Praca zdalna przez pandemię COVID-19 stała się bardzo popularna. W dalszym ciągu wiele pracowników pracuje w ten sposób i przewiduje się, że nawet gdy pandemia wygaśnie, część z nich będzie kontynuować ten tryb. Taki sposób realizacji obowiązków wynikających z zawartych umów z pracodawcą jest wygodny zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Pracodawca ogranicza koszty utrzymania miejsca pracy, a pracownik zyskuje czas, który wcześniej przeznaczał na dojazdy do pracy i łatwiej jest mu połączyć życie codzienne z pracą. W poniższym artykule rozpatrzymy temat, jakim jest zwrot kosztów zakupu sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej.
Kiedy pracodawca może skierować pracownika do wykonywania pracy zdalnej?
Decyzja o skierowaniu pracownika do wykonywania pracy zdalnej należy do pracodawcy. To on w oparciu na charakterze wykonywanej pracy, możliwości zapewnienia pracy zdalnej, ograniczeniu ryzyka zakażenia koronawirusem czy inne przesłanki powinien rozważyć, jaka forma pracy jest preferowana w danym momencie.
W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Pracodawca może zobowiązać swoich pracowników wykonujących obowiązki pracownicze zdalnie do prowadzenia ewidencji wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.
Trzeba mieć na uwadze, że na podstawie art. 3 ust. 8 ustawy o COVID-19 pracodawca w każdej chwili może cofnąć decyzję o skierowaniu pracownika do pracy zdalnej i polecić powrót do biura.
Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
Powyższy zapis w ustawie o COVID-19 zapewnia pracownikom podstawę prawną do odmowy wykonywania pracy zdalnej, w razie gdy nie posiadają warunków do takiej pracy, czyli np. nie mają możliwości technicznych lub lokalowych. Niestety przepisy nie określają, jakie warunki są odpowiednie do pracy zdalnej, przez co ewentualne udowodnienie niespełnienia ich jest utrudnione, natomiast jest to podstawa prawna, której można użyć, deklarując gotowość wykonywania pracy w siedzibie pracodawcy.
Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi sprzęt do pracy zdalnej?
Skierowanie pracowników do wykonywania obowiązków pracowniczych zdalnie nastąpiło niespodziewanie w wyniku rozprzestrzeniającej się pandemii COVID-19. W marcu 2020 roku wiele osób pracowało z domu bez odpowiedniego sprzętu i miejsca do wygodnej i komfortowej pracy. Minęło już sporo czasu i osoby, które w dalszym ciągu wykonują pracę zdalnie, zazwyczaj mają już przygotowane odpowiednie do niej stanowiska, na które składają się przede wszystkim przestrzeń do pracy, komfortowe fotele i biurka oraz dobry sprzęt.
W części przypadków to pracodawcy zadbali o komfort pracowników, udostępniając im meble biurowe oraz sprzęt elektroniczny na ten czas, w innych to sami pracownicy zmuszeni byli zainwestować w odpowiednie wyposażenie swoich mieszkań w celu wykonywania obowiązków z domu. Kto ponosi obowiązek przystosowania stanowiska pracy pracownika do wykonywania obowiązków zdalnie? Czy pracodawca powinien zapewnić niezbędny sprzęt, czy pracownik sam powinien o to zadbać?
Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.
Jak widzimy, pracodawca, który kieruje pracownika do wykonywania pracy zdalnej, ma obowiązek zapewnić nie tylko narzędzia i materiały potrzebne do jej wykonywania, lecz także obsługę logistyczną pracy zdalnej. Oznacza to, że pracownik co do zasady powinien mieć udostępniony odpowiedni sprzęt oraz dostać szczegółowe informacje, w jaki sposób ma wykonywać swoje obowiązki.
Podstawowym narzędziem niezbędnym do pracy zdalnej jest komputer, jednak w zależności od specyfiki pracy do wykonywania obowiązków może być potrzebny także dodatkowy monitor, telefon służbowy, słuchawki z mikrofonem czy inne sprzęty. Do pracodawcy należy ocena, jakie narzędzia i materiały są niezbędne pracownikowi do wykonywania określonych obowiązków. Przed skierowaniem pracowników do wykonywania pracy zdalnej pracodawca powinien przeanalizować swoje możliwości zapewnienia wszystkim pracownikom porównywalnej ilości i rodzaju sprzętów do pracy zdalnej; ewentualne zróżnicowanie dostępu do narzędzi i materiałów dla pracowników na tych samych stanowiskach może zostać uznane za dyskryminację.
Wykonywanie pracy zdalnej przy użyciu prywatnego sprzętu
Zdarza się, że do wykonywania obowiązków w ramach pracy zdalnej pracownicy wykorzystują prywatny sprzęt. Nie ma przeciwwskazań ku takiemu rozwiązaniu, ale wyłącznie za zgodą lub na wniosek pracownika. Podkreślamy, że praca zdalna może odbywać się przy użyciu prywatnych sprzętów, jednak tylko wtedy, gdy umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych.
Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Wykorzystanie prywatnego sprzętu na potrzeby pracy zdalnej wiąże się z koniecznością ponoszenia dodatkowych kosztów przez pracownika na zakup odpowiedniego wyposażenia i sprzętów czy kosztów ich eksploatacji. W związku z tym wielu pracodawców niemogących zapewnić kompletnego wyposażenia do pracy zdalnej dla swoich pracowników decyduje się na zwrot całości lub części kosztów poniesionych przez pracowników na przystosowanie stanowiska pracy do wykonywania pracy w domu. Pojawiają się wówczas wątpliwości ewentualnego opodatkowania refundacji sprzętu i wyposażenia biurowego niezbędnego do pracy zdalnej.
