Poradnik Przedsiębiorcy

Zmiana instytucji finansowej

W myśl przepisów Ustawy z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych podmioty zatrudniające (w tym pracodawcy) zawierają z wybranymi przez siebie instytucjami finansowymi umowy o zarządzanie PPK. W niektórych przypadkach dokonany wybór instytucji finansowej może z upływem czasu zostać uznany przez podmiot zatrudniający za nietrafny, co będzie go skłaniać do zakończenia współpracy z tą instytucją i nawiązania jej z inną. Kiedy możliwa jest zmiana instytucji finansowej?

Umowa o zarządzanie PPK

Umowa o zarządzanie PPK określa w szczególności:

  • strony umowy;
  • nazwę funduszy zdefiniowanej daty, zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
  • warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK;
  • warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty;
  • warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
  • wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych;
  • sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
  • maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy;
  • warunki zmiany umowy;
  • warunki i okres wypowiedzenia umowy;
  • warunki dokonywania konwersji lub zamiany.

W przypadku zawarcia umowy o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń do umowy tej dołącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Umowa o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także:

  • wysokość sumy ubezpieczenia,
  • wysokość składki ochronnej,
  • brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Czy jest możliwa zmiana instytucji finansowej?

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PPK podmiot zatrudniający może wypowiedzieć umowę o zarządzanie PPK, jeżeli zawarł ją z inną instytucją finansową zarządzaną przez inne towarzystwo funduszy inwestycyjnych, PTE, Pracownicze Towarzystwo Emerytalne albo zakład ubezpieczeń. Zmiana instytucji finansowej przez podmiot zatrudniający dopuszczana jest przez ustawę o PPK właściwie bez ograniczeń. W szczególności ustawa nie narzuca żadnych wymogów w zakresie długości trwania umowy o zarządzanie PPK z daną instytucją finansową.

Wybór nowej instytucji finansowej 

Wyłonienie instytucji finansowej, z którą podmiot zatrudniający zamierza zawrzeć umowę o zarządzanie PPK zastępującą umowę z dotychczasową instytucją finansową, musi nastąpić zgodnie z wymogami określonymi w art. 7 ust. 3 ustawy o PPK, czyli:

  • w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w podmiocie zatrudniającym;
  • na podstawie oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi;
  • z uwzględnieniem najlepiej rozumianego interesu osób zatrudnionych.

Z tak wybraną instytucją finansową podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK.

Nowa umowa o prowadzenie PPK 

Podmiot zatrudniający niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o zarządzanie PPK z nową instytucją finansową, zobowiązany jest zawrzeć w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych w podmiocie zatrudniającym umowy o prowadzenie PPK, jeżeli osoby zatrudnione miały zawarte umowy o prowadzenie PPK w dniu poprzedzającym dzień zawarcia przez podmiot zatrudniający umowy o zarządzanie PPK z nową instytucją finansową.

Informacja w sprawie złożenia wniosku o wypłatę transferową 

Kolejną czynnością, którą musi dokonać podmiot zatrudniający, jest poinformowanie osoby zatrudnionej o obowiązku złożenia w jej imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jej rachunku PPK prowadzonym przez instytucję finansową, której umowa o zarządzanie PPK została wypowiedziana przez podmiot zatrudniający – na rachunek PPK osoby zatrudnionej prowadzony przez nową instytucję finansową.

Wypłata transferowa to w rozumieniu ustawy o PPK przekazanie środków z jednego rachunku PPK na inny rachunek PPK – a także na IKE małżonka zmarłego uczestnika PPK lub na IKE osoby uprawnionej, na PPE małżonka zmarłego uczestnika PPK lub na PPE osoby uprawnionej, na rachunek terminowej lokaty oszczędnościowej uczestnika PPK, o której mowa w ustawie Prawo bankowe, na rachunek lokaty terminowej uczestnika PPK prowadzony w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, na rachunek terminowej lokaty oszczędnościowej wskazany przez małżonka lub byłego małżonka uczestnika PPK, na rachunek lokaty terminowej prowadzony w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej wskazany przez małżonka lub byłego małżonka uczestnika PPK lub do zakładu ubezpieczeń.

Decyzja osoby zatrudnionej 

W terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji w sprawie możliwości złożenia wniosku o wypłatę transferową osoba zatrudniona może poinformować w formie pisemnej podmiot zatrudniający o braku zgody na złożenie takiego wniosku w jej imieniu. Jeżeli osoba zatrudniona nie poinformuje o braku swojej zgody, uznaje się, że pracodawca jest upoważniony do złożenia w jej imieniu wniosku o wypłatę transferową.

Przykład 1.

W zakładzie pracy miała miejsce zmiana instytucji finansowej, w związku z tym 14 maja pan Adam został poinformowany przez swojego pracodawcę o możliwości złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową. 25 maja pan Adam poinformował pracodawcę o braku zgody na złożenie wspomnianego wniosku. W związku z tym, że informując o braku zgody, nie dochował on 7-dniowego terminu na przekazanie informacji, jego informacja o braku zgody jest bezskuteczna – traktuje się ją tak, jakby nie została pracodawcy przekazana. 

Dyspozycja wypłat transferowych 

W przypadku nieotrzymania informacji o braku zgody osoby zatrudnionej na złożenie w jej imieniu wniosku o wypłatę transferową podmiot zatrudniający składa za pośrednictwem podmiotu zarządzającego nową instytucją finansową wspomniany wniosek o wypłatę transferową środków zgromadzonych na rachunku PPK prowadzonym dla osoby zatrudnionej przez instytucję finansową, której umowa o zarządzanie PPK została wypowiedziana przez podmiot zatrudniający, na jej rachunek PPK prowadzony przez nową instytucję finansową.

W razie braku zgody uczestnika PPK na złożenie wniosku o wypłatę transferową środki dotychczas zgromadzone na rachunku PPK prowadzonym przez instytucję finansową, z którą umowę o prowadzenie PPK zawarł na rzecz i w imieniu tego uczestnika PPK podmiot zatrudniający, pozostają na tym rachunku PPK do czasu ich wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu.

Informacja o wypłacie 

Instytucja finansowa, której wypowiedziano umowę o zarządzanie PPK, informuje podmiot zatrudniający o wypłacie, wypłacie transferowej lub zwrocie środków zgromadzonych na rachunku PPK na podstawie umowy o prowadzenie PPK zawartej w imieniu i na rzecz uczestnika PPK przez ten podmiot zatrudniający, w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przeprowadzona została wypłata, wypłata transferowa lub zwrot.

Umowa o zarządzanie PPK jest najistotniejszą, podstawową umową zawieraną w ramach systemu PPK. Ustawowa możliwość rozwiązania tej umowy i zawarcia nowej, z inną instytucją finansową, stanowi instrument, dzięki któremu podmioty zatrudniające mogą optymalizować swój udział w systemie, z uwzględnieniem zabezpieczenia interesu osób zatrudnionych.