Poradnik Przedsiębiorcy

Dowóz do pracy - czy stanowi przychód pracownika?

Pracodawcy nierzadko zapewniają pracownikom bezpłatny dowóz do pracy. Dzieje się to najczęściej w sytuacjach, gdy firma położona jest na peryferiach miasta lub miejsce wykonywania pracy znajduje się w innym mieście niż siedziba firmy. Jednak zapewnienie nieodpłatnego dowozu generuje w niektórych sytuacjach przychód podlegający opodatkowaniu.

Dowóz do pracy a przychód zatrudnionego

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Z definicji tej wynika zatem, że do przychodów pracownika zalicza się nie tylko otrzymane pieniądze, ale również otrzymane świadczenia rzeczowe, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień zawartym w art. 21 ustawy o PIT.

Z definicji tej wynika zatem, że do przychodów pracownika zalicza się nie tylko otrzymane pieniądze, lecz także otrzymane świadczenia rzeczowe, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień zawartym w art. 21 ustawy o PIT.

Należy rozróżnić dwie sytuacje, w których pracodawca zapewnia pracownikom bezpłatny dowóz do pracy:

  • pracownicy jadą do siedziby firmy i następnie są zawożeni do miejsca wykonywania pracy,

  • transport następuje do siedziby firmy.

W pierwszym przypadku dla pracowników nie powstanie przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Potwierdza to wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13). TK uznał, że nieodpłatnymi świadczeniami są wyłącznie przysporzenia majątkowe o indywidualnie określonej wartości, otrzymane przez pracownika. Dopiero wtedy po stronie zatrudnionego powstaje przychód, który podlega opodatkowaniu. Zdaniem Trybunału to, czy pracownik uzyskał dochód, zależy natomiast od tego, czy skorzystał ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę w pełni dobrowolnie i czy leżało to w jego interesie; gdyby świadczenia ze strony pracodawcy nie było, to pracownik musiałby sam ponieść wydatek.

W konsekwencji Trybunał uznał, że przychodem pracownika mogą być tylko świadczenia, które:

  • zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie);

  • zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i

  • przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, a korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich).

Podobne stanowisko możemy odnaleźć w wyroku w wyroku WSA, sygn. akt III SA 1150/02, w którym czytamy:

(…) Dowóz pracowników do miejsc wykonywania pracy przez podatnika własnym transportem, związany z realizacją robót budowlanych prowadzonych poza siedzibą pracodawcy, stanowi świadczenie usług na rzecz zamawiającego. Nie stanowi natomiast nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracowników w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (…).

Dowóz pracownika do siedziby firmy

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 14a ustawy o PIT wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczenia otrzymanego przez pracownika z tytułu organizowanego przez pracodawcę dowozu pracowników autobusem w rozumieniu art. 2 pkt 41 ustawy Prawo o ruchu drogowym.

Powołany powyżej przepis art. 2 pkt 41 ustawy Prawo o ruchu drogowym stanowi, że użyte w ustawie określenie “autobus” oznacza pojazd samochodowy przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

W sytuacji gdy wskazane warunki nie są spełnione, nieodpłatne świadczenia będzie podlegać opodatkowaniu, ale tylko gdy pracodawca jest w stanie określić indywidualnie, każdemu z pracowników wartość świadczenia, jakie otrzymuje z tytułu organizowanego dla niego nieodpłatnego dowozu do i z miejsca pracy, ma on obowiązek rozpoznać po stronie pracownika przychód ze stosunku pracy. Jeżeli takiej możliwości nie ma – u pracownika nie powstaje żaden przychód.

Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w piśmie z 1 lutego 2016 r., sygn. ILPB1/415-589/12/16-S/AP. Czytamy, że:

(…) Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka zapewnia swoim pracownikom całkowicie bezpłatny transport z oraz do pracy. Możliwość korzystania z takich przejazdów mają wszyscy pracownicy Spółki, przy czym informację o takiej możliwości pracownik otrzymuje w momencie podjęcia zatrudnienia. Transport odbywa się wynajętymi autobusami na podstawie umów zawartych z przewoźnikami, natomiast koszty usług transportu ponoszone są przez Wnioskodawcę w systemie miesięcznym – rozliczenie kosztów opiera się na ilości faktycznie przejechanych kilometrów przez przewoźnika w danym miesiącu, z przemnożenia stawki przewozowej za 1 km i ilości przejechanych kilometrów. W związku z powyższym ilość korzystających z dowozu pracowników nie wpływa na cenę transportu. Koszty transportu dla pracowników pokrywane są ze środków obrotowych Spółki. Co więcej, Spółka nie prowadzi ewidencji, którzy pracownicy, kiedy i na jakiej trasie korzystają z bezpłatnego dowozu. Ewidencji takiej nie prowadzi również żaden z przewoźników.

W przedmiotowej sprawie nie istnieje zatem możliwość zindywidualizowania wartości otrzymanego świadczenia. W sytuacji gdy pracodawca ponosi koszty związane z dojazdem pracowników z oraz do miejsca pracy, przy czym koszt ten nie jest zależny od liczby pracowników mogących skorzystać ze świadczenia, jak też nie jest możliwe ustalenie, którzy konkretnie pracownicy z tego dojazdu i w jakim zakresie skorzystali, brak jest podstaw do ustalenia przychodu z tego tytułu po stronie pracownika (…).

Ustalenie wartości świadczenia

Wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców - jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy. Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

  • jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców,

  • jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu,

  • jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku,

  • w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń ustaloną według wspomnianych reguł, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

Oznacza to, iż w przypadku zakupionych przez pracodawcę usług transportu pracowniczego - wartość pieniężną tych świadczeń dla celów podatkowych należałoby ustalić wg ceny ich zakupu.