Obowiązek rejestracji na potrzeby VAT UE dotyczy przedsiębiorców, którzy zamierzają dokonywać transakcji, których drugą stroną jest kontrahent z innego kraju Unii Europejskiej. Rejestracji do VAT-UE należy dokonać przy użyciu formularza VAT-R, a w wyniku tej rejestracji podatnik otrzymuje numer VAT-UE, którym ma obowiązek posługiwać się w ramach każdej transakcji wewnątrzwspólnotowej. Wyjaśniamy, jakie przewiduje się kary za brak rejestracji do VAT UE?
Komu potrzebny jest numer VAT UE?
Europejski identyfikator podatkowy to numer, którym powinien posługiwać się każdy przedsiębiorca uczestniczący w handlu wewnątrzwspólnotowym, co odnosi się zarówno do sprzedaży i zakupu towarów oraz usług. NIP europejski to inaczej VAT-UE lub NIP-UE i jest międzynarodowym odpowiednikiem polskiego numeru NIP, składającym się z nadanego w Polsce numeru identyfikacji podatkowej poprzedzonym prefiksem PL. Trzeba pamiętać, że przed dokonaniem pierwszej transakcji wewnątrzwspólnotowej należy dopełnić obowiązku administracyjnego i zarejestrować się jako podatnik VAT-UE.
Obowiązek rejestracji do VAT UE dotyczy czynnych podatników VAT zamierzających dokonywać przynajmniej jednej z następujących transakcji:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), czyli sprzedaży towarów dla kontrahentów z krajów unijnych;
- wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), czyli zakupu towarów od kontrahentów z Unii Europejskiej;
- świadczenia usług na rzecz kontrahentów z krajów unijnych, dla których miejscem świadczenia jest kraj prowadzenia działalności lub zamieszkania nabywcy;
- nabycia usług, dla których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy, czyli gdy to nabywca ma obowiązek rozliczenia podatku VAT.
Numer VAT-UE jest weryfikowany w systemie VIES prowadzonym przez Komisję Europejską. Dzięki temu obie strony transakcji wewnątrzwspólnotowej mogą w dowolnym momencie sprawdzić numer VAT-UE swojego potencjalnego lub aktualnego kontrahenta. Za pomocą VAT-UE kontrahenci z Unii Europejskiej mogą zidentyfikować drugą stronę transakcji jako czynnego podatnika VAT-UE.
Kary za brak rejestracji do VAT UE
Przedsiębiorca, który otrzyma potwierdzenie nadania numeru VAT UE, ma obowiązek posługiwania się nim przy każdej transakcji wewnątrzwspólnotowej. Może się jednak zdarzyć, że podatnik nie dopełnił obowiązku administracyjnego, czyli nie dokonał rejestracji dla potrzeb VAT-UE przed dniem zawarcia pierwszej transakcji wewnątrzwspólnotowej.
Przykład 1.
Pani Marzena będąca czynnym podatnikiem VAT prowadzi firmę w zakresie świadczenia usług tłumaczeniowych. W marcu 2023 roku kobieta, nie będąc zarejestrowanym podatnikiem VAT-UE, wykonała usługę tłumaczeniową na rzecz kontrahenta z innego państwa członkowskiego UE, zarejestrowanego podatnika VAT UE. Kolejna usługa dla tego samego kontrahenta będzie wykonana w kwietniu 2023 roku. W jaki sposób należy wystawić fakturę?
Pani Marzena powinna wystawić fakturę bez danych dotyczących stawki i kwoty podatku VAT lub w miejscu stawki VAT wskazując „NP” (nie podlega). Dodatkowo na fakturze konieczna jest adnotacja „reverse charge” (odwrotne obciążenie). Wykonana usługa nie podlegała bowiem opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce, ponieważ miejsce świadczenia usługi dla podatnika z innego kraju należącego do Unii Europejskiej znajdowało się poza terytorium Polski zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Dodatkowo pani Marzena powinna niezwłocznie dokonać rejestracji na potrzeby VAT-UE.
W razie gdy podatnik dokona transakcji wewnątrzwspólnotowej, przed której dokonaniem miał obowiązek rejestracji do VAT-UE, jednak rejestracja ta zostanie dokonana z opóźnieniem, to w związku z niedotrzymaniem terminu rejestracji na potrzeby VAT-UE nie grożą mu żadne konsekwencje, w szczególności pociągnięcie do odpowiedzialności karnej skarbowej. Wynika to z tego, że przepisy ustawy Kodeks karny skarbowy nie przewidują, aby niedopełnienie obowiązku rejestracji na potrzeby VAT-UE stanowiło wykroczenie lub przestępstwo skarbowe.
Jeżeli podatnik nie dopełni ciążącego na nim obowiązku rejestracji na potrzeby VAT-UE, nie musi obawiać się pociągnięcia do odpowiedzialności karnej skarbowej w tym zakresie. Przedsiębiorca powinien jednak niezwłocznie dokonać rejestracji na potrzeby VAT-UE. Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że brak terminowej rejestracji do VAT-UE, czyli przed dokonaniem pierwszej transakcji, której towarzyszył obowiązek zarejestrowania się jako podatnik VAT-UE, może pociągać za sobą inne konsekwencje na gruncie VAT uzależnione od rodzaju transakcji.
Przykład 2.
Pani Wioleta od 1 stycznia 2017 roku prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i od początku prowadzenia działalności jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. Przedsiębiorczyni w ramach prowadzonej działalności zajmuje się sprzedażą sprzętu elektronicznego. Dotychczas pani Wioleta prowadziła wyłącznie sprzedaż krajową, jednak od 2023 roku planuje rozszerzyć zakres i sprzedawać towary także na rzecz kontrahentów z innych krajów należących do Unii Europejskiej (Niemiec, Francji i Belgii). Pierwszej sprzedaży towarów kobieta dokonała 17 stycznia 2023 roku dla kontrahenta z Francji, jednak przed dniem dokonania pierwszej transakcji dotyczącej wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów przedsiębiorczyni nie dopełniła obowiązku administracyjnego, czyli nie zarejestrowała się jako podatnik VAT-UE. Rejestracja na potrzeby VAT-UE została dokonana dopiero 30 stycznia 2023 roku. Czy pani Wioleta powinna obawiać się nałożenia kary za brak rejestracji do VAT-UE?
Pani Wioleta nie musi obawiać się nałożenia kary w związku z niedopełnieniem obowiązku rejestracji na potrzeby VAT-UE przed dokonaniem pierwszej transakcji związanej ze sprzedażą towarów na rzecz kontrahenta z innego kraju należącego do Unii Europejskiej. Podatnikowi nie grożą żadne konsekwencje, w szczególności pociągnięcie do odpowiedzialności karnej skarbowej w sytuacji, gdy nie dopełni ciążącego na nim obowiązku rejestracji do VAT-UE.
