Poradnik Przedsiębiorcy

Jak założyć klub fitness - najważniejsze informacje

Kluby fitness to miejsca obowiązkowe na praktycznie każdym osiedlu większego miasta. Pomimo ogromnych sieci siłowni i klubów fitness, które okupują galerie handlowe, mniejsze kluby cieszą się niesłabnącą popularnością. Dlaczego? Jest wiele powodów - nie jest w nich tak tłoczno, są tańsze i nie zmuszają klientów do podpisywania umowy przynajmniej na rok. Jednak założenie klubu fitness wymaga sporo pracy, związanej z otworzeniem działalności oraz spełnieniem wymagań związanych z warunkami technicznymi lokalu, w którym fitness się znajdzie. Jak założyć klub fitness? Odpowiedź znajdziesz poniżej!

Ogólna charakterystyka klubu fitness

Klub fitness jest miejscem, które oferuje usługi z zakresu zajęć sportowych i relaksacyjnych. W ofercie powinny się znaleźć zróżnicowane zajęcia - od tych intensywniejszych, po relaksacyjne typu streching i joga. Zajęcia powinny być także zróżnicowane pod względem zaawansowania. Niektóre kluby fitness oferują także zabiegi upiększające, masaże.

Planując otworzenie klubu fitness bardzo istotną kwestią jest lokalizacja - czy łatwo tam dojechać, czy są miejsca parkingowe i czy jest w okolicy mieszkaniowej. Sam lokal również powinien spełniać odpowiednie wymagania - posiadać zaplecze sanitarne, a personel odpowiednie uprawnienia do prowadzenia zajęć.

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem klubu fitness

Klub fitness może prowadzić praktycznie każdy, nie trzeba posiadać odpowiednich uprawnień czy mieć ukończony kurs. Nie są potrzebne także żadne pozwolenia. Jednak zatrudniając trenerów i instruktorów fitness - powinni oni mieć odpowiednie doświadczenie oraz przygotowanie do prowadzenia zajęć.

Dopuszczalne formy prowadzenia klubu fitness

Otwierając klub fitness, przedsiębiorca może go prowadzić w dowolnej formie, poza spółką partnerską. Działalność gospodarczą rejestruje się w CEIDG (jednoosobowa działalność gospodarcza albo spółka cywilna) albo w KRS (spółka jawna, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna).

Jak założyć klub fitness?

Najczęściej wybieraną formą prowadzenia działalności w Polsce jest jednoosobowa działalność gospodarcza. Jeżeli jednak przedsiębiorca planuje działalność w szerszym zakresie, warto wziąć pod uwagę spółki - osobowe lub kapitałowe. Wybierając jednak inne, niż jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka cywilna, formy prowadzenia działalności, trzeba się liczyć z bardziej skomplikowaną księgowością i rejestracją w KRS.

Klub fitness a jednoosobowa działalność gospodarcza

Prowadząc jednoosobową działalność to przedsiębiorca jest  jedynym właścicielem  klubu fitness. Również on jest jedynym jego reprezentantem. Tym samym należy pamiętać, że za prowadzony klub fitness odpowiada swoim własnym majątkiem. Ponadto przedsiębiorca może w ramach prowadzonej działalności samodzielnie zatrudniać pracowników na podstawie umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych. Zakładając taką działalność, nie jest potrzebny kapitał, a prowadząc ją, podatnik nie musi zmagać się ze skomplikowanymi formalnościami.

Aby założyć działalność, trzeba wypełnić formularz CEIDG-1. Można go złożyć drogą elektroniczną (podpis kwalifikowany, e-PUAP), pocztową (list polecony z poświadczeniem notarialnym) lub osobiście. Po złożeniu wniosku działalność zgłaszana jest do:

  • rejestru przedsiębiorców – Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG),

  • urzędu skarbowego oraz

  • Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Przedsiębiorca zostaje też wpisany do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) w ramach Głównego Urzędu Statystycznego.

Złożenie wniosku CEIDG-1 jest więc równoznaczne z rozpoczęciem działalności gospodarczej.Mimo faktu, że CEIDG informuje ZUS o założeniu działalności, podatnik musi zgłosić siebie jako ubezpieczonego. Zgłoszenia należy dokonać najpóźniej 7 dni od dnia założenia firmy.

