Zdarzają się sytuacje, podczas których przedsiębiorca jest zmuszony korzystać z publicznych środków transportu - pociągów, autobusów czy komunikacji miejskiej. Czy w takim przypadku możliwe jest księgowanie kosztów na podstawie biletów? Czy podatnik potrzebuje innego dokumentu potwierdzającego zakup? A może niezbędna jest faktura? Sprawdź! Rozwiewamy wszelkie wątpliwości.
Księgowanie kosztów na podstawie biletów autobusowych i PKP
W przypadku środków transportu, jak PKP, PKS czy prom, odległość trasy jest dowolna, aby podatnik mógł odliczyć VAT od posiadanych biletów. W takim wypadku sam bilet traktowany jest jako faktura. Jednak, aby był ważny, musi spełniać konkretne wymagania - chodzi o informacje zawarte na bilecie. Mówi o tym § 3 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur zgodnie z którym faktura za:
- numer i datę wystawienia,
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem"
Księgowanie kosztów na podstawie biletów, które spełniają powyższe wymogi jest możliwe. Należy jednak pamiętać, że księgowany przejazd powinien dotyczyć tylko i wyłącznie działalności gospodarczej, a nie prywatnych podróży. Dlatego warto jest mieć dowody (np. emaile, umówione spotkania, podpisanie umowy), które potwierdzą konieczność podróży podatnika.
Bilety komunikacji miejskiej MPK w kosztach
Może się zdarzyć, że podczas podróży służbowej podatnik będzie także korzystał z komunikacji miejskiej. Czy w takim wypadku może odpisać VAT od tych biletów? Według wyżej przytoczonych regulacji rozporządzenia nie jest to możliwe.
Bilet MPK nie posiada obowiązujących w rozporządzeniu. Warto jednak zajrzeć do Rozporządzenia w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, § 11 ust. 3. Można w nim przeczytać:
- "Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
- dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
- datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
- wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
- wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
- podpis osoby sporządzającej dokument, lub
- inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Z powyższych regulacji wynika, że jednorazowy bilet MPK nie może być podstawą księgowania wydatku. Aby ująć wydatek w KPiR niezbędna jest faktura.
Dlatego, jeżeli przedsiębiorcy zależy na odliczeniu VAT od biletów MPK, które nabył podczas podróży służbowej - przy każdorazowym zakupie takiego biletu powinien poprosić także o wystawienie faktury. W innym wypadku nie ma możliwości ich rozliczenia.
