Poradnik Przedsiębiorcy

Obowiązek podatkowy a zaliczka - o czym warto wiedzieć

W wielu przypadkach przedsiębiorcy przed wykonaniem usługi czy dostawą towaru pobierają zaliczki od nabywcy, aby pokryć koszty poniesione na wykonanie usługi czy dostawę towaru oraz zabezpieczyć się przed ewentualnym wycofaniem się kontrahenta z kontraktu. Działanie takie jest zrozumiałe, jednakże rozliczenie zaliczek budzi wśród przedsiębiorców wiele wątpliwości. Związane jest to z faktem, że w przypadku zaliczek różny jest moment powstania obowiązku podatkowego. W związku z tym różna jest data wykazania zaliczek w ewidencjach. Sprawdź, kiedy powstaje obowiązek podatkowy w przypadku otrzymania zaliczki.

Faktura zaliczkowa - co powinna zawierać?

Elementy, jakie powinna zawierać faktura zaliczkowa, wymienione zostały w art. 106f ustawy o VAT.

Faktura zaliczkowa powinna zawierać:

  • datę jej wystawienia,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  • numer kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

  • numery, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku,

  • otrzymaną kwotę zapłaty,

  • kwotę podatku wyliczoną według wzoru: kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku),

  • dane dotyczące transakcji, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.

Fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi. Dodatkowo fakturę należy wystawić nie później niż 30 dni przed otrzymaniem płatności, jednakże ze względu na brak możliwości przewidzenia daty  uregulowania zapłaty utarło się, aby wystawiać faktury zaliczkowe po otrzymaniu płatności.

Obowiązek podatkowy w transakcjach krajowych

Co do zasady zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą  otrzymania zaliczki, przedpłaty czy zadatku. Wyjątek stanowią usługi wymienione w art. 19a ust. 5 pkt 4, np. usługi telekomunikacyjne.

Zaliczka w transakcjach zagranicznych

Eksport

Przedpłaty i zaliczki mogą być również stosowane w odniesieniu do transakcji zagranicznych. Zgodnie z art. 41 ust. 9a ustawy o VAT, jeżeli przedsiębiorca otrzymał całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru, możliwe jest zastosowanie stawki 0%, jeśli wywóz nastąpi w ciągu 2 miesięcy od otrzymania zapłaty oraz jeśli w tym terminie otrzymał dokument potwierdzający wywóz towarów. W takiej sytuacji moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu otrzymania zaliczki powstaje w dacie otrzymania zaliczki.

Przykład. 1.

Firma na poczet eksportu maszyn poza UE otrzymała zaliczkę 20 sierpnia 2017 roku. Wywóz nastąpił 15 września, komunikat IE-599 otrzymano 16 września. Po stronie przedsiębiorcy pojawiło się pytanie, czy w takiej sytuacji możliwe jest zastosowanie 0% stawki oraz w jakim terminie należy wykazać otrzymaną zaliczkę.

W odniesieniu do transakcji możliwe jest zastosowanie 0% stawki VAT. Dodatkowo transakcję należy wykazać w sierpniu, czyli w miesiącu otrzymania zaliczki.

Przykład 2.

Firma na poczet eksportu maszyn poza UE otrzymała zaliczkę 20 sierpnia 2017 roku. Wywóz nastąpił 15 września, komunikat IE-599 otrzymany został w listopadzie. Po stronie przedsiębiorcy pojawiło się pytanie, czy w takiej sytuacji możliwe jest zastosowanie 0% stawki oraz w jakim terminie należy wykazać otrzymaną zaliczkę.

Dokumenty przewozowe zostały otrzymane po okresie dłuższym niż 2 miesiące od otrzymania zapłaty. W takiej sytuacji w sierpniu (miesiącu otrzymania zaliczki) powinna zostać wykazana otrzymana kwota z krajową stawką VAT. Natomiast po otrzymaniu dokumentu przewozowego w listopadzie możliwe jest skorygowanie wykazanej w sierpniu na rzecz wykazania zaliczki w listopadzie, z zastosowaniem 0% stawki VAT.

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o VAT, w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez podatnika, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano tej dostawy, z zastrzeżeniem ust. 4 oraz art. 20a.

W sytuacji gdy faktura nie zostanie wystawiona do 15. dnia miesiąca następnego, wówczas obowiązek podatkowy z tytułu transakcji powstaje 15. dnia miesiąca następnego.

Przykład 3.

Pan Janusz sprzedaje plastikowe opakowania do firmy z Niemiec. Sprzedaż dokonana została 30 sierpnia 2017 roku. Po stronie przedsiębiorcy pojawiło się pytanie, kiedy z tytułu WDT powstaje obowiązek podatkowy na gruncie VAT?

Przedsiębiorcy mają obowiązek wystawić fakturę do 15. dnia miesiąca następującego po dokonaniu sprzedaży, tj. 15 września. Obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia faktury. Jeśli faktura nie zostanie wystawiona w terminie, wówczas obowiązek podatkowy powstanie 15 września.

Ważne!

Otrzymanie zaliczki w ramach WDT jest neutralne podatkowo. Transakcji takiej nie wykazuje się na gruncie podatkowym.

W odniesieniu do transakcji WDT wykonywanych w sposób ciągły przez okres dłuższy niż miesiąc transakcję uznaje się za wykonaną z upływem każdego miesiąca aż do zakończenia dostawy towarów. Zaliczki otrzymywane w ramach wspomnianych transakcji WDT wykonywanych w sposób ciągły są neutralne podatkowo.

Jeśli do wspomnianej transakcji wystawiona została faktura, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury.

Przykład 4.

Pan Wiesław na podstawie długotrwałej umowy co miesiąc dokonuje dostawy towarów do firmy z Niemiec. Po stronie przedsiębiorcy pojawia się pytanie, czy otrzymana zaliczka generuje obowiązek podatkowy oraz w jakim terminie powstaje obowiązek podatkowy?

Otrzymane zaliczki nie powodują powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy. Co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z ostatnim dniem miesiąca, chyba że faktura zostanie wystawiona wcześniej, wtedy obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia faktury.

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów

Zgodnie z art. 20 ust. 5 ustawy o VAT obowiązek podatkowy w odniesieniu do WNT powstaje w momencie wystawienia faktury VAT (dot. czynnych podatników VAT), jednakże nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem WNT. Wpłacenie zaliczki w przypadku WNT jest neutralne podatkowo, tzn. nie generuje obowiązku podatkowego.

Przykład 5.

Pan Emil zakupił od kontrahenta z Niemiec odzież. Dokonana została 50% zaliczka na poczet przyszłej dostawy towarów. Po stronie pana Emila pojawiło się pytanie, czy zaliczka przy transakcji WNT generuje obowiązek podatkowy?

Wpłacenie zaliczki w transakcji WNT nie powoduje obowiązku podatkowego.

Podsumowanie

Zaliczki w odniesieniu do transakcji krajowych generują obowiązek podatkowy na gruncie podatku VAT w momencie otrzymania zaliczki.

W transakcjach WNT i WDT zaliczki mają charakter neutralny, czyli nie powodują powstania obowiązku podatkowego.

W transakcji eksportu obowiązek podatkowy z tytułu otrzymania zaliczki powstaje w dacie jej otrzymania, pod warunkiem że wywóz towaru nastąpi w ciągu 2 miesięcy od otrzymania zapłaty oraz jeśli w tym terminie otrzymano dokument  potwierdzający wywóz towarów z kraju.