Klub fitness a spółka cywilna

Spółka cywilna powstaje poprzez zawarcie umowy pomiędzy wspólnikami (osoby fizyczne lub prawne). Sporządza się ją pisemnie w formie papierowej, a ewentualne zmiany muszą być dokonywane za pomocą aneksów. Umowa powinna zawierać następujące elementy:

  • informacje o wspólnikach;

  • datę zawarcia umowy;

  • informację o okresie funkcjonowania spółki, w tym o sposobie jej reprezentacji;

  • informację o celu gospodarczym, który spółka ma realizować;

  • informację o sposobie osiągnięcia wyznaczonych celów;

  • informację o zakresie działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności;

  • informację o wielkości wkładów własnych;

  • informację o sposobie podziału zysków;

  • informację o ustalonym roku obrotowym;

  • inne postanowienia.

Jeżeli wspólnicy prowadzą działalność w ramach spółki prawa handlowego, muszą dokonać odpowiedniej wzmianki o spółce handlowej w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS.

Określenie PKD dla klubu fitness

Klub fitness należy do obiektów służących poprawie kondycji fizycznych. Dlatego PKD dla niego wynosi 93.13.Z. Ten numer określa działalność centrów i klubów fitness oraz innych obiektów służących poprawie kondycji fizycznej i kulturystyce.

Najlepsza forma opodatkowania dla klubu fitness

Świadcząc usługi rekreacyjno–sportowe fitness, przedsiębiorca nie ma możliwości opodatkowania dochodów z klubu fitness w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych czy też w trybie karty podatkowej. Do wyboru więc ma:

  • zasady ogólne oraz
  • metodę liniową.

Klub fitness opodatkowanie na zasadach ogólnych

Opodatkowanie na zasadach ogólnych jest formą podstawową - obowiązuje w przypadku braku wybrania innej formy, nie wymaga składania dodatkowych oświadczeń. Zasady ogólne pozwalają na płacenie podatku w wysokości 18%, uwzględniając kwotę wolną od podatku, lub 32% od nadwyżki ponad 85.528 zł podstawy opodatkowania. Rozliczając się na zasadach ogólnych, można:

  • obniżyć kwotę podatku o przewidziane w ustawie o podatkach dochodowych ulgi i odliczenia (np. ulga na dzieci, ulga na internet);

  • odliczyć od podstawy opodatkowania zapłacone składki ubezpieczeniowe;

  • odliczyć od kwoty podatku zapłaconą kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Zaliczki na podatek opłaca się do 20 dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym (miesięcznym/kwartalnym) za który wyliczana jest zaliczka. Wyboru formy opodatkowania dokonuje się przy wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Klub fitness opodatkowanie podatkiem liniowym

Stawka podatku liniowego wynosi - niezależnie od wysokości dochodów przedsiębiorcy - 19%. Dlatego ten rodzaj opodatkowania jest korzystniejszy dla przedsiębiorców, którzy będą osiągać w swoim klubie fitness wysokie dochody (roczny dochód nie jest niższy niż 100 tys. zł). Warto jednak wiedzieć, że rozliczając się podatkiem liniowym, przedsiębiorca nie może korzystać z ulgi na dzieci ani rozliczać się wspólnie z małżonkiem.

Klub fitness - z VAT czy bez VAT?

To, czy przedsiębiorca prowadzący klub fitness powinien być vatowcem czy nie, zależy od tego, jak duży będzie ten klub. Planując zawrzeć umowę franczyzy z dużą siecią siłowni, przedsiębiorca z pewnością będzie musiał wybrać opodatkowanie podatkiem VAT.

Warto zaznaczyć, że wybierając prowadzenie klubu fitness opodatkowane podatkiem VAT, podlega on opodatkowaniu stawką w wysokości 23%. Sprzedaż karnetów opodatkowana jest w ten sam sposób.

Jednak planując zasięg swojej siłowni na mniejszą, bardziej osiedlową skalę, lepszym wyjściem będzie zwolnienie z podatku VAT. Zwolnienie zależy także od wysokości obrotów klubu fitness - jeżeli nie przekroczą 200 tys. złotych w skali roku, można z niego skorzystać.W odniesieniu do pierwszego roku prowadzenia działalności limit uprawniający do zwolnienia z VAT w kwocie 200.000 zł liczony jest w proporcji przypadającej odpowiednio na okres, w którym działalność była prowadzona.W przypadku korzystania z limitu podmiotowego należy stale kontrolować wysokość osiąganych dochodów. W momencie bowiem przekroczenia limitu należy dokonać rejestracji do VAT na wniosku VAT-R. Wówczas wypełniając wniosek należy zaznaczyć kwadrat w części C.1. poz. 35 - jeżeli przedsiębiorca utracił prawo do zwolnienia ze względu na limit i wówczas ma być czynnym podatnikiem VAT.

