Zegarki mechaniczne od lat cieszą się dużym uznaniem nie tylko jako elementy biżuteryjne, lecz także jako symbol statusu czy profesjonalizmu. Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie tych działających w branżach, w których kluczowe jest pierwsze wrażenie, zegarek mechaniczny może być istotnym elementem wizerunku. Z tego powodu warto zastanowić się czy można ująć zegarek mechaniczny w kosztach uzyskania przychodów.
Zegarek mechaniczny jako wydatek o charakterze reprezentacyjnym
Koszty uzyskania przychodów powinny być związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i odpowiednio udokumentowane. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych to wydatki poniesione przez przedsiębiorcę, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Przy czym brak jednoznacznego wskazania w ustawie w art. 23 określonego wydatku nie oznacza jeszcze, że wydatek ten może zostać automatycznie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.
W celu ujęcia wydatku w kosztach podatkowych niezbędne jest wykazanie przez przedsiębiorcę, że wydatek ten jest racjonalny i gospodarczo uzasadniony, związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, którego celem jest osiągniecie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Zegarki mechaniczne zazwyczaj są uznawane przez organy podatkowe za wydatki o charakterze reprezentacyjnym, niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. W myśl przepisu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W ustawie nie wskazano definicji pojęcia reprezentacji, przyjmuje się, że odnosi się do dobrego reprezentowania firmy. W konsekwencji o reprezentacji należy mówić w odniesieniu do całokształtu działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami, gośćmi i potencjalnymi klientami.
Wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów zakupu zegarka mechanicznego z funkcją chronografu potwierdza interpretacja o sygn. 0115-KDIT3.4011.547.2023.3.JS z 13 listopada 2023 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Wnioskodawcą jest przedsiębiorca prowadzący działalność polegającą na prowadzeniu inwestycji w innowacyjne przedsiębiorstwa, tj. start-upy, który zamierza zakupić zegarek z funkcją chronografu za ok. 30 000 zł, gdyż potrzebuje urządzenia, które w sposób uproszczony, szybki i bez nadmiernych niedogodności umożliwi weryfikację czasu oraz odmierzanie okresu, jaki upłynął od podjęcia określonych czynności lub rozpoczęcia spotkania biznesowego, przy czym urządzenie to musi być dostosowane do powagi i renomy środowiska biznesowego. Jak wskazuje wnioskodawca, środowisko biznesowo-inwestycyjne postrzega osobę prowadzącą inwestycję przez pryzmat jej sukcesów osobistych, które wyrażają się m.in. w posiadaniu ubrań czy urządzeń o wartości większej niż przyjęta powszechnie w społeczeństwie, nie ma więc możliwości nabycia zegarka z tzw. niższej półki, gdyż spotyka się zazwyczaj z osobami majętnymi, które zwracają uwagę na takie rzeczy jak ubiór czy posiadany zegarek. Posiadanie „taniego” zegarka mogłoby skutkować tym, że potencjalny inwestor może odebrać to jako brak należytego „szacunku”, a wnioskodawca może zostać odebrany jako osoba, z którą nie warto rozmawiać o dużych inwestycjach. Dyrektor KIS wyjaśnił, że zważywszy, iż poniesienie wskazanego we wniosku wydatku w głównej mierze ma na celu budowanie odpowiedniego, w pewien sposób niepowtarzalnego wizerunku i prezencji wnioskodawcy, zasadne jest wskazanie na jego reprezentacyjny charakter, który tym samym przesądza, że nie może on stanowić kosztów podatkowych. Tym samym organ podatkowy uznał, że zakup zegarka stanowił wydatek o charakterze reprezentacyjnym, który na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów.
Przykład 1.
Pan Sebastian prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą rozliczaną w formie PKPiR, specjalizując się w sprzedaży samochodów klasy wyższej dla klientów indywidualnych. Aby podkreślić prestiż swojej firmy i poprawić jej wizerunek, decyduje się na zakup luksusowego zegarka mechanicznego. Czy może uwzględnić ten wydatek w kosztach uzyskania przychodów?
