W myśl przepisów Ustawy z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych podmioty zatrudniające (w tym pracodawcy) zawierają z wybranymi przez siebie instytucjami finansowymi umowy o zarządzanie PPK. W niektórych przypadkach dokonany wybór instytucji finansowej może z upływem czasu zostać uznany przez podmiot zatrudniający za nietrafny, co będzie go skłaniać do zakończenia współpracy z tą instytucją i nawiązania jej z inną. Kiedy możliwa jest zmiana instytucji finansowej?
Umowa o zarządzanie PPK
Umowa o zarządzanie PPK określa w szczególności:
- strony umowy;
- nazwę funduszy zdefiniowanej daty, zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
- warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK;
- warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty;
- warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
- wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych;
- sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
- maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy;
- warunki zmiany umowy;
- warunki i okres wypowiedzenia umowy;
- warunki dokonywania konwersji lub zamiany.
W przypadku zawarcia umowy o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń do umowy tej dołącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Umowa o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także:
- wysokość sumy ubezpieczenia,
- wysokość składki ochronnej,
- brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.
Czy jest możliwa zmiana instytucji finansowej?
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PPK podmiot zatrudniający może wypowiedzieć umowę o zarządzanie PPK, jeżeli zawarł ją z inną instytucją finansową zarządzaną przez inne towarzystwo funduszy inwestycyjnych, PTE, Pracownicze Towarzystwo Emerytalne albo zakład ubezpieczeń. Zmiana instytucji finansowej przez podmiot zatrudniający dopuszczana jest przez ustawę o PPK właściwie bez ograniczeń. W szczególności ustawa nie narzuca żadnych wymogów w zakresie długości trwania umowy o zarządzanie PPK z daną instytucją finansową.
Wybór nowej instytucji finansowej
Wyłonienie instytucji finansowej, z którą podmiot zatrudniający zamierza zawrzeć umowę o zarządzanie PPK zastępującą umowę z dotychczasową instytucją finansową, musi nastąpić zgodnie z wymogami określonymi w art. 7 ust. 3 ustawy o PPK, czyli:
- w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w podmiocie zatrudniającym;
- na podstawie oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi;
- z uwzględnieniem najlepiej rozumianego interesu osób zatrudnionych.
Z tak wybraną instytucją finansową podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK.
Nowa umowa o prowadzenie PPK
Podmiot zatrudniający niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o zarządzanie PPK z nową instytucją finansową, zobowiązany jest zawrzeć w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych w podmiocie zatrudniającym umowy o prowadzenie PPK, jeżeli osoby zatrudnione miały zawarte umowy o prowadzenie PPK w dniu poprzedzającym dzień zawarcia przez podmiot zatrudniający umowy o zarządzanie PPK z nową instytucją finansową.
Informacja w sprawie złożenia wniosku o wypłatę transferową
Kolejną czynnością, którą musi dokonać podmiot zatrudniający, jest poinformowanie osoby zatrudnionej o obowiązku złożenia w jej imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jej rachunku PPK prowadzonym przez instytucję finansową, której umowa o zarządzanie PPK została wypowiedziana przez podmiot zatrudniający – na rachunek PPK osoby zatrudnionej prowadzony przez nową instytucję finansową.
Decyzja osoby zatrudnionej
W terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji w sprawie możliwości złożenia wniosku o wypłatę transferową osoba zatrudniona może poinformować w formie pisemnej podmiot zatrudniający o braku zgody na złożenie takiego wniosku w jej imieniu. Jeżeli osoba zatrudniona nie poinformuje o braku swojej zgody, uznaje się, że pracodawca jest upoważniony do złożenia w jej imieniu wniosku o wypłatę transferową.
Przykład 1.
W zakładzie pracy miała miejsce zmiana instytucji finansowej, w związku z tym 14 maja pan Adam został poinformowany przez swojego pracodawcę o możliwości złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową. 25 maja pan Adam poinformował pracodawcę o braku zgody na złożenie wspomnianego wniosku. W związku z tym, że informując o braku zgody, nie dochował on 7-dniowego terminu na przekazanie informacji, jego informacja o braku zgody jest bezskuteczna – traktuje się ją tak, jakby nie została pracodawcy przekazana.
Dyspozycja wypłat transferowych
W przypadku nieotrzymania informacji o braku zgody osoby zatrudnionej na złożenie w jej imieniu wniosku o wypłatę transferową podmiot zatrudniający składa za pośrednictwem podmiotu zarządzającego nową instytucją finansową wspomniany wniosek o wypłatę transferową środków zgromadzonych na rachunku PPK prowadzonym dla osoby zatrudnionej przez instytucję finansową, której umowa o zarządzanie PPK została wypowiedziana przez podmiot zatrudniający, na jej rachunek PPK prowadzony przez nową instytucję finansową.
Informacja o wypłacie
Instytucja finansowa, której wypowiedziano umowę o zarządzanie PPK, informuje podmiot zatrudniający o wypłacie, wypłacie transferowej lub zwrocie środków zgromadzonych na rachunku PPK na podstawie umowy o prowadzenie PPK zawartej w imieniu i na rzecz uczestnika PPK przez ten podmiot zatrudniający, w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przeprowadzona została wypłata, wypłata transferowa lub zwrot.
Umowa o zarządzanie PPK jest najistotniejszą, podstawową umową zawieraną w ramach systemu PPK. Ustawowa możliwość rozwiązania tej umowy i zawarcia nowej, z inną instytucją finansową, stanowi instrument, dzięki któremu podmioty zatrudniające mogą optymalizować swój udział w systemie, z uwzględnieniem zabezpieczenia interesu osób zatrudnionych.
