Odpowiedzialność zarządu za podatki spółki - kiedy się przedawnia?

Członkowie zarządu spółki z o.o. i akcyjnej odpowiadają swoimi prywatnymi majątkami za zaległości podatkowe spółek. Jak długo trwa odpowiedzialność zarządu za podatki spółki? Ile lat musi minąć, żeby urząd skarbowy mógł się domagać zapłaty podatków spółki od członków jej zarządu?

Surowa odpowiedzialność zarządu za podatki

Pełnienie funkcji członka zarządu w spółce z o.o. wiążę się z ryzykiem. Jeśli spółka popadnie w problemy finansowe i powstaną zaległości wobec urzędu skarbowego, to do ich spłacenia mogą zostać zmuszeni członkowie zarządu, z ich prywatnych majątków. Odpowiedzialność zarządu za podatki spółki odczuło już wiele osób, które zasiadało w zarządach spółek. 

Zasadą jest, że członkowie zarządu odpowiadają za te zobowiązania podatkowe, których termin płatności upływał w czasie, gdy pełnili obowiązki członka zarządu. Warunkiem odpowiedzialności członka zarządu jest również to, aby egzekucja przeciw spółce okazała się bezskuteczna.

Członek zarządu może się od odpowiedzialności uwolnić, jeśli:

• wskaże mienie spółki, z którego egzekucja umożliwi spłacenie zaległości spółki w znacznej części; lub

• wykaże, że miało miejsce zgłoszenie wniosku o upadłość lub wszczęcie postępowania układowego we właściwym czasie, ewentualnie że niezgłoszenie wniosków o wszczęcie tych postępowań nastąpiło bez winy członka zarządu.

Jak urząd skarbowy żąda zapłaty od zarządu?

Żeby urząd skarbowy mógł wyegzekwować zaległości podatkowe spółki z majątku członka zarządu, musi:

• wszcząć postępowanie w sprawie odpowiedzialności podatkowej członka zarządu za zobowiązania spółki;

• wydać decyzję o odpowiedzialności podatkowej członka zarządu.

W najczęstszych przypadkach, gdy wysokość podatku do zapłaty przez spółkę wynika ze złożonej przez spółkę deklaracji podatkowej, najpierw urząd skarbowy musi wszcząć postępowanie egzekucyjne wobec spółki. Dopiero po wszczęciu postępowania egzekucyjnego wobec spółki, może wszcząć postępowanie w sprawie odpowiedzialności podatkowej członka zarządu za zobowiązania spółki. To postępowanie może się skończyć wydaniem decyzji z której wynika odpowiedzialność zarządu za podatki spółki prywatnym majątkiem. Jeśli członek zarządu nie zapłaci ich dobrowolnie, zostanie przeciw niemu wszczęte postępowanie egzekucyjne.

Kiedy upływ czasu ratuje zarząd?

Surowa odpowiedzialność zarządu za podatki spółki nie trwa wiecznie. Członków zarządu może uratować upływ czasu. W jaki sposób?

Urząd skarbowy nie może w ogóle wydać decyzji o odpowiedzialności podatkowej członka zarządu za długi spółki, jeśli od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość podatkowa, upłynęło 5 lat (art. 118 § 1 Ordynacji podatkowej)

Przykład 1.

Jan Nowak był członkiem zarządu spółki z o.o. Spółka w 2012 i 2013 r. nie zapłaciła podatku VAT wynikającego ze złożonych deklaracji. W 2018 r. urząd skarbowy postanowił ściągnąć te zaległości od członków zarządu, którzy sprawowali funkcje, gdy zaległości powstały. Urząd skarbowy w 2018 r. nie może wydać decyzji o odpowiedzialności podatkowej Jana Nowaka za te zaległości w VAT, których termin zapłaty przypadał na 2012 r. Wynika to z tego, że od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość (czyli od końca 2012 r.), upłynęło już 5 lat (termin upłynął 31 grudnia 2017 r.). Urząd skarbowy może natomiast wydać w 2018 r. decyzje o odpowiedzialności Jana Nowaka za zaległości spółki, które powstały w 2013 r. - bo 5-letni termin (liczony od końca roku kalendarzowego) jeszcze nie upłynął. Urząd skarbowy musi jednak zdążyć z wydaniem decyzji do końca 2018 r., bo potem odpowiedzialność zarządu za podatki ustaje.

