Spółki prawa handlowego podlegają obowiązkowej rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Brak wpisu danej spółki do KRS przekreśla co do zasady możliwość legalnego prowadzenia działalności gospodarczej i uczestniczenia w obrocie prawnym. Okazuje się, że wykreślenie spółki z rejestru jest uznawane także za wpis do KRS – jak poprawnie tego dokonać?
Wykreślenie spółki z rejestru
Wraz z chwilą uprawomocnienia się postanowienia sądu rejestrowego w przedmiocie wykreślenia danej spółki rejestru przedsiębiorców KRS uznaje się, że dana spółka przestaje istnieć. Z tym momentem traci ona swoją podmiotowość prawną, nie może pozywać, być pozywana, nie wolno jej zaciągać nowych zobowiązań ani nabywać żadnych praw. Wykreślenie spółki z rejestru możemy porównać do chwili śmierci osoby fizycznej – data wykreślenia spółki jest datą jej faktycznego zamknięcia.
Wykreślenie spółki z rejestru może następować na dwa różne sposoby:
- z urzędu – wówczas nie jest konieczne żadne działanie wspólników spółki,
- na wniosek – w tym przypadku wykreślenie jest inicjowane specjalnym wnioskiem składanym przez wspólników spółki lub jej likwidatorów.
Wykreślenie spółki z KRS z urzędu
Sąd gospodarczy może samodzielnie dokonać wykreślenia danej spółki z KRS bez otrzymania jakiegokolwiek wniosku od uprawnionego do tego podmiotu. Z taką sytuacją mamy do czynienia w kilku przypadkach – jednym z nich będzie transformacja spółki w inną formę działalności gospodarczej. Spółki prawa handlowego mogą zmieniać swoje formy w dowolnym czasie, choć oczywiście po przeprowadzeniu odpowiedniej procedury. Będzie tak chociażby w przypadku łączenia, podziału lub typowego przekształcenia spółek. W tych sytuacjach sąd rejestrowy samodzielnie dokonuje wykreślenia spółki, która nie funkcjonuje już w obrocie gospodarczym w swojej dotychczasowej formie.
Wykreślenie spółki z KRS z urzędu pojawia się również wskutek niedopełnienia obowiązku składania sprawozdań finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych, pomimo uprzednich wezwań sądu. Pamiętajmy, że nawet jeśli spółka nie osiągnęła żadnego przychodu we wskazanym roku obrachunkowym (pokrywającym się najczęściej z rokiem kalendarzowym), to i tak jej wspólnicy muszą pamiętać o złożeniu obowiązkowego sprawozdania finansowego. Niezłożenie wymaganych dokumentów w terminie będzie oznaczało nie tylko rozwiązanie całej spółki, lecz także obciążenie wspólników kosztami postępowania sądowego wszczynanego z urzędu oraz grzywną w wysokości nawet do kilku tysięcy złotych.
Wykreślenie spółki z KRS na wniosek
Zdecydowanie częstszym przypadkiem jest wykreślenie spółki na wniosek. Taka sytuacja pojawia się z reguły w przypadku definitywnego zakończenia prowadzenia danej działalności gospodarczej, tj. rozwiązania spółki.
Do prawidłowego wykreślenia spółki z KRS wymagane jest uprzednie podjęcie uchwały przez wspólników spółki w przedmiocie jej rozwiązania. Zgodnie z treścią art. 270 i 271 Kodeksu spółek handlowych rozwiązanie spółki powodują:
- przyczyny przewidziane w umowie spółki,
- uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki albo o przeniesieniu siedziby spółki za granicę, stwierdzona protokołem sporządzonym przez notariusza,
- w przypadku spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, również uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki opatrzona przez wszystkich wspólników kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym,
- ogłoszenie upadłości spółki,
- inne przyczyny przewidziane prawem.
Sąd może wyrokiem orzec rozwiązanie spółki:
- na żądanie wspólnika lub członka organu spółki, jeżeli osiągnięcie celu spółki stało się niemożliwe albo jeżeli zaszły inne ważne przyczyny wywołane stosunkami spółki,
- na żądanie oznaczonego w odrębnej ustawie organu państwowego, jeżeli działalność spółki naruszająca prawo zagraża interesowi publicznemu.
