Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Kasa rejestrująca ma określone informacje dotyczące sprzedawcy, w tym dane dotyczącego adresu. W związku z tym pojawia się pytanie, jak powinien postąpić podatnik, w momencie, kiedy miejsce ma zmiana adresu użytkowania kasy fiskalnej? Jakie ewentualne sankcje wiążą się z brakiem powiadomienia o takiej zmianie?
Jakie informacje są zapisane w pamięci kasy fiskalnej?
Doprecyzowanie obowiązków związanych z kasą fiskalną ma miejsce w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z par. 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży. W myśl zaś par. 8 ust. 1 ww. rozporządzenia paragon fiskalny wystawia się w sposób zapewniający czytelną treść, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.
Obligatoryjne elementy treści paragonu fiskalnego określa par. 25 rozporządzenia, gdzie możemy przeczytać, że w przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii paragon fiskalny zawiera co najmniej takie dane jak:
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
- numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
- numer kolejny wydruku;
- datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;
- oznaczenie „PARAGON FISKALNY”.
Co istotne, dane zawarte na paragonie fiskalnym powinny znajdować się w kolejności określonej w ww. przepisie z wyjątkiem danych o dacie oraz godzinie i minucie sprzedaży, a logo fiskalne i numer unikatowy powinny być umieszczone centralnie w ostatniej linii paragonu fiskalnego.
Obowiązek zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o zmianie adresu
Przepisy rozporządzenia w zakresie, w jakim odnoszą się do sposobu prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, wskazują w par. 23, że w przypadku wystąpienia okoliczności skutkujących zmianą właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, podatnik w terminie 7 dni od dnia wystąpienia tych okoliczności składa do właściwego po zmianie naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenie danych dotyczących kasy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia, w celu zarejestrowania w prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego ewidencji kasy pod dotychczasowym numerem ewidencyjnym.
Natomiast podatnik w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii informuje o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego, składając aktualizację zgłoszenia danych dotyczących kasy według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia.
W przypadku zmiany miejsca używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii podatnik zapewnia dokonanie zmiany w książce kasy w zakresie określenia miejsca używania kasy oraz zapewnia dokonanie zmiany danych zapisanych w pamięci kasy dotyczących adresu punktu sprzedaży, w którym po dokonanej zmianie kasa będzie używana.
Przepis wskazuje też, że zmiana miejsca używania kasy nie wymaga dokonania odczytu zawartości pamięci fiskalnej.
Z powyższej regulacji wynikają zatem 2 obowiązki:
- jeżeli zmiana adresu wiąże się ze zmianą właściwości urzędu skarbowego, to należy w terminie 7-dniowym dokonać zgłoszenia do nowego naczelnika US w zakresie kasy;
- jeżeli zmiana adresu nie wiąże się ze zmianą właściwości urzędu skarbowego, to podatnik ma obowiązek w terminie 7-dniowym dokonać aktualizacji zgłoszenia danych dotyczących kasy.
W kwestii ewentualnych sankcji warto zwrócić uwagę na treść art. 80 KKS, gdzie wskazano, że kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. To powoduje, że podatnik, nie dokonując zawiadomienia o zmianie miejsca używania kasy, może narazić się na sankcje karnoskarbowe w postaci kary grzywny.
Zmiana adresu użytkowania kasy fiskalnej online
Warto odnotować, że nieco inne zasady obowiązują w przypadku zmiany adresu w przypadku kas online. Otóż podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy online, wystawiają m.in. raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej. Zgodnie zaś z definicją ustawową raport fiskalny zdarzeń to raport fiskalny wystawiony przy użyciu kasy online zawierający dane o zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kasy, w szczególności dla prawidłowości prowadzenia ewidencji, które wystąpiły podczas używania kasy, w tym o:
- zmianie stawek podatku,
- fiskalizacji,
- zakończeniu pracy kasy w trybie fiskalnym,
- włączeniu i wyłączeniu trybu serwisowego,
- wymianie pamięci chronionej powiązanej z pamięcią fiskalną,
- datach wykonania przeglądów technicznych wraz z polem do wprowadzenia numeru identyfikatora serwisanta,
- zmianie adresu punktu sprzedaży.
Ponadto, jak wynika z treści par. 18 rozporządzenia w sprawie kas, w przypadku zmiany miejsca używania kasy online podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy.
Podobne regulacje występują w przypadku kas mających postać oprogramowania. Taka wirtualna kasa zawiera w bazie danych m.in. rejestr zdarzeń. Ów rejestr obejmuje m.in. przypadki zmiany adresu punktu sprzedaży.
Kasa mająca postać oprogramowania wystawia raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej zawierające w szczególności kolejno pozycje:
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
- numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
- oznaczenie „RAPORT FISKALNY ZDARZEŃ”;
- oznaczenie:
- dotyczące rodzaju raportowanych zdarzeń – w przypadku raportowania zdarzeń wybranego rodzaju, albo
- „ŁĄCZNY” – w przypadku raportowania wszystkich zdarzeń z wybranego okresu;
- okres objęty raportem w zakresie daty i czasu oraz numerów raportów fiskalnych dobowych;
- zdarzenia obejmujące wskazanie rodzaju zdarzenia, datę i czas zdarzenia oraz wartości zaprogramowane w wyniku zdarzenia, o ile występują;
- datę i czas wystawienia raportu fiskalnego zdarzeń;
- umieszczone centralnie logo fiskalne i numer unikatowy.
W świetle powyższych wyjaśnień możemy wskazać, że zakres obowiązków związany ze zmianą adresu używania kasy fiskalnej uzależniony jest od rodzaju kasy fiskalnej, jaką posługuje się podatnik. Zmiana ta może być bowiem zgłoszona do naczelnika US poprzez stosowne zawiadomienie lub odnotowana w rejestrze zdarzeń w pamięci kasy fiskalnej.
