Poradnik Przedsiębiorcy

Stosunek pracy - cz. I

Nie każdy wie, z czym wiąże się nawiązanie stosunku pracy. Czy pojęcie to odnosi się także do umów cywilnoprawnych? Czy osoba zatrudniona na podstawie umowy o dzieło czy zlecenie ma takie same prawa jak pracownik, z którym została zawarta umowa o pracę? Czym charakteryzuje się stosunek pracy oraz jakie przepisy regulują tę relację? Na wszystkie te pytania odpowiemy w artykule.

Stosunek pracy - definicja

Stosunek pracy jest relacją prawną, zachodząca pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, w ramach której obowiązkiem pracownika jest wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy pod jego kierownictwem w wyznaczonym przez niego w miejscu i czasie. Pracodawca natomiast zobowiązuje się do wypłacania pracownikowi wynagrodzenia.

 

Ważne!

Każde zatrudnienie, które spełnia powyższe przesłanki, może zostać uznane za stosunek pracy - niezależnie od typu zawartej umowy.

Stosunek pracy a wybór rodzaju umowy

Pracodawca, decydując się na zatrudnienie pracownika, musi dokonać wyboru rodzaju umowy pomiędzy umową zawartą na gruncie przepisów prawa pracy a umową regulowaną przez przepisy prawa cywilnego. Konieczne jest też rozpoznanie, jaki charakter będą miały czynności wykonywane przez zatrudnionego.

Umowa zlecenia

Umowa zlecenia jest umową starannego działania. Kluczowe jest sumienne i dokładne wykonywanie zapisanych w umowie czynności przy jednoczesnym braku skonkretyzowanego efektu, jaki miałby być osiągnięty. Co do zasady zleceniobiorcy nie wolno powierzać wykonania czynności innej osobie, chyba że taką możliwość przewidują zapisy umowy. Umowa zlecenia nie wiąże stron tak, jak ma to miejsce w przypadku umowy o pracę, nie rodzi bowiem dla obu stron obowiązków innych niż zapisane w umowie, nie ma też mowy o urlopie, wynagrodzeniu chorobowym czy innych uprawnieniach pracowniczych.

Umowa o pracę stwarza stały stosunek prawny między pracodawcą a pracownikiem, natomiast umowa zlecenia co do zasady dotyczy wykonania doraźnej czynności lub usługi.

 

Ważne!

1 stycznia 2016 roku weszła w życie nowelizacja Ustawy o ubezpieczeniach społecznych wprowadzająca zmiany dotyczące oskładkowania umów zleceń. W myśl ustawy od wszystkich umów zlecenia zawieranych na kwotę niższą niż wynagrodzenie minimalne należy odprowadzać składki ZUS.

 

Umowę zlecenie najczęściej zawiera się z uczniami lub studentami do ukończenia przez nich 26. roku życia - wówczas wynagrodzenie z umowy wyłączone jest z oskładkowania ZUS.

Umowa o dzieło

Umowa o dzieło jest umową rezultatu. Liczy się osiągnięcie zapisanego w umowie efektu (materialnego lub niematerialnego). Wykonanie dzieła lub jego części można powierzyć osobie trzeciej, jeżeli pozostanie to bez wpływu na właściwe wywiązanie się z umowy.

 

Ważne!

Umowa o dzieło nie powoduje obowiązku ubezpieczeń społecznych, chyba że zawarta została z własnym pracodawcą.

Kiedy umowę cywilnoprawną można uznać za nawiązanie stosunku pracy?

Stosunek pracy występuje, jeżeli zakres wykonywanych czynności będzie wskazywał na spełnienie poniżej wymienionych przesłanek:

  • wykonywanie czynności pod nadzorem i kierownictwem pracodawcy,

  • określony czas pracy i miejsce wykonywania pracy (zleconych czynności),

  • ewidencjonowanie czasu pracy,

  • zobowiązanie do przestrzegania regulaminu zakładowego,

  • stała dyspozycyjność w granicach ustalonego czasu pracy,

  • praca w systemie zmianowym (w rozumieniu art. 128 k.p.),

  • prawo do korzystania z płatnego urlopu wypoczynkowego,

  • konieczność usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Konieczne jest wówczas zawarcie umowy o pracę. Zwyczajowo pracodawca decyduje, czy będzie to:

  • umowa na okres próbny,

  • umowa na czas określony,

  • umowa na czas nieokreślony,

Nawiązanie stosunku pracy

Stosunek pracy nawiązuje się na podstawie:

  • umowy o pracę,

  • powołania,  

  • wyboru,

  • mianowania

  • spółdzielczej umowy o pracę.