Zwrot kosztów zakupu sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej na gruncie PIT
W przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną w związku z panującą pandemią COVID-19 ewentualna refundacja kosztów zakupu sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej nie powoduje powstania przychodu po stronie pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na pracodawcy jako płatniku podatku PIT nie ciążą obowiązki płatnika z tytułu zwrotu całości bądź części kosztów na zakup sprzętu i wyposażenia potrzebnego do wykonywania pracy zdalnej.
Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów niezbędnych do pracy zdalnej, wypłacona przez pracodawcę refundacja na zakup odpowiednich sprzętów nie jest zatem przychodem pracownika. Nie ma znaczenia sposób zapewnienia pracownikowi narzędzi i materiałów niezbędnych do pracy zdalnej, może być to zarówno forma rzeczowa, jak i poprzez wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi.
Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podatkowych potwierdzają stanowisko, że zwrot kosztów zakupu sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej nie powoduje powstania przychodu w rozumieniu podatku dochodowego od osób fizycznych.
Zwrot kosztów zakupu sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej – interpretacja indywidualna
W interpretacji indywidualnej (sygn. 0115-KDIT1.4011.851.2020.1.KK) z 1 lutego 2021 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wnioskodawcą jest spółka z o.o. występująca w roli pracodawcy i płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.
Przedmiotem działalności spółki jest m.in. przetwarzanie danych i zarządzanie stronami internetowymi. W związku z wprowadzonym stanem zagrożenia epidemicznego oraz stanu epidemii spółka współpracuje z częścią pracowników w trybie pracy zdalnej, nieuregulowanej przepisami Kodeksu pracy. Tryb pracy zdalnej wprowadzono na polecenie pracodawcy, dopuszczono wykonywanie pracy zdalnej dla wszystkich pracowników, którym charakter pracy na to zezwala. Spółka wprowadziła regulamin pracy zdalnej, w którym przewidziana została możliwość refundacji kosztów zakupionego przez pracowników sprzętu niezbędnego do wykonywania obowiązków pracowniczych w trakcie pracy zdalnej obejmujący wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
Zgodnie z regulaminem, pracownik uprawniony jest do zawnioskowania do wnioskodawcy o zwrot kosztów za zakupiony sprzęt niezbędny do wyposażenia stanowiska pracy do pracy zdalnej obejmujący krzesło, stół/biurko, podnóżek, uchwyt na dokumenty, apteczkę, gaśnicę proszkową. Wysokość refundacji wynosi maksymalnie 800 zł brutto i przysługuje jednorazowo każdemu pracownikowi. Zwrot kwoty przeznaczonej na zakup sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej odbywa się na podstawie imiennej faktury lub imiennego paragonu. Weryfikacji oraz akceptacji zakupu na podstawie dowodu nabycia sprzętu dokonuje przełożony. Kwota 800 zł może być wykorzystana jednorazowo lub podzielona na części. Zakupiony przez pracownika sprzęt stanowi własność pracownika i pozostanie jego własnością po zakończeniu stosunku zatrudnienia. Na podstawie przepisów regulaminu refundacja nie przysługuje w okresie wypowiedzenia. Jednocześnie spółka dopuszcza możliwość dodatkowej refundacji kosztów po wykorzystaniu przez pracownika limitu kwoty 800 zł brutto, jednak tylko w wyjątkowych i uzasadnionych sytuacjach, decyzja o ewentualnej dodatkowej refundacji jest podejmowana przez bezpośredniego przełożonego pracownika po konsultacji z działem HR.
Spółka zadała pytanie, czy zwrot przez wnioskodawcę kosztu na rzecz pracowników z tytułu zakupu przez nich sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej podlegać będzie zwolnieniu zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT oraz czy w związku z tym spółka jako płatnik będzie zobowiązana do pobrania zaliczki na podatek dochodowy z tego tytułu na podstawie art. 31 ustawy o PIT.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że kwota refundacji kosztów zakupionego przez pracowników sprzętu niezbędnego do wykonywania obowiązków pracowniczych w trakcie pracy zdalnej nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, stwierdzając, co następuje:
„[…] jak wynika z art. 3 pkt 4 narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca, jednakże na podstawie art. 3 pkt 5 przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
W sytuacji zlecenia pracy zdalnej, na podstawie ww. przepisów ustawy z 2 marca 2020 roku, w związku z regulacją wynikającą z art. 3 pkt 4, zgodnie z którą obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej, po stronie pracownika, na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie powstanie z tego tytułu przychód. Co istotne, bez znaczenia pozostaje sposób zapewnienia narzędzi i materiałów, tj. czy nastąpi w formie rzeczowej, czy też poprzez wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.
Mając na uwadze powyższe regulacje w przypadku pracowników Wnioskodawcy, którzy pracę zdalną wykonują w związku z występowaniem zagrożenia epidemicznego, otrzymany zwrot kosztów zakupu niezbędnego do pracy sprzętu nie będzie skutkował powstaniem po ich stronie przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych. W konsekwencji nie może mieć zastosowania przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy. Równocześnie na Wnioskodawcy jako płatniku nie ciążą z tego tytułu obowiązki płatnika”.
Przytoczone przepisy prawne odnoszą się do stanu bieżącego i kolejnych 3 miesięcy po odwołaniu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Przyzwyczajenia pracowników i oczekiwania pracodawców zmieniły się jednak na stałe i niezależnie od tego, czy epidemia będzie trwać, czy wygaśnie, część pracowników za obopólną zgodą pracownika i pracodawcy będzie wykonywać pracę zdalną. Oznacza to, że czasowy charakter przepisów ustawy o COVID-19 jest niewystarczający, docelowo wszyscy oczekujemy na zapowiadaną nowelizację Kodeksu pracy.
