Poradnik Przedsiębiorcy

Stosunek pracy - cz. I

Nie każdy wie, z czym wiąże się nawiązanie stosunku pracy. Czy pojęcie to odnosi się także do umów cywilnoprawnych? Czy osoba zatrudniona na podstawie umowy o dzieło czy zlecenie ma takie same prawa jak pracownik, z którym została zawarta umowa o pracę? Czym charakteryzuje się stosunek pracy oraz jakie przepisy regulują tę relację? Na wszystkie te pytania odpowiemy w artykule.

Stosunek pracy - definicja

Stosunek pracy jest relacją prawną, zachodząca pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, w ramach której obowiązkiem pracownika jest wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy pod jego kierownictwem w wyznaczonym przez niego w miejscu i czasie. Pracodawca natomiast zobowiązuje się do wypłacania pracownikowi wynagrodzenia.

Każde zatrudnienie, które spełnia powyższe przesłanki, może zostać uznane za stosunek pracy - niezależnie od typu zawartej umowy.

Stosunek pracy a wybór rodzaju umowy

Pracodawca, decydując się na zatrudnienie pracownika, musi dokonać wyboru rodzaju umowy pomiędzy umową zawartą na gruncie przepisów prawa pracy a umową regulowaną przez przepisy prawa cywilnego. Konieczne jest też rozpoznanie, jaki charakter będą miały czynności wykonywane przez zatrudnionego.

Umowa zlecenia

Umowa zlecenia jest umową starannego działania. Kluczowe jest sumienne i dokładne wykonywanie zapisanych w umowie czynności przy jednoczesnym braku skonkretyzowanego efektu, jaki miałby być osiągnięty. Co do zasady zleceniobiorcy nie wolno powierzać wykonania czynności innej osobie, chyba że taką możliwość przewidują zapisy umowy. Umowa zlecenia nie wiąże stron tak, jak ma to miejsce w przypadku umowy o pracę, nie rodzi bowiem dla obu stron obowiązków innych niż zapisane w umowie, nie ma też mowy o urlopie, wynagrodzeniu chorobowym czy innych uprawnieniach pracowniczych.

Umowa o pracę stwarza stały stosunek prawny między pracodawcą a pracownikiem, natomiast umowa zlecenia co do zasady dotyczy wykonania doraźnej czynności lub usługi.

1 stycznia 2016 roku weszła w życie nowelizacja Ustawy o ubezpieczeniach społecznych wprowadzająca zmiany dotyczące oskładkowania umów zleceń. W myśl ustawy od wszystkich umów zlecenia zawieranych na kwotę niższą niż wynagrodzenie minimalne należy odprowadzać składki ZUS.
Umowę zlecenie najczęściej zawiera się z uczniami lub studentami do ukończenia przez nich 26. roku życia - wówczas wynagrodzenie z umowy wyłączone jest z oskładkowania ZUS.

Umowa o dzieło

Umowa o dzieło jest umową rezultatu. Liczy się osiągnięcie zapisanego w umowie efektu (materialnego lub niematerialnego). Wykonanie dzieła lub jego części można powierzyć osobie trzeciej, jeżeli pozostanie to bez wpływu na właściwe wywiązanie się z umowy.

Umowa o dzieło nie powoduje obowiązku ubezpieczeń społecznych, chyba że zawarta została z własnym pracodawcą.

Kiedy umowę cywilnoprawną można uznać za nawiązanie stosunku pracy?

Stosunek pracy występuje, jeżeli zakres wykonywanych czynności będzie wskazywał na spełnienie poniżej wymienionych przesłanek:

  • wykonywanie czynności pod nadzorem i kierownictwem pracodawcy,
  • określony czas pracy i miejsce wykonywania pracy (zleconych czynności),
  • ewidencjonowanie czasu pracy,
  • zobowiązanie do przestrzegania regulaminu zakładowego,
  • stała dyspozycyjność w granicach ustalonego czasu pracy,
  • praca w systemie zmianowym (w rozumieniu art. 128 k.p.),
  • prawo do korzystania z płatnego urlopu wypoczynkowego,
  • konieczność usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Konieczne jest wówczas zawarcie umowy o pracę. Zwyczajowo pracodawca decyduje, czy będzie to:

  • umowa na okres próbny,
  • umowa na czas określony,
  • umowa na czas nieokreślony,

Nawiązanie stosunku pracy

Stosunek pracy nawiązuje się na podstawie:

  • umowy o pracę,
  • powołania,  
  • wyboru,
  • mianowania
  • spółdzielczej umowy o pracę.

