Poradnik Przedsiębiorcy

Błędne ustalenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne - skutki w PIT

Zgodnie z art. 26 pkt 1 ust. 2 podstawę obliczenia podatku stanowi dochód podatnika, po odliczeniu kwot składek określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137, poz. 887, z późn. zm.).

Kwoty składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), przy ustalaniu podatku, stanowią odliczenia od dochodu. Po dokonaniu odliczenia uzyskujemy właściwą podstawę opodatkowania. Ubezpieczenie zdrowotne (w wysokości 7,75% jego całej wartości) stanowi odliczenie od podatku należnego urzędowi skarbowemu.

W sytuacji, gdy podatnik źle obliczy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia, a w związku z tym również i wartość składek, podatnik nie musi jednak dokonywać korekty deklaracji podatkowych.

Stanowisko takie oraz kroki, jakie powinien podjąć płatnik składek w przypadku błędnego ustalenia podstawy wymiaru składek przedstawił Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 9.08.2011 r. (nr IPTPB2/415-203/11-2/MP).

W przytoczonej interpretacji nieprawidłowe ustalenie podstawy wymiaru składek spowodowane zostało niepełnym oświadczeniem złożonym płatnikowi składek przez zleceniobiorcę, w zakresie prowadzenia przez niego działalności gospodarczej. Zleceniobiorca nie oświadczył, iż z tytułu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej ubezpieczony jest w KRUS i tam odprowadza składki na ubezpieczenie społeczne. Doszło tym samym do niedopłaty z tytułu ubezpieczeń społecznych i nadpłaty ubezpieczenia zdrowotnego przez zleceniobiorcę. Zleceniodawca zapłacił wszystkie zaległe składki ze swoich funduszy. Ta sytuacja może być przykładem dla często spotykanego błędu popełnianego przy obliczeniu podstawy wymiaru składek. Co należy zrobić w takim przypadku?

Korekta ZUS-DRA

Zgodnie z interpretacją, płatnik składek (przedsiębiorca) powinien w sytuacji błędnego obliczenia podstawy wymiaru składek skorygować deklaracje rozliczeniowe ZUS-DRA i imienne raporty rozliczeniowe. Korekta powinna być złożona za tego pracownika, któremu pracodawca nieprawidłowo ustalił podstawę wymiaru składek, a w konsekwencji odprowadził niewłaściwą kwotę składek. Korekta powinna nastąpić za wszystkie okresy, kiedy składki były źle obliczane i odprowadzane.

Brak konieczności dokonywania korekty deklaracji podatkowych

Według interpretacji, nie powinno dokonywać się korekty wystawionych za wcześniejsze lata formularzy podatkowych. Wystawione deklaracje sporządzone były bowiem prawidłowo i odzwierciedlały zaistniały w tamtych latach stan faktyczny, a więc wysokość pobranych składek, a nie wysokość składek należnych. W związku z tym, nie ma podstaw prawnych do korygowania formularzy podatkowych PIT-11 i PIT- 4R za lata, w których składki były opłacane w nieprawidłowej wysokości.

Wykazanie przychodu w PIT - 11 za bieżący rok podatkowy

W chwili, gdy płatnik ureguluje składki na ubezpieczenia społeczne za pracownika w tej części, w której powinny być one pokryte z dochodu pracownika, to dla pracownika jest to przychód z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia (niezależnie od tego, czy nadal wykonuje on na rzecz płatnika umowę zlecenia czy też nie). Zapłacone składki są traktowane jako nieodpłatne świadczenie wypłacone przez pracodawcę z własnych składek. Przychodem dla pracownika będzie pełna kwota składek na ubezpieczenie społeczne, która powinna być finansowana ze środków pracownika a zapłacona została przez pracodawcę (bez pomniejszania o nadpłaconą przez pracownika składkę na ubezpieczenie zdrowotne). Składki te, zgodnie z przepisami prawa, powinien sfinansować z własnych środków pracodawca.

