Poradnik Przedsiębiorcy

E-sprawozdanie – kto je podpisuje i w jaki sposób?

Każdy podmiot uczestniczący na rynku gospodarczym jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji swojej sytuacji finansowej. Dokumentacja ta może przybrać różną formę. W przypadku podmiotów, które prowadzą pełną księgowość, jest to sprawozdanie finansowe. Sporządza się je na koniec każdego roku obrotowego w celu zamknięcia ksiąg rachunkowych. Aktualnie jedyną formą złożenia sprawozdania jest tzw. e-sprawozdanie, czyli dokument sporządzony w ściśle określonej formie i doręczany właściwemu organowi drogą elektroniczną.

Powtarzając za ustawodawcą unijnym, roczne sprawozdania finansowe zwiększają ład korporacyjny, umożliwiają wgląd w dokonane transakcje i dostarczają inwestorom na rynkach kapitałowych pożądanych przez nich informacji na temat podmiotu objętego sprawozdaniem. Sprawozdania te powinny być sporządzane przy zastosowaniu zasady ostrożności, w sposób prawdziwy i rzetelny. Ustawodawca uznał więc, że gwarantem dochowania powyższych zasad będzie właśnie e-sprawozdanie finansowe.

Czym jest e-sprawozdanie?

Sprawozdanie finansowe, najprościej rzecz ujmując, to dokument obrazujący sytuację finansową przedsiębiorstwa wyrażoną w pieniądzu. Musi on zostać sporządzony zgodnie z zasadami i formą określonymi przez standardy rachunkowości. Standardy te w większości zawiera ustawa o rachunkowości.

Od roku 2018 obowiązuje nakaz sporządzania i wysyłania sprawozdań w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Nie ma możliwości doręczania sprawozdań finansowych i innych dokumentów związanych z zatwierdzeniem finansowym w formie tradycyjnej – papierowej. Standardy obowiązujące dla e-sprawozdania finansowego określa Ministerstwo Finansów. Zapoznać się z nimi można za pomocą rządowej strony internetowej: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-e-sprawozdan.

Zgodnie z powyższymi wytycznymi, e-sprawozdanie składa się z trzech głównych części:

  • bilansu – stanu aktywów i pasywów na koniec bieżącego i poprzedniego roku obrotowego;

  • rachunku zysków i strat – oddzielnych wykazów przychodów, kosztów, zysku i straty za bieżący i poprzedni rok podatkowy;

  • informacji dodatkowej zawierającej m.in. zasady przyjętej polityki rachunkowej w firmie.

Gdzie należy złożyć e-sprawozdanie? 

Organ, do którego należy złożyć e-sprawozdanie, jest zależny od formy prowadzonej działalności:

  • firmy, które są wpisane do KRS – składają sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego;

  • pozostałe firmy i inne jednostki – składają sprawozdanie do Krajowej Administracji Sądowej (KAS).

Prawidłowe złożenie e-sprawozdania finansowego wymaga dołączenia załączników w postaci uchwały zatwierdzającej sprawozdanie oraz uchwały o pokryciu zysków i strat. W niektórych sytuacjach wymagane będą również inne dokumenty, jak np. opinia biegłego rewidenta.

W przypadku sprawozdania podmiotów wpisanych do KRS sprawozdanie należy przygotować w formacie XSD (XML Schema Definition) – (JPK_SF). Każdy inny format (np. PDF czy wiadomość mailowa) jest nieakceptowalny i oznaczać będzie niedopełnienie terminu przekazania dokumentów do KRS.

Termin złożenia e-sprawozdania za 2020 rok

Zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe należy sporządzić nie później niż 3 miesiące od zakończenia roku podatkowego. Natomiast ich zatwierdzenie powinno się odbyć najpóźniej na 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dla podmiotów, dla których rok podatkowy jest zbieżny z rokiem kalendarzowym, będzie to odpowiednio 31 marca i 30 czerwca.

E-sprawozdania należy więc złożyć, w przypadku:

  • podmiotów wpisanych do KRS – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania;

  • podatników podatku dochodowego – sprawozdanie składane jest w momencie składania zeznania rocznego;

  • podatników podatku dochodowym od osób prawnych niewpisanych do KRS, którzy mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych – w ciągu 10 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania.

22 marca 2021 roku pojawiła się rządowa informacja, że w związku z aktualną sytuacją epidemiczną terminy związane ze składaniem e-sprawozdań finansowych zostały wydłużone

  • o 3 miesiące – dla jednostek sektora prywatnego oraz organizacji non-profit;

  • o 1 miesiąc – dla jednostek sektora finansów publicznych.

Które przedsiębiorstwa mają obowiązek sporządzenia e-sprawozdania?