Cechą stosunku pracy jest element podporządkowania pracodawcy.
Nawiązanie stosunku pracy oraz ustalenie warunków pracy i płacy wymagają zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika - jest to dwustronna czynność prawna. Umowę o pracę nawiązuje się w formie pisemnej. Jeżeli jednak nie została zawarta na piśmie, pracodawca ma obowiązek najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika potwierdzić mu ustalenia co do stron, rodzaju oraz warunków umowy. Umowę sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden otrzymuje pracownik, drugi natomiast powinien być przechowywany w aktach osobowych.

Treść umowy o pracę

Pomimo swobody zawierania umów warto pamiętać, że postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na których podstawie powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika, niż wskazują przepisy prawa pracy. Gdy ustalenia będą niekorzystne dla zatrudnionego, wtedy uznaje się je za nieważne, a zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy.

Zgodnie z art. 29 kodeksu pracy umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a zwłaszcza:

  1. rodzaj świadczonej pracy,
  2. miejsce jej wykonywania
  3. wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
  4. wymiar czasu pracy,
  5. termin rozpoczęcia pracy.

Stosunek pracy zawsze jest odpłatny i pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia.
 

Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany poinformować pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

  • obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
  • częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
  • wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
  • obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
  • układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,

Jeśli  w zakładzie pracy nie ma wymogu tworzenia regulaminu pracy, pracodawca powinien ująć w powyższej informacji inne ustalenia, wśród których wymienia się:

  • porę nocną,
  • o miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
  • przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,
  • usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Powyższa informacja może polegać na wskazaniu właściwych przepisów prawa pracy.

Stosunek pracy a dokumentacja osobowa i prowadzenie akt osobowych

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy (wynikającym z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy) jest prowadzenie akt osobowych pracowników. Zgodnie z art. 281 pkt 6 i 7 kodeksu prac. Nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w tym akt osobowych pracowników oraz pozostawianie tej dokumentacji lub akt w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Szczegółowy sposób prowadzenia akt określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Akta osobowe prowadzone są oddzielnie dla każdego pracownika. Powinny być to teczki, które. składać się z części A, B, C, D.

Cześć A akt osobowych zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie:

  • kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,
  • dokumenty potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwa ukończenia szkoły o najwyższym stopniu, jaki posiada pracownik – w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia,
  • skierowania na badanie lekarskie oraz orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Część B akt osobowych zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika:

  • pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową,
  • zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP,
  • kwestionariusz osobowy dla pracownika,
  • oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14,
  • oświadczenie pracownika z prośbą o wypłacanie wynagrodzenia w gotówce,
  • informacja dotycząca równego traktowania,
  • orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowa o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta,
  • dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami,
  • dokumenty związane z ubieganiem się o urlop macierzyński, rodzicielski, wychowawczy i korzystaniem z nich,
  • dokumenty związane z łączeniem urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u tego samego pracodawcy,
  • dokumenty związane z obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym rozkładem czasu pracy,
  • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego,
  • oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektor pracy o zatrudnieniu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy

Część C zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • kopię świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi,
  • potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
  • dokumenty, które dotyczą niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Część D to wyodrębniona część na kary porządkowe:

  • odpis zawiadomienia o ukaraniu,
  • inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Przechowywanie akt osobowych pracownika

Zgodnie z art. 125a par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę, należy przechowywać przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Okres ten od 2019 roku został skrócony do 10 lat.

Od 2019 pracodawca będzie miał obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez okres 10 lat. Czas ten będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Do tej pory akta te były prowadzone w formie papierowej. Poczynając od początku 2019 roku, pracodawca może zadecydować, czy chce prowadzić akta pracownicze w formie elektronicznej czy w wersji papierowej.

Artykuły z cyklu
„Stosunek pracy”