Mimo że wydaje się, iż taki zakup mógłby korzystnie wpłynąć na postrzeganie firmy pana Sebastiana, wspierać jego działalność, zwłaszcza w kontekście przyciągania zamożnych klientów, to zakup luksusowego zegarka przez przedsiębiorcę w celu podkreślenia prestiżu swojej firmy i poprawy jej wizerunku nie spełnia wymogów uznania za koszt uzyskania przychodów. Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji. Wydatki na zakup przedmiotów mających na celu tworzenie lub poprawę wizerunku przedsiębiorcy należą do kategorii reprezentacji i nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.
Zegarek mechaniczny w kosztach - kiedy to możliwe?
Należy jednak podkreślić, że możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu. Istnieje wiele czynników, które wpływają na to, co można uznać za koszt podatkowy, począwszy od rodzaju działalności, przez sposób jej prowadzenia, aż po regulacje prawne. Zwróćmy uwagę, że działalności gospodarcze charakteryzują się różnorodnością specyfiki, co jest kluczowe w zakresie klasyfikacji poniesionych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów. W kontekście wydatków na zegarek mechaniczny zazwyczaj nie jest on uznawany za koszt w działalności gospodarczej, ponieważ jest postrzegany jako przedmiot osobisty. Niemniej jednak, w przypadku działalności, która wymaga od przedsiębiorcy czy pracowników noszenia określonego rodzaju zegarków (np. w branży modowej lub w firmie zajmującej się ich dalszą odsprzedażą), zegarek mechaniczny może stać się uzasadnionym kosztem, jeżeli jego użycie będzie ściśle związane z działalnością firmy. W takich sytuacjach specyfika działalności i jej cel mogą zmienić podejście do klasyfikacji tego wydatku.
Przykład 2.
Pani Karolina prowadzi działalność gospodarczą jako radca prawny od 2015 roku. Jej działalność koncentruje się na stałej obsłudze prawnej przedsiębiorstw, w tym na precyzyjnym rejestrowaniu czasu pracy, co jest wymogiem umownym. W związku z tym planuje zakup zegarka mechanicznego, który pozwoli jej na dokładne mierzenie czasu poświęconego na konkretne zadania, np. z funkcją stopera/chronografu lub w inny sposób umożliwiającego jego odczyt lub obliczenie. Chociaż pani Karolina posiada smartfon umożliwiający dokonywanie pomiaru czasu pracy, pozwalający podsumowywać czas realizacji konkretnego zadania, to wymogi poufności w zawodzie radcy prawnego i zawarte z kontrahentami umowy uniemożliwiają korzystanie z urządzeń rejestrujących dźwięk lub obraz podczas spotkań biznesowych. W związku z tym pani Karolina potrzebuje praktycznego i poręcznego zegarka mechanicznego, który będzie zawsze pod ręką i pozwoli na dokładne odmierzanie czasu także w trakcie rozmów z kontrahentami. Przedsiębiorczyni zamierza nabyć zegarek o wartości 6000 zł, którego celem ma być pomiar czasu pracy. Nie chce ona za pomocą zegarka ani wykreować czy utrwalić pozytywny wizerunek swojej działalności wobec innych podmiotów, ani zachęcić potencjalnych kontrahentów do skorzystania ze świadczonych usług. Czy zakup zegarka może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów?
W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, przepis ten nie znajdzie jednak zastosowania w opisanym przykładzie, ponieważ mimo że zegarek jest adekwatny do formalnego i urzędowego stroju radcy prawnego, wydatek związany z zakupem zegarka nie będzie służył stworzeniu/poprawie wizerunku pani Karoliny jako radcy prawnego czy wykreowaniu pozytywnych relacji z kontrahentami. Planowany zakup nie ma także na celu zachęcenia potencjalnych kontrahentów do skorzystania z usług świadczonych przez panią Karolinę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Argumentacja przedstawiona przez przedsiębiorczynię stanowi, że zegarek jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, a wydatek jest racjonalny i gospodarczo uzasadniony, poniesiony w celu uzyskania przychodów. W konsekwencji wydatek poniesiony w związku z zakupem zegarka, jako spełniający przedstawione powyżej kryteria, może zostać zaliczony w ciężar kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej o sygn. 0115-KDIT3.4011.153.2024.3.JS z 17 maja 2024 roku czy 0113-KDIPT2-1.4011.751.2023.3.RK z 15 stycznia 2024 roku wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Zegarek mechaniczny w kosztach podatkowych – interpretacja indywidualna
W interpretacji indywidualnej z 15 stycznia 2024 roku (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.751.2023.3.RK) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że wydatek na zegarek mechaniczny może stanowić koszt uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.