Do sporządzania sprawozdań finansowych (aktualnie e-sprawozdań) zobowiązane są wszystkie podmioty, które prowadzą pełne księgi rachunkowe. Nie ma przy tym znaczenia forma działalności oraz to, czy prowadzenie pełnej rachunkowości jest wynikiem obowiązku ustawowego, czy dobrowolnego wyboru.

Kto w jednostce odpowiada za sporządzenie e-sprawozdania?

Przepis art. 52 ustawy o rachunkowości obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego nakłada na kierownika jednostki. W myśl tej ustawy kierownikiem jednostki jest osoba lub zarząd, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zarządzania jednostką. Może to być odpowiednio wspólnik, członek zarządu, likwidator lub syndyk.

Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za stworzenie koniecznych warunków organizacyjnych do sporządzenia sprawozdania finansowego w ustawowym terminie. Odpowiedzialność ta nie oznacza jednak, że kierownik musi sporządzić sprawozdanie osobiście.

Kto podpisuje e-sprawozdanie?

Elektroniczne sprawozdanie finansowe podpisuje:

  • kierownik jednostki;

  • osoba, której powierzono księgi rachunkowe (główny księgowy czy biuro rachunkowe). Osoba ta powinna być określona w regulaminie organizacyjnym jednostki.

Jeżeli podmiot posiada wieloosobowy zarząd, wówczas sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie. Dodatkowo, jeżeli księgi rachunkowe jednostki prowadzi biuro księgowe, to sprawozdanie powinna podpisać osoba faktycznie prowadząca księgowość, a nie kierownik (właściciel) biura.

Brak dopełnienia obowiązku przez kierownika jednostki jest sankcjonowany karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do lat 2. Kary można łączyć.
Co istotne, doktryna stanęła na stanowisku, że podpisanie sprawozdania finansowego jest równoznaczne ze stwierdzeniem ponoszenia odpowiedzialności za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Jeżeli więc osoba niepełniąca czynności kierownika lub głównego księgowego w całym okresie sprawozdawczym nie czuje się na siłach podjąć tej odpowiedzialności, może odmówić podpisu sprawozdania, podając jednocześnie przyczynę odmowy w pisemnym uzasadnieniu.

W jaki sposób złożyć podpis pod e-sprawozdaniem?

Jak zostało to już wspomniane, w kwestii składania sprawozdań finansowych obowiązuje wyłącznie forma elektroniczna. Siłą rzeczy, e-sprawozdanie należy więc opatrzyć podpisem elektronicznym. Zgodnie z art. 45 pkt 1f ustawy o rachunkowości dopuszczalne są trzy sposoby złożenia podpisu, tj.:

  • podpis elektroniczny;

  • podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP;

  • elektroniczny podpis osobisty.

Podpis elektroniczny jest narzędziem umożliwiającym identyfikację tożsamości podmiotów przesyłających dokumenty drogą elektroniczną. Podpis ten jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Występuje również kwalifikowany podpis elektroniczny, za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego posiadającego specjalną certyfikację. Wariant kwalifikowany jest odpłatny, a jego ważność trwa maksymalnie 2 lata (można przedłużyć za opłatą). Podpis elektroniczny można stosować, załatwiając sprawy zarówno urzędowe, jak i komercyjne.

Podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP jest podpisem potwierdzającym tożsamość przypisanym do konkretnego numeru PESEL. Podpis ten można stosować wyłącznie w korespondencji z urzędami. Profil zaufany jest bezpłatny, ważny 3 lata. Po tym czasie bezpłatnie można przedłużyć jego ważność.

Elektroniczny podpis osobisty jest nową formą autoryzacji dokumentów urzędowych. Ustawa o rachunkowości możliwość jej używania wprowadziła w 2019 roku. Cyfrowy podpis osobisty jest składany przy użyciu e-dowodu osobistego. E-dowód jest fizycznym dokumentem tożsamości, w którego chipie zaimplementowano unikatowy certyfikat właściciela e-dowodu. Złożenie elektronicznego podpisu osobistego na e-sprawozdaniu wymaga zastosowania czytnika e-dowodu.

E-sprawozdanie za 2020 rok – podsumowanie

Jak widzimy, rok bieżący nie przyniósł rewolucji. Można to nazwać ewolucją, czyli dostosowaniem biurokracji do rozwijających się technologii. Zamiast sterty papierów, ręcznego uzupełniania, kreślenia, poprawiania, wypełniania formularzy od nowa wystarczy usiąść do komputera i wpisać właściwe dane.

Jednakże nie są to wielkie zmiany. Zmodyfikowany został jedynie format składania sprawozdań – z papierowych na elektroniczne. Cała reszta pozostała bez zmian, zaczynając od struktury sprawozdania, po osoby za nie odpowiedzialne, aż po terminy ustawowe.