Jak założyć firmę budowlaną i skutecznie ją prowadzić?

Ze względu na ciężką sytuację na rynku pracy wielu Polaków decyduje się na wyjazd za granicę - najczęściej podejmując tam pracę fizyczną. Decyzją przemawiającą za pozostaniem w kraju może być jednak założenie własnej działalności gospodarczej, o ile o zatrudnienie ciężko, o tyle prowadzący własny biznes nie mają na co narzekać - usługi remontowo-budowlane cieszą się ogromnym popytem. Jak założyć firmę budowlaną opisujemy krok po kroku w artykule!

Ogólna charakterystyka firmy budowlanej

Najogólniej rzecz ujmując, firma remontowo-budowlana zajmuje się po prostu robotami budowlanymi. Według przyjętej definicji roboty budowlane polegają na budowie, odbudowie, rozbudowie, nadbudowie, a także pracach związanych z przebudową, montażem, remontem lub rozbiórką obiektu budowlanego. Mogą być one prowadzone na własny rachunek lub na podstawie zawartej umowy. Często spotykanym rozwiązaniem jest zlecanie ich części, a nawet całości, podwykonawcom.

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem firmy budowlanej

Prowadzenie firmy budowlano-remontowej zazwyczaj nie wymaga posiadania wykształcenia kierunkowego bądź spełnienia innych dodatkowych warunków - każdy może założyć firmę budowlano-remontową. Wiadomo, fachowa wiedza oraz praktyczne doświadczenie niezwykle ułatwiają prowadzenie działalności oraz mogą być gwarancją jej utrzymania, kto bowiem zleci remont firmie, w której sam właściciel nie posiada odpowiedniej wiedzy i kwalifikacji? Tyczy się to również zatrudnienia pracowników, przedsiębiorca powinien wiedzieć, w jaki sposób jego pracownicy wykonują zleconą pracę.

Jednak niektóre czynności w budownictwie wymagają posiadania uprawnień do wykonywania samodzielnych funkcji technicznych. Posiadając właściwe wykształcenie, można ubiegać się o uzyskanie odpowiednich uprawnień, które umożliwią wykonywanie samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie.

Dopuszczalne formy prowadzenia firmy budowlanej

Przedsiębiorca ma do wyboru każdą formę prowadzenia działalności, wyjątek stanowi spółka partnerska, którą co do zasady mogą utworzyć jedynie wolne zawody. Ci, którzy zastanawiają się, jak założyć firmę budowlaną, często decydują się na jednoosobową działalność gospodarczą. Przyszli przedsiębiorcy mogą również zdecydować się na spółkę cywilną lub spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jak założyć firmę budowlaną?

Postawą założenia firmy budowlano-remontowej jest wypełnienie wniosku CEIDG-1. Składa się go do urzędu miasta lub gminy i można zrobić to:

• osobiście,

• elektronicznie, wykorzystując bezpieczny podpis kwalifikowany,

• elektronicznie bez wykorzystania bezpiecznego podpisu kwalifikowanego - przez profil zaufany ePUAP,

• listem poleconym (podpis poświadczony notarialnie).

Po wybraniu opcji trzeciej dodatkowo należy udać się osobiście do urzędu i potwierdzić swoją tożsamość.

Wybierając prowadzenie działalności w formie spółki prawa handlowego np. spółki z o.o., składa się wniosek o wpis do rejestru KRS.

Określenie PKD dla firmy budowlanej

Wachlarz usług, które może świadczyć firma budowlano-remontowa jest niezwykle szeroki. Podstawowymi numerami PKD obejmującymi roboty budowlane wykończeniowe są te z działu 43, najściślej z nimi związane. Ponadto przedsiębiorcy mogą zwrócić uwagę na numery PDK z działu 41.

Najlepsza forma opodatkowania dla firmy budowlanej

Przy wyborze formy opodatkowania na początku warto oszacować planowany przychód oraz wysokość ponoszonych kosztów.