 

Ważne!

Cechą stosunku pracy jest element podporządkowania pracodawcy.

 

Nawiązanie stosunku pracy oraz ustalenie warunków pracy i płacy wymagają zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika - jest to dwustronna czynność prawna. Umowę o pracę nawiązuje się w formie pisemnej. Jeżeli jednak nie została zawarta na piśmie, pracodawca ma obowiązek najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika potwierdzić mu ustalenia co do stron, rodzaju oraz warunków umowy. Umowę sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden otrzymuje pracownik, drugi natomiast powinien być przechowywany w aktach osobowych.

Treść umowy o pracę

Pomimo swobody zawierania umów warto pamiętać, że postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na których podstawie powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika, niż wskazują przepisy prawa pracy. Gdy ustalenia będą niekorzystne dla zatrudnionego, wtedy uznaje się je za nieważne, a zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy.

Zgodnie z art. 29 kodeksu pracy umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a zwłaszcza:

  • rodzaj świadczonej pracy,

  • miejsce jej wykonywania

  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,

  • wymiar czasu pracy,

  • termin rozpoczęcia pracy.

 

Ważne!

Stosunek pracy zawsze jest odpłatny i pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia.

 

Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany poinformować pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

  • obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

  • częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

  • wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

  • obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

  • układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,

Jeśli  w zakładzie pracy nie ma wymogu tworzenia regulaminu pracy, pracodawca powinien ująć w powyższej informacji inne ustalenia, wśród których wymienia się:

  • porę nocną,

  • o miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,

  • przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,

  • usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Powyższa informacja może polegać na wskazaniu właściwych przepisów prawa pracy.

Stosunek pracy a dokumentacja osobowa i prowadzenie akt osobowych

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy (wynikającym z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy) jest prowadzenie akt osobowych pracowników. Zgodnie z art. 281 pkt 6 i 7 kodeksu pracy nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w tym akt osobowych pracowników oraz pozostawianie tej dokumentacji lub akt w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

 

Ważne!

Szczegółowy sposób prowadzenia akt określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

 

Akta osobowe prowadzone są oddzielnie dla każdego pracownika. Powinny być to teczki trójdzielne, tzn. składać się z części A, B i C.

Cześć A akt osobowych zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie:

  • kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

  • świadectwo ukończenia gimnazjum (tylko w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego),

  • zaświadczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

  • inne dokumenty (jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów).

Część B akt osobowych zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika:

  • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres obowiązków, jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,

  • zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z dodatkowych uprawnień rodzicielskich,

  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do rozliczenia się,

  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

  • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopów związanych z rodzicielstwem,

  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku gdy pracownik jest uprawniony do urlopu wychowawczego,

  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

  • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

  • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 kodeksu pracy),

  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

  • korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

  • informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Część C zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia:

  • wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę,

  • pismo dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 kodeksu pracy),

  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z poinformowaniem nowego pracodawcy (jeśli jest mu znany) oraz komornika o zajęciu wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 kodeksu postępowania cywilnego),

  • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy (o ile strony zawarły taką umowę),

  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Przechowywanie akt osobowych pracownika

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest jedną z form przetwarzania danych osobowych, podlega więc ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do:

  • zapewnienia należytej ochrony danych osobowych,

  • nieudostępniania teczek pracowników osobom nieuprawnionym,

  • ochrony akt przed utratą lub zniszczeniem,

  • dopuszczenia do danych wyłącznie osób upoważnionych.

Warto pamiętać, że czas, przez który należy przechowywać dokumentację pracowniczą, został prawnie uregulowany. Dokumentacja osobowa, a także listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, są zaliczane do materiałów archiwalnych i należy je przechowywać przez 50 lat. Pracodawca przechowuje dokumenty w siedzibie firmy (lub miejscu prowadzenia działalności), w razie likwidacji lub ogłoszenia upadłości jest zobowiązany wskazać podmiot, któremu zostaną one przekazane do dalszego przechowywania. Musi również zapewnić środki finansowe na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji aż do końca 50-letniego okresu przechowywania.

Artykuły z cyklu
„Stosunek pracy”