Koszt wynajmu mieszkań dla podwykonawców może być uzasadniony jako koszt uzyskania przychodów, jeżeli jego poniesienie wynika ze specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej. Wyjaśniamy, kiedy wynajem mieszkania dla podwykonawcy jest zasadny i możliwy do zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów.
Wynajem mieszkania dla podwykonawcy a koszty uzyskania przychodów
Kosztami uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych/art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT/art. 16 ustawy o CIT. W ustawach o podatku dochodowym nie zawarto katalogu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów pod warunkiem ich właściwego udokumentowania i gdy nie zostały wskazane w katalogi wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT).
Wydatki na wynajem mieszkań dla kontrahentów nie zostały wyszczególnione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, co nie uprawnia jednak podatnika do automatycznego przyjęcia domniemania, że wszystkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w tym przepisie, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Zaliczając dany wydatek w ciężar kosztów uzyskania przychodów, podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność, przy czym o tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów. Zgodnie z wyrokiem NSA z 16 października 2012 roku (sygn. akt II FSK 430/11): „Wydatek należy oceniać, mając na uwadze racjonalność określonego działania dla osiągnięcia przychodu. Poniesienie wydatku musi zatem być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów; wydatek powinien, przynajmniej potencjalnie, wpływać na wielkość uzyskiwanych lub spodziewanych przychodów z tej działalności. Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi więc uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego wydatku”. Wydatki poniesione przez przedsiębiorcę na wynajem mieszkań dla kontrahentów mogą stanowić koszt podatkowy, o ile przedsiębiorca jest w stanie wykazać ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz że zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Wynajem mieszkań na rzecz kontrahentów – kiedy jest uzasadniony?
Wynajem mieszkań dla podwykonawców może być uzasadniony zarówno z przyczyn ekonomicznych, jak i organizacyjnych. Jest on zasadny, gdy ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i jest ściśle powiązany z realizacją projektów czy zleceń, które generują przychody firmy. Jeżeli np. konieczna jest obecność podwykonawcy w miejscu wykonywania prac oddalonym od jego miejsca zamieszkania czy prowadzenia działalności, to zapewnienie mu zakwaterowania na czas świadczenia przez niego usług na rzecz przedsiębiorcy może okazać się konieczne. W przeciwnym razie potencjalny podwykonawca może nie być zainteresowany podjęciem współpracy polegającej na świadczeniu usług w miejscu oddalonym od jego miejsca zamieszkania czy prowadzenia działalności. Wynajem mieszkań dla podwykonawców może okazać się więc niezbędny, aby zdecydowali się oni na zawarcie umowy współpracy w danym miejscu.
Fakt zapewnienia przez przedsiębiorcę zakwaterowania i pokrycie związanych z nim kosztów może wpływać pozytywnie na wizerunek przedsiębiorcy jako kontrahenta i zachęcić potencjalnych podwykonawców do podjęcia z nim współpracy. Zapewnienie przez przedsiębiorcę podwykonawcom mieszkania na czas wykonywania przez nich usług w miejscu oddalonym od ich miejsca zamieszkania/wykonywania działalności może wpływać także na wysokość należnego im wynagrodzenia za świadczone usługi. W przypadku gdy prace wykonywane są przez stosunkowo długi okres, np. miesiąc lub kilka miesięcy, wynajem mieszkań dla kontrahentów może okazać się bardziej opłacalny niż wliczone przez podwykonawców do wyceny za wykonanie usługi codzienne dojazdy czy koszty noclegów w hotelach.
Przykład 1.