Bardzo popularną formą opodatkowania, którą stosują firmy budowlano-remontowe jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. To tzw. uproszona forma opodatkowania, gdzie podatek rozliczany jest od osiągniętego przychodu. W rezultacie jest to niezwykle korzystna opcja dla tych, którzy nie będą ponosili wysokich kosztów, ponieważ nie są brane pod uwagę. Stawka ryczałtu przy prowadzeniu firmy budowlano-remontowej wynosi 5,5%.

Ci, którzy szacują, że ich dochód może wynieść nawet 100 000 zł lub więcej powinni zdecydować się na podatek liniowy. Stawka podatku w tym przypadku jest stała i wynosi 19% bez względu na wysokość dochodów.

Przedsiębiorcy powinni jednak mieć na uwadze, że te dwie formy opodatkowania wykluczają stosowanie większości ulg podatkowych oraz wspólne rozliczenie z małżonkiem.

Podstawową formą opodatkowania dochodów jest opodatkowanie na zasadach ogólnych, tzw. skala podatkowa. Jak sama nazwa wskazuje podatek rozliczany jest według skali i wyróżnia się dwie stawki podatku: 17% i 32%. Próg pierwszy - do 85.528 zł zobowiązuje do opodatkowania dochodu 17% stawką, jego przekroczenie skutkuje obowiązkiem zastosowania stawki 32%. Podwyższona stawka nie tyczy się jednak całości osiągniętego dochodu, a jedynie nadwyżki kwoty 85.528 zł. W tej formie opodatkowania uwzględniana jest również kwota wolna od podatku, a także istnieje możliwość skorzystania z ulg podatkowych i wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

Firma budowlana z VAT czy bez VAT?

Działalność budowlano-remontowa przedmiotowo nie jest zwolniona z podatku VAT, innymi słowy, ze względu na typ działalności ustawodawca wyklucza ją ze zwolnienia.

Początkujący przedsiębiorcy mogą jednak zdecydować się na zwolnienie podmiotowe z VAT, czyli ze względu na osiągany obrót, który nie może przekroczyć limitu 200 000 zł rocznie. Zobowiązuje to do pilnowania wysokości osiąganego dochodu, ponieważ w momencie przekroczenia limitu powstaje obowiązek zarejestrowania się do VAT jako czynny podatnik. Automatycznie czynność, która spowodowała jego przekroczenie jest już opodatkowana.

Zwolnienie podmiotowe z VAT nie przysługuje jednak tym, którzy zamierzają dokonywać dostaw:

• budynków, budowli lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b ustawy,

• terenów budowlanych.

Przedsiębiorca może także od początku prowadzić firmę budowlano-remontową jako czynny podatnik VAT. Zdecydowanie korzystne jest to dla tych, u których VAT naliczony (wydatki) będzie przewyższał VAT należny (przychody), a w szczególności gdy:

1. usługi będą świadczone głównie na rzecz czynnych podatników VAT,

2. rodzaj usług jest opodatkowany stawką poniżej 23%,

3. usługi świadczone będą w procedurze odwrotnego obciążenia,

4. w ramach działalności będą dokonywane transakcje wewnątrzwspólnotowe.

W każdym z tych przypadków, zarówno chcąc działać jako podatnik podmiotowo zwolniony, jak i czynny podatnik VAT, należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego deklarację VAT-R. Od początku 2015 roku nie ma obowiązku uzyskiwania potwierdzenia rejestracji (a w rezultacie zapłaty 170 zł). 

Szczegóły dotyczące kwestii wypełnienia deklaracji opisuje artykuł: Formularz VAT-R z szerokim omówieniem.

