumentów obrotu materiałowego, do najpopularniejszych należą:

  • DP – dowód przyjęcia towarów,
  • protokół komisyjnego odbioru towarów,
  • wykaz towarów objętych podwyżką cen,
  • dowód zwrotu towarów.

Ewidencja towarów i materiałów a magazyn w spółce z o.o.

Magazyn w spółce z o.o. prowadzony jest w ewidencji kontowej. Konta związane z obrotem towarowym (m.in. towary, opakowania, odchylenia od cen ewidencyjnych, sprzedaż towarów, wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu/nabycia) odzwierciedlają stan zapasów towarów według różnych form prowadzenia tego obrotu oraz wielkości przychodów i rozchodów towarów, a w konsekwencji poziom osiągniętej marży. Uzyskana marża powinna zapewnić jednostce pokrycie ponoszonych kosztów i osiągnięcie zysku.

Do kont związanych obrotem materiałów należą m.in.: materiały, opakowania, odchylenia od cen ewidencyjnych, rozliczenie zakupu, sprzedaż materiałów, wartość sprzedanych materiałów w cenie zakupu/nabycia.

Ewidencję księgową towarów i materiałów w przypadku gdy prowadzony jest magazyn w spółce z o.o. prowadzimy na podstawie dokumentów towarowych i materiałowych w urządzeniach ewidencyjnych obejmujących konta syntetyczne, analityczne, zestawienia i rejestry.

Wyróżniamy następujące ewidencje:

  • ilościowa – prowadzona na bieżąco z zachowaniem chronologii;
  • ilościowo-wartościowa – umożliwiająca określenie obrotów i sald na koniec okresu sprawozdawczego lub na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji;
  • wartościowa – prowadzona zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.

Inwentaryzacja – jaki jest jej cel?

Dane z ewidencji księgowej towarów i materiałów należy poddawać kontroli polegającej na porównaniu ich ze stanem rzeczywistym. Proces kontroli to inwentaryzacja.

Inwentaryzacja ma na celu:

  • zapewnienie realności informacji ekonomicznych wynikających z ksiąg rachunkowych,
  • rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie,
  • dokonanie oceny gospodarczej przydatności materiałów i towarów,
  • przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce magazynowej.

Podstawową formą inwentaryzacji jest spis z natury polegający na podliczeniu faktycznego stanu magazynowego oraz weryfikacji przydatności poszczególnych jego składników.

Art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości
1. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
2. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji”.

Inwentaryzacja przeprowadzana jest także w formie:

  • weryfikacji należności i zobowiązań w formie potwierdzenia ze strony kontrahenta,
  • porównania danych ewidencyjnych z odpowiednimi dokumentami.

Jak widać, magazyn w spółce z o.o. a tym samym gospodarka towarowo-magazynowa to dość skomplikowane procedury i szczegółowo określone w ustawie o rachunkowości czynności, jakie powinny zostać wykonane w przedsiębiorstwie. Prowadząc firmę produkcyjną lub handlową, należy zwrócić szczególną uwagę na dochowanie należytej staranności w obiegu towarów i materiałów. Popełnione błędy mogą być trudne i kosztowne do naprawienia, dlatego bardzo ważne jest, aby nad przebiegiem operacji magazynowych dbali ludzie posiadający stosowną wiedzę i doświadczenie w tej dziedzinie.