Pan Grzegorz prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce, w ramach której wykonuje usługi budowlane m.in. na terenie Francji. Ze względu na niewystarczającą liczbę pracowników niezbędnych do terminowej realizacji zawartych umów o świadczenie usług budowlanych mężczyzna korzysta z usług podwykonawców, czyli osób fizycznych prowadzących działalności gospodarcze w Polsce. Zlecenie im części prac jest działaniem koniecznym, aby przyjęte przez przedsiębiorcę zlecenia zostały wykonane solidnie i terminowo, a przedsiębiorca nie został obciążony karami umownymi z tytułu nienależytego lub nieterminowego wykonania usług. Dodatkowo rzetelna i terminowa realizacja zawartej umowy ma wpływ na postrzeganie i wizerunek firmy, a także jej wiarygodność. Budowanie solidnych, długoterminowych relacji z partnerami biznesowymi jest kluczowe dla stabilności i rozwoju firmy. W celu pozyskania wykwalifikowanych i rzetelnych podwykonawców pan Grzegorz zobowiązał się na podstawie zawartych z nimi umów współpracy do pokrycia kosztów wynajmu mieszkań na ich rzecz na czas przeprowadzanych prac budowlanych na terenie Francji. Zapewnienie zakwaterowania wraz z pokryciem wszelkich związanych z nim kosztów w miejscu realizacji prac podczas całego okresu ich realizacji jest warunkiem postawionym przez podwykonawców, aby przyjęli ofertę współpracy z firmą pana Grzegorza. Poniesienie przez mężczyznę kosztu wynajmu mieszkań jest więc niezbędne do pozyskania rzetelnych podwykonawców, a co za tym idzie, do solidnego i terminowego wykonania usług budowlanych. Czy zapewnienie podwykonawcom usług zakwaterowania wraz z pokryciem wszelkich związanych z nim kosztów na terenie Francji na czas wykonywania przez nich usług budowlanych stanowi koszt uzyskania przychodów w działalności gospodarczej pana Grzegorza?
Wydatki poniesione przez pana Grzegorza na wynajem mieszkań dla kontrahentów wiążą się z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Nie są także wydatkami wymienionymi w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT i w przedstawionych okolicznościach zachodzi związek przyczynowo-skutkowy z uzyskaniem przychodu z prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatki poniesione przez podatnika na rzecz jego podwykonawców mogą stanowić koszty podatkowe pod warunkiem ich należytego udokumentowania.
Wynajem mieszkania dla podwykonawcy usługi – interpretacja indywidualna
Dopuszczalność zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na wynajem mieszkań przeznaczonych do użytku dla podwykonawców usług potwierdzono w interpretacji indywidualnej (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.82.2024.2.MAP) z 23 kwietnia 2024 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce opodatkowaną w formie podatku liniowego. Dokumentacja podatkowa prowadzona jest w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wnioskodawca ma polskich kontrahentów wykonujących dla niego usługę kosmetyki betonu architektonicznego na terenie Niemiec na podstawie zawartej umowy współpracy między podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. Kontrahenci są osobami fizycznymi prowadzącymi działalność w Polsce. Z zawartych z kontrahentami umów wynika konieczność zapewnienia kontrahentom przez wnioskodawcę mieszkania na terenie Niemiec. Dzięki poniesieniu przez wnioskodawcę kosztów na mieszkanie i zapewnienie kontrahentom lokum w pobliżu miejsca pracy mogą oni wykonać efektywniej powierzone im zadania, a wnioskodawca jest bardziej konkurencyjny. Zadano pytanie, czy koszty mieszkań wynajmowanych dla kontrahentów w celu umożliwienia im wykonania usługi można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, dokonując oceny ponoszonych przez wnioskodawcę wydatków na nocleg dla kontrahentów, stwierdził, że pozostają one w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów – obowiązek ponoszenia ww. wydatków przez wnioskodawcę wynika z zawartych z podwykonawcami umów. Ww. wydatki nie podlegają również wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem wskazane we wniosku wydatki poniesione przez wnioskodawcę mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pod warunkiem ich należytego udokumentowania. Dyrektor KIS na zakończenie uzasadnienia interpretacji podkreślił, że wnioskodawca powinien pamiętać, że to na nim, jako odnoszącym korzyść z faktu zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodu, ciąży obowiązek wykazania, w jakiej części wydatki te mają związek z prowadzoną przez niego pozarolniczą działalnością gospodarczą oraz obowiązek ich właściwego udokumentowania.