Od 1 listopada 2019 r. weszły w życie przepisy wprowadzające obowiązkowy split payment (mechanizm podzielonej płatności), które likwidują odwrotne obciążenie w transakcjach krajowych. Towary i usługi objęte poprzednio odwrotnym obciążeniem oraz zakresem odpowiedzialności podatkowej (wskazane dotychczas w załączniku 11, 13 i 14 ustawy o VAT) ujęto w załączniku 15 do wyżej wymienionej ustawy. Należą do nich m.in. roboty ogólnobudowlane związane ze wznoszeniem budynków mieszkalnych i niemieszkalnych, a także prace tynkarskie czy instalacyjne. Zatem dokonując płatności za towary lub usługi, zawarte  w załączniku 15 do wyżej wymienionej ustawy, na podstawie wystawionej faktury dokumentującej transakcję, której wartość przekracza kwotę 15 tys. zł., lub stanowi jej równowartość, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę z adnotacją "mechanizm podzielonej płatności", a podatnik będący nabywcą jest zobowiązany do dokonania płatności z jego wykorzystaniem. 

Składki ZUS - firma budowlana

Po złożeniu wniosku CEIDG-1 i VAT-R (w przypadku gdy została podjęta decyzja o rejestracji do VAT lub VAT UE) następnym krokiem jest wizyta w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Należy tam złożyć formularz ZUS ZUA, który ma na celu zgłoszenie osoby do zarówno do ubezpieczeń społecznych jak i zdrowotnych lub formularz ZUS ZZA, który służy do rejestracji tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (np. w przypadku zatrudnienia równoczesnego na umowę o pracę czy przy skorzystaniu z ulgi na start).

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność budowlaną może skorzystać z tzw. ulgi na start, która upoważnia przedsiębiorcę do opłacania składki zdrowotnej przez okres 6 miesięcy. W 2020 roku składka zdrowotna wynosi odpowiednio 362,34 zł - 9% podstawy wymiaru (do odliczenia 312,02 zł). Aby skorzystać z ulgi na start należy spełnić między innymi poniżej opisane warunki:

• podatnik jest osobą fizyczną,
• prowadzona przez niego działalność nie będzie mogła być wykonywana na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed rozpoczęciem działalności gospodarczej osoba ta świadczyła pracę w ramach stosunku pracy lub też spółdzielczego stosunku prac,
• podejmuje pierwszy raz działalność gospodarczą albo podejmuje ją ponownie, jednak z zastrzeżeniem, że minęło już co najmniej 60 miesięcy kalendarzowych od dnia ostatniego zawieszenia lub też zakończenia działalności gospodarczej.

Skuteczne zarządzanie firmą budowlaną

Każda nowo powstała firma, w tym także firma budowlana to wyzwanie dla przedsiębiorcy decydującego się na prowadzenie biznesu. Duże znaczenie ma właściwe jej prowadzenie, a szereg obowiązków z tym związanych może zapewnić prawidłowe funkcjonowanie. Przed osobą zarządzającą firmą budowlaną toi wiele obowiązków. Od ustalania harmonogramów prac i  prowadzenie dokumentacji inwestycyjnej, po raportowanie przebiegu prac i planowania kolejnych. Dla każdego przedsiębiorstwa najważniejsze jest jednak prawidłowe rozliczanie, by zachować płynność finansową i pozycję na rynku. Pomocne w tym przypadku mogą okazać się dedykowane programy do prowadzenia biznesu, które umożliwiają wygodne i prawidłowe prowadzenie księgowości w oparciu o obowiązujące przepisy prawne. Rozwój technologii sprawił, że największą popularnością cieszą się dostępne na rynku programy online, jak np. system wFirma.pl, który zawiera pakiet niezbędnych narzędzi, między innymi:

• program do fakturowania,

• moduł magazynowy,

• system CRM z funkcją terminarza do sprawnego zarządzania pracą w firmie i relacjami z kontrahentami,

• integrację z e-ZUS i Ministerstwem Finansów - co umożliwia bezpośrednią wysyłkę e-deklaracji i raportów JPK,

• integrację z e-bankowością,

• możliwość rozliczania pracowników i prowadzenia ewidencji ich czasu pracy

• opcję wprowadzania środków trwałych i automatyczną ich amortyzację.