Kasa fiskalna w klubie fitness

W przypadku świadczenia usług na rzecz osób fizycznych, po przekroczeniu obrotu sprzedaży w wysokości 20 tys. złotych w skali roku, należy dokonać zakupu kasy fiskalnej i ewidencjonowania na niej sprzedaży na rzecz wyżej wskazanych osób. Przy zakupie kasy fiskalnej podatnik ma możliwość skorzystania z ulgi na jej zakup.

W przypadku korzystania ze zwolnienia z kasy (do limitu 20 tys. zł.) sprzedaż należy ewidencjonować w formie tzw. ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, gdzie należy uwzględniać każdą sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. 

Składki ZUS klubu fitness

Otwierając klub fitness, przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić się do ubezpieczeń w ZUS. Nie ma tu znaczenia fakt, czy prowadzi klub w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, czy w formie spółki cywilnej. Zgłoszenia należy dokonać najpóźniej 7 dni po założeniu działalności na druku:

  • ZUS ZUA (jeżeli klub fitness jest jedynym miejscem pracy podatnika) albo

  • ZUS ZZA (jeżeli oprócz klubu pracuje w innym miejscu lub korzysta z ulgi na start). 

Przedsiębiorcy, dla których klub fitness jest pierwszą działalnością w życiu i dopiero co otworzyli jednoosobową działalność gospodarczą, mogą skorzystać z preferencyjnych składek ZUS przez okres 24 (pełnych) miesięcy. Co za tym idzie, przez dwa lata opłacać będą niższe o ubezpieczenie społeczne (bez dobrowolnego chorobowego) składki ZUS. Nie muszą w tym czasie także odprowadzać składek na Fundusz Pracy. Ponadto osoby fizyczne, które podejmują działalność gospodarczą po raz pierwszy lub po raz kolejny po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia zawieszenia lub zakończenia wcześniejszej działalności oraz nie wykonują działalności na rzecz byłego pracodawcy, mogą skorzystać z tzw. ulgi na start. Korzystający z tej ulgi przedsiębiorcy (po spełnieniu powyższych wymogów), nie będą podlegać obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu przez okres 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej, a opłacać będą tylko składki zdrowotne.

Zarządzanie klubem fitness

Konkurencja na rynku klubów fitness jest bardzo duża, dlatego też każdy właściciel klubu od początku działalności stawia na szereg działań marketingowych, reklamowych, które mają na celu wypromowanie marki i zaznajomienie potencjalnych klientów z jego ofertą. Nie bez znaczenia jest też wykwalifikowana kadra trenerów i dietetyków, którzy będą stawiali w swoich działaniach na niestandardowe rozwiązania. W natłoku spraw, kwestie odpowiedniego zarządzania firmą - by działała zgodnie z prawem i obowiązującymi przepisami, schodzi na dalszy plan. Nie można ich jednak bagatelizować, ponieważ niedopełnienie formalności może doprowadzić nawet do zamknięcia działalności i nieprzyjemnych skutków prawnych. By uniknąć tego typu sytuacji, warto skorzystać z systemu do kompleksowego zarządzania firmą, np. wFirma.pl.

Dzięki temu rozwiązaniu, właściciel klubu fitness zyskuje możliwość m.in.

  • wystawianie wszystkich rodzajów faktur w różnych językach i walutach

  • moduł CRM - służący do zarządzania relacjami z dostawcami czy planowaniem zadań dla pracowników

  • możliwość wysyłki e-deklaracji dzięki integracji z Ministerstwem Finansów i e-ZUS

Dodatkowym benefitem dla przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników i korzystającego z systemu wFirma.pl, jest możliwość sprawnego i intuicyjnego wystawiania umów dla zatrudnionych w ramach modułu “Kadry i płace”.  Co więcej właściciel firmy może:

  • generować listę płac

  • prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników

  • tworzyć deklaracje roczne i wysyłać je do odpowiedniego urzędu skarbowego

  • generować wydruki kadrowe

Konto firmowe dla klubu fitness

Przepisy nie określają jednoznacznie, czy przedsiębiorca zakładając klub fitness, powinien założyć także konto firmowe. Może on posługiwać się swoim kontem prywatnym, ale tylko w przypadku, kiedy jest jego jedynym właścicielem.

Przepisy określają jednak, przy jakich transakcjach użycie konta bankowego jest wymagane:

  • kiedy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca,

  • kiedy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 tys. zł.

Jakie warunki lokalowe musi spełnić klub fitness?

