Poradnik Przedsiębiorcy

Księgowanie kosztów na podstawie biletów MPK, PKP i PKS

Zdarzają się sytuacje, podczas których przedsiębiorca jest zmuszony korzystać z publicznych środków transportu - pociągów, autobusów czy komunikacji miejskiej. Czy w takim przypadku możliwe jest księgowanie kosztów na podstawie biletów? Czy podatnik potrzebuje innego dokumentu potwierdzającego zakup? A może niezbędna jest faktura? Sprawdź! Rozwiewamy wszelkie wątpliwości.

Księgowanie kosztów na podstawie biletów autobusowych i PKP

W przypadku środków transportu, jak PKP, PKS czy prom, odległość trasy jest dowolna, aby podatnik mógł odliczyć VAT od posiadanych biletów. W takim wypadku sam bilet traktowany jest jako faktura. Jednak, aby był ważny, musi spełniać konkretne wymagania - chodzi o informacje zawarte na bilecie. Mówi o tym par. 3 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 roku w sprawie wystawiania faktur:

"przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:
  1. numer i datę wystawienia,
  2. imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  3. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  4. informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  5. kwotę podatku,
  6.  kwotę należności ogółem"

Księgowanie kosztów na podstawie biletów, które spełniają powyższe wymogi jest możliwe. Należy jednak pamiętać, że księgowany przejazd powinien dotyczyć tylko i wyłącznie działalności gospodarczej, a nie prywatnych podróży. Dlatego warto jest mieć dowody (np. emaile, umówione spotkania, podpisanie umowy), które potwierdzą konieczność podróży podatnika.

Bilety komunikacji miejskiej MPK w kosztach 

Może się zdarzyć, że podczas podróży służbowej podatnik będzie także korzystał z komunikacji miejskiej. Czy w takim wypadku może odpisać VAT od tych biletów? Według wyżej przytoczonych regulacji rozporządzenia nie jest to możliwe.

Bilet MPK nie posiada obowiązujących w rozporządzeniu. Warto jednak zajrzeć do Rozporządzenia w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, par. 11 ust. 3. Można w nim przeczytać:

"Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,

c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,

d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub

3) inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Z powyższych regulacji wynika, że jednorazowy bilet MPK nie może być podstawą księgowania wydatku. Aby ująć wydatek w KPiR niezbędna jest faktura.

Dlatego, jeżeli przedsiębiorcy zależy na odliczeniu VAT od biletów MPK, które nabył podczas podróży służbowej - przy każdorazowym zakupie takiego biletu powinien poprosić także o wystawienie faktury. W innym wypadku nie ma możliwości ich rozliczenia.