Od powyższego przychodu płatnik powinien pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek (20%), a także wykazać go pracownikowi w PIT-11, w części E, jako przychód z działalności wykonywanej osobiście (w tym umowy zlecenia i umowy o dzieło). Przychód powinien być wykazany w wysokości dokonanej wpłaty na rzecz ZUS.

Obowiązek ten ciąży na płatniku składek niezależnie od tego, czy pracownik dokonałby późniejszego zwrotu tych składek, czy też nie. Datą powstania przychodu z powyższego tytułu będzie data wpłaty zaległych składek przez płatnika na konto ZUS, czyli data wykonania zobowiązania za pracownika.

Obowiązek pobrania i odprowadzenia zaliczki oraz wystawienia informacji PIT-11 ciąży na pracodawcy w stosunku do pracowników, którzy nadal wykonywaliby na rzecz płatnika umowę zlecenie. Obowiązek ten dotyczy również pracowników, których nie łączy już ze pracodawcą wcześniej zawarta umowa.

Zaliczenie nadpłaconej składki zdrowotnej na poczet składek na ubezpieczenia społeczne

W sytuacji, gdy płatnik składek nie zwrócił pracownikowi nadpłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne, lecz zaliczył ją na poczet składek na ubezpieczenie społeczne (w części, w której powinny być one sfinansowane przez zleceniobiorcę), pracownik zobowiązany jest doliczyć kwotę zaliczonych składek do naliczonego podatku. Doliczenie powinno nastąpić w deklaracji składanej za rok, w którym nadpłacone składki zdrowotne zaliczono na poczet składek społecznych.

W związku z powyższym nie ma obowiązku dodatkowego wykazania ww. składek zdrowotnych w informacji PIT-11 wystawionej za rok, w którym nastąpiło zaliczenie. Brak obowiązku wynika ze względu na to, iż nie jest to przychód dla pracownika, przychodem są zapłacone przez pracodawcę składki na ubezpieczenie. społeczne. Jeśli pracownik nie osiągnie żadnego przychodu za rok, w którym wymienione składki na ubezpieczenie zdrowotne zostały zaliczone na poczet składek na ubezpieczenie społeczne, wówczas nie będzie mógł doliczyć tej składki do podatku.

Poinformowanie pracownika o zaliczeniu składek

W przypadku zaliczenia przez pracodawcę składek na ubezpieczenie zdrowotne na poczet należnych, lecz umorzonych składek na ubezpieczenie społeczne, płatnik powinien poinformować pracownika o tym fakcie. Informacja taka jest niezbędna ze względu właśnie na fakt, iż pracownik powinien doliczyć do podatku za ten rok kwotę składek na ubezpieczenie zdrowotne. Należy je doliczyć, ponieważ we wcześniejszych latach zostały nadmiernie odliczone.

Jak wcześniej zostało wyjaśnione, w przypadku umorzenia pracownikowi kwoty składek na ubezpieczenie społeczne pomniejszonej o kwotę składek na ubezpieczenie zdrowotne, musi on rozliczyć się z przychodu wykazanego  w otrzymanej od pracodawcy deklaracji PIT-11. Rozliczenie to powinno nastąpić w roku, w którym dokonano umorzenia. W takiej sytuacji pracownik nie może jednak dokonać odliczenia od dochodu umorzonych, należnych składek. Nie jest to możliwe, ze względu na fakt, iż w tym przypadku umorzone składki stanowią wyłącznie przychód pracownika a nie odliczenie od dochodu.

Pracownik ma jednak możliwość dokonania odliczenia od dochodu zwrotu nienależnie pobranych świadczeń (potrąconej przez zleceniodawcę nadpłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne). Odliczenie powinno nastąpić w rozliczeniu rocznym składanym za rok podatkowy, w którym zwrot zostanie dokonany (formularz PIT-36).