Jeżeli przedsiębiorca chce otworzyć klub fitness w wynajmowanym przez siebie lokalu lub budynku mieszkalnym, musi się upewnić, czy nie będzie potrzebna zmiana sposobu użytkowania danego lokalu czy budynku. Zazwyczaj jest ona wymagana, gdy działalność gospodarcza zmienia warunki: bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotne, higieniczno-sanitarne, ochrony środowiska bądź wielkość lub układ obciążeń. Wszelkich informacji na ten temat można uzyskać w organach administracji architektoniczno-budowlanej (starostwa i urzędy miasta na prawach powiatu) ewentualnie u architekta lub projektanta.

Warto jednak pamiętać, że budynek musi być używany zgodnie z jego przeznaczeniem. Budynek mógł też powstać niekoniecznie w zgodzie z przepisami. W takiej sytuacji organy nadzoru budowlanego mogą przeprowadzić postępowanie legalizacyjne lub naprawcze.W przypadku chęci zawieszenia szyldu czy banneru reklamowego, warto pamiętać, że te czynności mogą wymagać pozwolenia na budowę, zgłoszenia budowy lub robót budowlanych.

Wymogi  sanitarno-budowlane dla klubu fitness

Pod względem wymogów sanitarno-budowlanych, klub fitness musi spełniać te same wymogi, co salon odnowy biologicznej:

  • powinien być zlokalizowany w odrębnym budynku lub lokalu, ewentualnie stanowić wyodrębnioną część budynku lub lokalu;

  • pomieszczenia do fitnessu muszą mieć powierzchnię umożliwiającą takie rozmieszczenie, zainstalowanie i użytkowanie stanowiących jego wyposażenie urządzeń i sprzętu, które zapewni właściwe świadczenie usług. Ich wysokość liczona od podłogi do sufitu nie może być mniejsza niż 3,3 m.

Oprócz wydzielonych pomieszczeń do zajęć, w klubie fitness powinny się jeszcze znaleźć:

  • szatnia,

  • poczekalnia,

  • pomieszczenia sanitarno-higieniczne dla osób, które korzystają z fitnessu,

  • pomieszczenie do przechowywania sprzętu do utrzymania czystości,

  • miejsce na pojemniki do odpadów,

  • ew. osobne miejsce dla preparatów kosmetycznych, czystej i brudnej bielizny.

Warunki socjalno-bytowe dla klubu fitness

  • Musi posiadać szatnie.

  • Każda szatnia poza pomieszczeniem do przechowywania odzieży powinna zawierać pomieszczenie sanitarne, dostęp do którego powinien być bezpośredni z pomieszczenia, z szafkami, z odzieżą.

  • Powierzchnia pomieszczenia do przechowywania odzieży powinna być dostosowane do maksymalnej ilości osób (nie może być mniejsza niż 0,5 m2/os) i być wyposażona w szafki lub wieszaki na odzież dla każdego ćwiczącego w klubie.

  • Każde pomieszczenie sanitarne powinno być wyposażone w 1 natrysk dla 10 osób, 1 umywalkę dla 10 osób oraz 1 ustęp.

  • Jeśli nie da się wydzielić odrębnych szatni dla kobiet i mężczyzn, należy wydzielić w szatni przebieralnię - przynajmniej jedną kabinę.

  • Każde pomieszczenie, wyznaczonym do ćwiczeń fizycznych (sala do zajęć grupowych) musi być klimatyzowane (ew. być wyposażone w wentylację mechaniczną), o wydajności co najmniej 50 m3/h/os, biorąc pod uwagę maksymalną ilość osób ćwiczących w tym samym czasie. W siłowni ilość powietrza musi być dwukrotnie wyższa i wynosić co najmniej 100 m3/os.

  • Jeśli w klubie fitness znajdują się solarium czy pokoje z masażami mokrymi, oraz w pomieszczenia z natryskami i łaźniami parowymi, wtedy obowiązkowo trzeba zainstalować wentylację mechaniczną nawiewno-wywiewną, podciśnieniową.

  • Każda z osób korzystająca z łaźni, sauny czy natrysków powinna korzystać z ochraniaczy na stopy.

  • Natryski muszą być wyposażone w wpusty podłogowe oraz zawory ze złączką do węża.

  • Przepływ wody dla jednego natrysku nie może być mniejszy niż 40l/os.

  • Jeśli w klubie fitness jest solarium, wysokość pomieszczenia nie może być niższa niż 2,2 m.

  • W klubie powinien się znaleźć pokój socjalny dla personelu, z szafkami lub wieszakami na odzież oraz rzeczy osobiste.

  • W klubach fitness powinien być całkowity zakaz palenia tytoniu, za wyjątkiem miejsc do tego przeznaczonych.

