Poradnik Przedsiębiorcy

Nadgodziny w pigułce z praktycznymi przykładami

Zagadnienie z obszaru kadrowo-płacowego dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i wynagrodzenia za nie przysługującego jest zaliczane do grona jednych z trudniejszych do opanowania. Mnogość przypadków i zasad im towarzyszących może przytłoczyć nawet doświadczoną osobę. W artykule Nadgodziny w pigułce wyjaśniamy najważniejsze zagadnienia związane z rozliczaniem nadgodzin oraz wyjaśniamy je na przykładach.

Nadgodziny – wprowadzenie

W słownictwie kodeksowym nie znajdziemy określenia „nadgodziny” – jest ono używane przez praktyków. Nadgodzinami w języku oficjalnym są „godziny nadliczbowe”, jednak ze względu na przyjęte normy w artykule będziemy posługiwać się słownictwem potocznym.

Definicja nadgodzin została podana w Kodeksie pracy.

Art. 151 Kodeksu pracy

§ 1. Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. [...]

W celu przysposobienia sobie natury nadgodzin warto zdefiniować, że w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym, normy czasu pracy określone w Kodeksie pracy wynoszą:

  • 8 godzin na dobę (norma dobowa);
  • przeciętnie 40 godzin na tydzień (norma tygodniowa).

Czym natomiast jest okres rozliczeniowy i ile może maksymalnie wynieść? Okres rozliczeniowy to przedział czasu wyrażony w tygodniach lub miesiącach, na który jest planowany i po upływie którego jest rozliczana praca każdego pracownika. Zgodnie z ogólnie przyjętymi normami okres rozliczeniowy może wynieść: od jednego do 4 miesięcy.

Jednakże jeżeli zachodzą uzasadnione okoliczności, wtedy przedsiębiorstwo może skierować się do Państwowej Inspekcji Pracy z wnioskiem o wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy.

Pracownik nie ma prawa z własnej inicjatywy wykonywać pracy w godzinach nadliczbowych, oczekując za nią zapłaty. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna tylko w określonych przypadkach, tj.: 

  • w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
  • w razie szczególnych potrzeb pracodawcy.

Ustawowo nie zostało zdefiniowane, co się mieści w ramach określenia „szczególne potrzeby pracodawcy”. Natomiast należy założyć, że nie powinno się do nich zaliczać standardowej, zaplanowanej z góry pracy, której wykonanie w późniejszym terminie nie wpłynie na ciągłość pracy przedsiębiorstwa

Limit nadgodzin

Podstawowym pytaniem, jakie rodzi się w związku z omawianiem tematu nadgodzin, jest to, ile tak naprawdę pracownik może ich wypracowywać. Zestawienie limitów pracy w nadgodzinach obrazuje poniższa tabela.

Okres

Maksymalna sumaryczna liczba godzin pracy

Wyjaśnienie

Doba

13 godzin

Pracownik w ciągu doby może pracować najwyżej 13 godzin łącznie z nadgodzinami. Limit ten wynika z obowiązku zapewnienia pracownikowi 11-godzinnego odpoczynku w ciągu doby.

Pracownik zatrudniony:

  • w podstawowym czasie pracy (8h/1 dzień) może mieć max. 5 nadgodzin;

  • w równoważnym czasie pracy (gdy praca 12h/1 dzień) może mieć max. 1 nadgodzinę.

Tydzień

48* godzin

Zgodnie z art. 131 Kodeksu pracy: „Tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym”.

Rok

150** godzin

Art. 151 Kodeksu pracy wskazuje wprost, że liczba nadgodzin dla danego pracownika nie może przekroczyć 150 godzin w roku kalendarzowym.

* Ograniczenie to nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.

**Jest możliwość zwiększenia kwoty określonego w kodeksie limitu godzin nadliczbowych. W tym celu należy umieścić stosowny zapis w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym. W przypadku pracowników zatrudnionych w zakładzie, gdzie nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy oraz tam, gdzie nie ma układu zbiorowego, stosowny zapis zwiększający limit pracy w nadgodzinach powinien się znaleźć w umowie o pracę. Maksymalny, nieprzekraczalny limit godzin nadliczbowych rocznych może wynieść aż 416.

Wynagrodzenie za nadgodziny

Zgodnie z przepisami art. 151(1) Kodeksu pracy za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje wynagrodzenie zasadnicze, ale i odpowiedni dodatek.

Wysokość dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych

Okoliczności powstania nadgodzin

100%

Nadgodziny wypracowane:

  • w nocy;

  • w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy zgodnie z zaplanowanym rozkładem czasu pracy;

  • za pracę w dniu wolnym otrzymanym za pracę w niedzielę lub święto.

Za przekroczenie przeciętnej pięciodniowej normy czasu pracy, a więc za pracę w sobotę lub niedzielę, w sytuacji gdy pracodawca i pracownik nie dogadali się co do wykorzystania w zamian za pracę w godzinach nadliczbowym czasu wolnego.*

50%

Nadgodziny wypracowane w każdym innym dniu/porze niż ww. – zazwyczaj przekroczenie dobowej normy czasu pracy nienachodzącej na godziny nocne.

*Co do zasady jeżeli pracownik zobowiązany był do pracy w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, powinien w pierwszej kolejności otrzymać dzień wolny w ramach danego okresu rozliczeniowego. W przypadku gdy pracownik realnie nie będzie miał możliwości odebrać dnia wolnego, wtedy pracodawca zobowiązany jest wypłacić mu wynagrodzenie wraz z dodatkiem wynoszącym 100%.

Oddawanie dnia wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych

Tak jak zostało to już wyjaśnione, w sytuacji gdy pracownik świadczył pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, czas ten powinien mieć zrekompensowany poprzez oddanie innego dnia wolnego w ramach tego samego okresu rozliczeniowego. To, w jakim wymiarze musi odebrać te nadgodziny, uzależnione jest od dodatkowych czynników.

Wnioskodawca o odbiór nadgodzin w postaci czasu wolnego

Wymiar przyznawanego czasu wolnego za nadgodziny

Pracownik

1:1

Za 8 godzin pracy w sobotę pracownik odbiera 8 godzin czasu wolnego w innym terminie, w ramach danego okresu rozliczeniowego.

Pracodawca

1:1,5 

Za 8 godzin pracy w sobotę pracownik odbiera 8 i dodatkowo 4 godziny czasu wolnego, w ramach danego okresu rozliczeniowego.

Pracodawca ma wpływ na termin odbioru nadgodzin przez pracownika, jednak najkorzystniejszym rozwiązaniem jest uzgodnić ten termin za porozumieniem stron.

W artykule "Nadgodziny w pigułce” poruszone zostały podstawowe tematy związane z określaniem i rozliczaniem godzin nadliczbowych. W kolejnych częściach omówione zostaną zagadnienia praktyczne z zakresu rozliczania nadgodzin w podstawowym i równoważnym czasie pracy.