Ogromnym atutem systemu wFirma.pl jest fakt, że każdy z przedsiębiorców korzystających z oprogramowania może liczyć na wsparcie techniczne oraz porady specjalistów z dziedziny prawa podatkowego, gospodarczego, prawa pracy i ubezpieczeń.

Kasa fiskalna w firmie budowlanej

W treści ustawy o VAT, a dokładnie w art. 111 ust. 1 wskazane zostało iż przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani prowadzić ewidencję obrotu oraz  kwot podatku VAT należnego przy zastosowaniu kas fiskalnych. Dodatkowo należy mieć na uwadze, że usługi budowlane nie zaliczają się do czynności zwolnionych z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Więc przyszły przedsiębiorca ma 2 opcje:

1) od razu zakupić kasę fiskalną i dokonać ewidencji sprzedaży na rzecz osób prywatnych poprzez nabijanie jej na kasę lub,

2) skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego z kasy fiskalnej ze względu na spełnienie warunków, a mianowicie: jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła lub zwolnienia podmiotowego poprzez nieprzekroczenie limitu 20 tys. złotych. 

Konto firmowe dla firmy budowlanej

Nie zawsze przedsiębiorca musi założyć konto firmowe, jest ono jednak konieczne w przypadku świadczenia usług na rzecz firm lub wtedy, gdy wartość jednorazowej transakcji przekracza 15 000 zł. Warunki założenia konta firmowego narzuca przedsiębiorcy bank. Zazwyczaj należy udać się do niego z:

• zaświadczeniem (albo ksero i oryginałem do wglądu) o wpisie do CEIDG,

• dowodem osobistym,

• pieczątką firmową,

RODO w firmie budowlanej

Przyszły przedsiębiorca prowadzący firmę budowlaną, w związku z wejściem nowych przepisów unijnych tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w skrócie: RODO) 25 maja 2018 roku, zobowiązany jest w szczególności do:

1. zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO,
2. wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
3. wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych (w sytuacji gdy podmiot zobowiązany jest do tegoż zgodnie z art. 37 ust 1 ww. rozporządzenia).
4. podania o sobie, jako o administratorze danych informacji wskazanych w RODO oraz informacji, jak dane osobowe będą przetwarzane (w jakim celu) oraz w oparciu o jaką podstawę prawną.

Obowiązki, w związku z RODO sprowadzają się do tego, aby nadać odpowiednie upoważnienia osobom, które będą miały dostęp do danych osobowych (pracowników, kontrahentów, wykonawców itd), podpisania umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych z podmiotami trzecimi, uzyskania od osoby, której dane osobowe są pozyskiwane, stosownej zgody (jeśli jest wymagana przez RODO) oraz poinformowanie takiej osoby o przysługujących jej prawach.

Marketing w firmie budowlanej

Osoby, które choćby w minimalnym zakresie miały styczność z firmą budowlano-remontową zdają sobie na pewno sprawę z tego, że jest to specyficzny typ działalności, w której reklamą jest tak naprawdę wykonana praca. Czy decydując się na skorzystanie z usług firmy remontowo-budowlanej potencjalni nabywcy przeglądają strony internetowe? Tak, często korzystają z portali internetowych, takich jak Taelo.pl, gdzie mogą znaleźć odpowiednich wykonawców jak i poznać opinię osób korzystających z ich usług. Dla samych wykonawców jest to idealne miejsce, gdzie bezpłatnie mogą zareklamować swoją firmę tworząc wizytówkę jak i przedstawiać wykonane przez siebie realizacje na blogu firmowym. 

Nie podlega więc wątpliwości, że aby skutecznie zdobywać kolejnych klientów przy każdym zleceniu bez wyjątku trzeba wykazywać pełen profesjonalizm tak, aby nabywca był w pełni zadowolony z jakości usług. To on przekaże opinię dalej - pozytywną lub negatywną, a to jakim odbije się echem, zależy od wartości wykonanej pracy. 

Mamy nadzieję, że rozwialiśmy wątpliwości przyszłych przedsiębiorców i wyjaśniliśmy, jak założyć firmę budowlaną.