Zadatek - jak należy go właściwie udokumentować?

Klient wpłacił mi zadatek (nie zaliczkę) na poczet umowy. Jak prawidłowo powinienem zaksięgować taki przychód, otrzymany zgodnie z umową?

Kamil, Wałbrzych

Różnice pomiędzy zaliczką a zadatkiem występują wyłącznie na gruncie prawa cywilnego. Zadatek stanowi bardziej sformalizowaną formę przyjęcia środków pieniężnych, ponieważ regulowany jest przepisami Kodeksu cywilnego. W rezultacie, jako prawnie uregulowany na gruncie cywilnoprawnym, zadatek zabezpiecza realizację umowy, chroniąc obie strony. Jeśli nie dojdzie do jej wykonania przez jedną ze stron, druga może:

• zatrzymać zadatek - jeżeli go otrzymała,

• żądać kwoty dwukrotnie wyższej - jeżeli sama go dała.

Wówczas obie strony są zdyscyplinowane do dotrzymania warunków zawartej umowy. Natomiast wpłacając lub otrzymując zaliczkę, każda ze stron może wycofać się z umowy, zasadniczo nie ponosząc żadnych konsekwencji finansowych.

W świetle prawa podatkowego istota zaliczki i zadatku jest taka sama - środki pieniężne wpłacane są na poczet przyszłej dostawy lub usługi. Otrzymany zadatek, podobnie jak zaliczka, nie stanowi dla przedsiębiorcy przychodu na gruncie podatku dochodowego, aż do momentu całkowitej dostawy lub wykonania usługi. Jednak już w momencie otrzymania wywołuje obowiązek w podatku od towarów i usług.

W związku z powyższym, przedsiębiorca, który otrzyma zadatek, w celu udokumentowania tego zdarzenia może wystawić fakturę zaliczkową, która podlega księgowaniu wyłącznie w Rejestrze sprzedaży VAT. W opisie faktury może zostać zawarta adnotacja, że dotyczy ona zadatku, zgodnie z ustaleniami umowy zawartej pomiędzy stronami.