Publiczne odtwarzanie muzyki w klubie fitness

Nie ma mowy, żeby w klubie fitness ćwiczeniom nie towarzyszyła muzyka. Pomaga wyrównać tempo wszystkim uczestnikom oraz odpowiednio nastroić się do ćwiczeń. W zależności od zajęć, w klubie fitness można usłyszeć różną muzykę - od relaksacyjnej (joga), przez latynoską (zumba) po taneczną (aerobik, tbc).

Jednak montując w klubie sprzęt grający, odbiornik telewizyjny lub radiowy, przedsiębiorca musi pamiętać o licencji, która zezwala na publiczne odtwarzanie muzyki, a także o uiszczaniu opłat abonamentowych. Licencja udziela się na wybrane formy wykorzystania utworów chronionych prawami autorskimi, np. na publiczne odtworzenia i wykonania utworów, a także wyświetlenie i publiczne odtworzenia utworów audiowizualnych.

Ważne jest to, czy przedsiębiorca osiąga korzyść majątkową, która wynika z wykorzystania wyżej wymienionych utworów. W przypadku klubu fitness niezbędne jest uzyskanie odpowiedniej licencji, dlatego przedsiębiorca powinien skontaktować się z jedną z organizacji zbiorowego zarządzania.

RODO w fitnessie

Przyszły przedsiębiorca prowadzący klub fitness, w związku z wejściem nowych przepisów unijnych tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w skrócie: RODO) 25 maja 2018 roku, zobowiązany jest w szczególności do:

  1. zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO,
  2. wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
  3. wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych (w sytuacji gdy podmiot zobowiązany jest do tegoż zgodnie z art. 37 ust 1 ww. rozporządzenia).
  4. podania o sobie, jako o administratorze danych informacji wskazanych w RODO oraz informacji, jak dane osobowe będą przetwarzane (w jakim celu) oraz w oparciu o jaką podstawę prawną.

Obowiązki, w związku z RODO sprowadzają się do tego, aby nadać odpowiednie upoważnienia osobom, które będą miały dostęp do danych osobowych (pracowników, kontrahentów, wykonawców itd), podpisania umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych z podmiotami trzecimi, uzyskania od osoby, której dane osobowe są pozyskiwane, stosownej zgody (jeśli jest wymagana przez RODO) oraz poinformowanie takiej osoby o przysługujących jej prawach.

Marketing w klubie fitness

Warto zadbać o swoją pozycję w sieci - dlatego klub fitness powinno się bardzo łatwo znaleźć w wyszukiwarce google. Jak można do tego dojść? Dobrym pozycjonowaniem. Jest to inwestycja, która zwróci się na pewno. Nie powinno także zabraknąć strony na Facebooku czy Instagramie, gdzie można wrzucać zdjęcia z treningów itd.

Warto także pomyśleć o rozreklamowaniu klubu fitness na darmowych portalach internetowych np. Taelo.pl. Daje on zarówno możliwość reklamowania swoich usług, jak i umożliwia szereg ciekawych rozwiązań. Jednym z nich jest możliwość prowadzenia bloga firmowego, na którym właściciel klubu fitness może publikować np. fotorelacje z maratonów ćwiczeń, czy też artykuły dotyczące zdrowego odżywiania w połączeniu z ćwiczeniami fizycznymi. To z kolei wpływa na budowanie wizerunku klubu, jako miejsca interesującego i godnego polecenia.  

Jak założyć klub fitness - krok po kroku

Oczywiście ulotki i wizytówki to już sprawdzony nośnik - który najlepiej jest zostawiać w zaprzyjaźnionych salonach kosmetycznych czy odnowy biologicznej. Jeżeli klub fitness ma być osiedlowy, równie dobrze ulotki można zostawić w okolicznych kawiarniach. Klub powinien być dobrze oznakowany, tak, aby przechodnie wiedzieli, co właśnie mijają.

Rozkręcając biznes można też postawić na promocje - pierwsza wizyta za darmo, zniżki dla studentów czy emerytów.

Jednak, jak często podkreślają sami klienci - najważniejsza w klubie fitness jest atmosfera, wyposażenie klubu i szatnia. Trenerzy muszą być doświadczeni i otwarci na ludzi, którzy będą szukać u nich pomocy i rady. Klub fitness powinien być wyposażony w nowoczesny i bezpieczny sprzęt, a szatnia musi być na tyle duża, aby klubowicze mogli się w niej swobodnie poruszać. Tym sposobem chętnie będą wracać na zajęcia.