Wyrok SA w Gdańsku z 18 stycznia 2017 roku (sygn. akt III AUa 1489/16)
W przepisach art. 270 i 271 ksh wskazane są przyczyny rozwiązywania spółki. Zdarzenia tam wymienione powodują wszczęcie postępowania likwidacyjnego, które, jeżeli zostanie zakończone, skutkuje wykreśleniem spółki z rejestru. Chwilą rozwiązania spółki jest więc nie moment zaistnienia przyczyny, ale wykreślenie z rejestru jako następstwo postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego. Byt prawny spółki ustaje więc z chwilą jej wykreślenia z rejestru przedsiębiorców. Bez względu na przyczynę (art. 270, 271 czy 21 ksh), postępowanie likwidacyjne musi być przeprowadzone (nie dotyczy to spółki w organizacji, gdy doszło do rozliczeń ze wspólnikami i wierzycielami). Postępowanie likwidacyjne rozpoczyna się od chwili otwarcia likwidacji (art. 274 ksh), tj. uprawomocnienia się orzeczenia o rozwiązaniu spółki przez sąd, powzięcia przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki lub zaistnienia innej przyczyny.
Wykreślenie spółki z KRS krok po kroku
Aby skutecznie wykreślić spółkę z KRS, niezbędne jest złożenie wniosku do właściwego sądu rejonowego, wydziału gospodarczego KRS – właściwym będzie tutaj sąd, w którym dana spółka została zarejestrowana. Obecnie wniosek o wykreślenie można złożyć wyłącznie poprzez system S24 albo Portal Rejestrów Sądowych. Niedopuszczalne jest więc składanie wniosków w tradycyjnej formie papierowej – takie pisma nie będą przez sądy w ogóle rozpatrywane.
Wniosek o wykreślenie można z łatwością przygotować, korzystając z narzędzi jednego z powyższych systemów. Użytkownik wybiera po prostu odpowiedni formularz i wpisuje do niego odpowiednie dane wykreślanej spółki (m.in. jej numer KRS, NIP oraz REGON). Do wniosku należy dołączyć bezwzględnie następujące dokumenty:
- dokumenty potwierdzające rozwiązanie spółki – najczęściej będzie to uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki lub orzeczenie sądu będące podstawą do rozwiązania spółki,
- uchwałę o powołaniu likwidatorów wraz z określeniem sposobu reprezentacji spółki przez likwidatorów,
- zgodę likwidatorów na pełnienie funkcji wraz ze wskazaniem adresu do doręczeń korespondencji kierowanej do nich przez sąd rejestrowy,
- dowód uiszczenia opłaty sądowej od wniosku o wpis otwarcia likwidacji oraz opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Koszt wniosku o wykreślenie spółki z KRS to łącznie 400 zł (300 zł opłaty sądowej za wniosek + 100 zł opłaty za obowiązkowe ogłoszenie wykreślenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym). Opłata może zostać wniesiona za pośrednictwem systemu S24 albo PRS, a także poza systemem (np. w formie własnoręcznie dokonanego przelewu bankowego lub pocztowego). W tym drugim przypadku konieczne jest jednak dołączenie do wniosku dowodu zapłaty – w przeciwnym wypadku sąd rejestrowy wezwie do uzupełnienia tego braku formalnego i całe postępowanie ulegnie przedłużeniu.
Ustawodawca nie podaje jednego terminu załatwienia całej sprawy. W zależności od aktualnego obłożenia pracą danego sądu rejestrowego czas oczekiwania na wykreślenie spółki z KRS może być bardzo zróżnicowany. W praktyce wynosi on ok. 3 miesiące, przy czym zdarzają się przypadki wykreśleń dokonywanych już po 1 miesiącu, ale także 6 lub 9 miesiącach. Załatwienie sprawy nie powinno trwać jednak dłużej niż rok.
Wykreślenie spółki z KRS nie kończy obowiązków wspólników takiego podmiotu. Po skutecznym wykreśleniu muszą oni pamiętać o wyrejestrowaniu płatnika składek zatrudnionych pracowników (dokonuje się tego poprzez formularz NIP-8), a także o zgłoszeniu zakończenia działalności podlegającej opodatkowaniu VAT (poprzez formularz VAT-Z). W spółkach, w których rozwiązanie jest poprzedzone procesem likwidacyjnym, po otwarciu likwidacji dodatkowo należy poinformować urząd skarbowy o zmianie danych spółki i dodaniu słów „w likwidacji” (na formularzu NIP-8) oraz przekazać do właściwego urzędu skarbowego odpis sprawozdania likwidacyjnego.
Podsumowanie
Wykreślenie spółki z KRS może nastąpić z urzędu lub na wniosek. W pierwszym przypadku ustawodawca wprost wskazuje, kiedy dana spółka jest automatycznie skreślana z rejestru przedsiębiorców przez sąd (wspólnicy nie podejmują wówczas żadnych czynności w tym zakresie). W drugim przypadku niezbędne jest złożenie właściwego wniosku do sądu gospodarczego KRS poprzez system S24 albo Portal Rejestrów Sądowych.