Obrona z powołaniem się na 3-letnie przedawnienie

Była już mowa o tym, że urząd skarbowy nie może wydać decyzji obciążającej członka zarządu długami spółki, jeśli minęło już 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość podatkowa.

A co jeśli decyzja została już wydana? Jak długo członek zarządu musi się liczyć z tym, że urząd skarbowy będzie chciał wyegzekwować od niego kwoty wskazane w tej decyzji? Kiedy członek zarządu będzie się mógł powołać na przedawnienie, dzięki czemu odpowiedzialność zarządu za podatki spółki przestanie stanowić ryzyko dla jego prywatnego majątku?

Przykład 2.

16 sierpnia 2017 r. urząd skarbowy doręczył Janowi Nowakowi decyzje o jego odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki z o.o., której był członkiem zarządu. Od końca 2017 r. należy liczyć 3-letni termin przedawnienia zobowiązania wynikającego z tej decyzji. Zatem przedawnienie nastąpi z końcem 2020 r.

Przerwanie 3-letniego terminu przedawnienia

Zobowiązania wynikające z decyzji o odpowiedzialności członka zarządu za podatki spółki przedawniają się z upływem trzech lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została doręczona). Nie oznacza to jednak, że wystarczy “przeczekać trzy lata” i zakończy się odpowiedzialność zarządu za podatki spółki. Taki optymistyczny dla członka zarządu scenariusz byłby możliwy tylko wtedy, gdyby po doręczeniu decyzji urząd skarbowy zachował się biernie i nie wszczął egzekucji z majątku członka zarządu.

Trzyletni termin przedawnienia może ulec znacznemu wydłużeniu, bo bieg terminu przedawnienia można przerwać. Po przerwaniu bieg przedawnienia trzeba liczyć na nowo, od początku. Wystarczy, że urząd skarbowy skieruje decyzję wydaną przeciw członkowi zarządu do egzekucji i zastosuje środek egzekucyjny, aby nastąpiło przerwanie przedawnienia. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo, od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny (art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej).

Przykład 3.

16 sierpnia 2017 r. urząd skarbowy doręczył Janowi Nowakowi decyzje o jego odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki z o.o., której był członkiem zarządu. W listopadzie 2018 r. urząd skarbowy skierował sprawę do egzekucji. 6 listopada 2018 r. urząd skarbowy zastosował środek egzekucyjny - zajęcie wynagrodzenia za pracę Jana Nowaka, o czym Jan Nowak został zawiadomiony. Zatem nowy, trzyletni termin przedawnienia zaczyna biec od 7 listopada 2018 r.

Gdy w międzyczasie przedawniły się długi spółki

Może mieć miejsce jeszcze jedna, szczególna sytuacja:

• urząd skarbowy zdążył wydać decyzje przeciw członkowi zarządu przed upływem 5 lat od końca roku, w którym zaległość powstała;

• nie upłynął jeszcze 3-letni termin przedawnienia (liczony od wydania decyzji przeciw członkowi zarządu);

• w międzyczasie przedawniło się jednak zobowiązanie podatkowe wobec samej spółki, czyli urząd skarbowy nie może już żądać zapłaty od spółki.

Czy w takim przypadku (gdy zobowiązanie podatkowe samej spółki jest już przedawnione, ale została wydana decyzja o odpowiedzialności członka zarządu), członek zarządu może się powoływać na przedawnienie zobowiązania spółki? Czy odpowiedzialność zarządu za podatki spółki się wtedy kończy? Sądy administracyjne przyjmują, że tak - członek zarządu może na etapie postępowania egzekucyjnego przeciw niemu skutecznie się w ten sposób wybronić przed zapłatą.