Wnioskodawcą jest radca prawny prowadzący indywidualną kancelarię od 3 sierpnia 2015 roku, który jako formę opodatkowania dla prowadzonej działalności gospodarczej stosuje skalę podatkową, a jako dokumentację podatkową prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Wnioskodawca rozlicza się z klientami na podstawie stawki godzinowej, czasami z dokładnością nawet do 5 minut. Nie zawsze w trakcie czynności może kontrolować czas pracy na firmowym komputerze czy telefonie, dlatego planuje kupić zegarek naręczny, mechaniczny do pomiaru czasu pracy m.in. w trakcie spotkań z klientami. Niedokładne policzenie czasu pracy może spowodować zakwestionowanie wykonanych czynności i odmowę zapłaty wynagrodzenia. Wnioskodawca prowadzi także sprawę karną, gdzie czasami nie ma możliwości korzystania z urządzeń elektronicznych, które mogą rejestrować dźwięk czy obraz; takie ograniczenia wynikają z przepisów prawa. Ponadto wykonuje służbowe czynności w kancelariach innych pełnomocników czy notariuszy, gdzie czasami nie można wnosić takiego sprzętu z uwagi na tajemnicę zawodową. Zegarek ten będzie wykorzystywany jedynie w czasie świadczenia usług prawnych, nie będzie wykorzystywany do celów prywatnych. Przedsiębiorca będzie używał go w trakcie wykonywania działalności gospodarczej, czyli zazwyczaj od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00 do 16.00. Wydatki poniesione na zakup zegarka zostaną udokumentowane fakturą VAT wystawioną na rzecz wnioskodawcy. Zadano pytanie, czy może on zaliczyć zakup zegarka mechanicznego naręcznego służącego do pomiaru czasu świadczenia usługi prawnej do kosztów uzyskania przychodu.
Dyrektor KIS zgodził się ze stanowiskiem podatnika, potwierdzając możliwość zaliczenia wydatku na zakup zegarka mechanicznego do kosztów uzyskania przychodów, stwierdzając co następuje:
„Biorąc pod uwagę, że wydatki na nabycie zegarka nie są ujęte w katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych, o ile istnieje związek tych wydatków z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Wykazanie tego związku spoczywa na podatniku i nie może następować w oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego. Ocena, czy w danym przypadku zachodzi związek przyczynowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów powinna odbywać się przy uwzględnieniu wszystkich aspektów prowadzonej działalności gospodarczej, w tym charakteru i rodzaju prowadzonej działalności.
Zauważyć również należy, że w myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ww. przepis nie znajdzie u Pana zastosowania, ponieważ wydatek związany z zakupem zegarka w Pana przypadku nie ma charakteru reprezentacji, tzn. jego zakup nie jest celem ponoszonych kosztów stworzenia Pana wizerunku, czy wykreowania pozytywnych relacji z kontrahentami.
Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy i powołane wyżej przepisy prawne, wskazać należy, że wydatek poniesiony przez Pana w związku zakupem zegarka mechanicznego naręcznego służącego do pomiaru czasu świadczenia usługi prawnej, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pamiętać przy tym należy, że to na Panu, jako podmiocie odnoszącym korzyść z faktu zaliczenia wskazanego we wniosku wydatku do kosztów uzyskania przychodu wynika obowiązek wykazania związku przyczynowo-skutkowego poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak również obowiązek właściwego jego udokumentowania”.