W przypadku  błędnego ustalenia podstawy wymiaru składek, żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązków informacyjnych. Płatnik składek powinien jednak poinformować pracownika o możliwości dokonania odliczenia od dochodu zwrotu nienależnie pobranych świadczeń w deklaracji podatkowej, składanej za rok podatkowy, w którym zwroty te zostały dokonane. Na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych potrącenie, którego dokonał zleceniodawca, jest bowiem traktowane jako zwrot nienależnie pobranych świadczeń.

Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi podsumowuje sytuację błędnego obliczenia podstawy wymiaru składek (w latach 2008-2010) w następujący sposób:

  • “zaistniała sytuacja nie nakłada na Wnioskodawcę obowiązku dokonania korekty wystawianych za lata 2008 - 2010 deklaracji PIT-4R i informacji PIT-11, bowiem wystawione deklaracje sporządzone były prawidłowo, odzwierciedlały zaistniały w tamtych latach stan faktyczny, a więc wysokość pobranych przez płatnika składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a nie wysokość składek należnych, w związku z czym brak jest podstaw prawnych do ich korygowania,
  • zapłacone przez Wnioskodawcę w 2011 r., jako płatnika - zaległe składki na ubezpieczenie społeczne w kwocie xxx zł stanowią dla byłego zleceniobiorcy przysporzenie majątkowe mające swoje źródło w przychodzie z umowy zlecenia, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, niezależnie od tego, czy zleceniobiorca nadal wykonuje na rzecz Wnioskodawcy umowę zlecenia, czy też nie,
  • wnioskodawca od zapłaconych w 2011 r. zaległych składek na ubezpieczenie społeczne za lata 2008 - 2010, do sfinansowania których zobowiązany był zleceniobiorca, z którym Wnioskodawcy nie łączy już stosunek prawny, zobowiązany jest jako płatnik, do poboru zaliczki na podatek dochodowy na zasadach określonych w art. 41. ustawy (w brzmieniu obowiązującym w 2011 r.), czyli z uwzględnieniem kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 9 ustawy, tj. w wysokości 20%,
  • kwotę niepobranych w latach 2008 - 2010 składek na ubezpieczenia społeczne, w części, w której powinny być pokryte ze środków zleceniobiorcy, a które zostały uregulowane ze środków Wnioskodawcy w roku 2011, Wnioskodawca zobowiązany jest wykazać w informacji PIT-11 za rok 2011 w części E. formularza poz. 55 w kwocie xxx zł, oraz do wykazania prawidłowo zastosowanych kosztów uzyskania przychodów w wysokości 20% w poz. 56 formularza, a także kwoty pobranej zaliczki na podatek dochodowy w poz. 58 formularza,
  • w przypadku umorzenia przez Wnioskodawcę byłemu zleceniobiorcy kwoty składek na ubezpieczenie społeczne, które winny być finansowane ze środków zleceniobiorcy, a zostały zapłacone ze środków Wnioskodawcy, po potrąceniu nadpłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne, Wnioskodawca powinien poinformować zleceniobiorcę o możliwości odliczenia przez niego w zeznaniu rocznym za 2011 r., na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kwoty potrąconej przez Wnioskodawcę składki zdrowotnej w wysokości xxx zł, jako zwróconego nienależnie pobranego świadczenia,
  • ponadto w związku z zaliczeniem przez Wnioskodawcę składki na ubezpieczenie zdrowotne na poczet umorzonych składek na ubezpieczenie społeczne, Wnioskodawca powinien poinformować zleceniobiorcę o konieczności doliczenia do podatku - w zeznaniu rocznym za 2011 r. - tej części nadpłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne, która w latach 2008-2010 została od podatku odliczona. W informacji tej należy wskazać, iż w latach 2008-2010 odliczenie składki zdrowotnej, zgodnie z art. 27b ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie mogło przekroczyć 7,75% podstawy jej wymiaru, natomiast zwrócona (potrącona przez Wnioskodawcę) w 2011 r. kwota xxx zł stanowi 9% podstawy wymiaru tych składek.”