Niewykorzystany bilet lotniczy w KPiR - czy to możliwe?

Aby spotkać się z kontrahentami zagranicznymi w miejscu ich siedziby, podatnicy udają się w podróże służbowe, często korzystając z usług linii lotniczych. Niekiedy z przyczyn niezależnych od podatnika kontrahent zrezygnuje ze spotkania np. w sprawach negocjacji warunków umowy. To jedna z sytuacji, w której podatnicy nie wykorzystują zakupionego biletu lotniczego. Czy niewykorzystany bilet lotniczy w KPIR może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu? Wyjaśniamy w artykule.

Bilet lotniczy w KPIR – czy stanowi koszt?

Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Wyróżnić należy, że bilety lotnicze nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o PIT, w związku z czym co do zasady mogą zostać zaliczone do kosztów.

Kluczową kwestią przy wyznaczaniu zasadności poniesionego wydatku oraz uznaniu go za koszt firmowy jest określenie jego celowości. Za koszt firmowy można uznać zatem wydatek, który racjonalnie i gospodarczo związany jest z prowadzoną działalnością i poniesiony został w celu osiągnięcia przychodu.

Bilet lotniczy w KPiR – w jaki sposób udokumentować koszt?

Dokumentem, który stanowi podstawę zarówno odliczenia podatku VAT, jak i ujęcia kosztu w KPIR jest faktura. Przy tym przepisy zezwalają, aby koszt usługi transportowej tj. przelotu ujęty został na podstawie samego biletu lotniczego. Reguluje to § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów sprawie wystawiania faktur. Zgodnie z brzmieniem przepisu za fakturę uznać można dokument potwierdzający przejazd na dowolną odległość, wystawiany w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, która zawiera:

1. numer i datę wystawienia,
2. imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4. informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5. kwotę podatku,
6. kwotę należności ogółem.

Reasumując, jeśli bilet zawiera powyższe dane, to bilet może stanowić fakturę, a co za tym idzie, być podstawą odliczenia podatku VAT i ujęcia kosztu w KPIR tj. w kolumnie 13 „pozostałe wydatki”.

Przykład 1.
12 sierpnia 2019 r. pan Jacek dokonał u krajowego przewoźnika zakupu biletu lotniczego na trasie Poznań-Wałbrzych (262,9 km), na lot, który miał się odbyć 4 października 2019 r. Zakup ten został udokumentowany biletem na kwotę 205,20 zł (tj. 190 zł netto, 15,20 zł VAT wg stawki 8%). W związku z tym, że bilet lotniczy zawiera wszystkie wymagane dane, może on stanowić podstawę odliczenia VAT – 15,20 zł, oraz ujęcia kosztu w kwocie 190 zł netto w kolumnie 13 KPIR – pozostałe wydatki.

Przykład 2.
Pani Helena zakupiła u krajowego przewoźnika bilet lotniczy na trasie Wrocław-Warszawa (347,7 km) na lot, który miał się odbyć 4 września 2019 r. Zakup ten został udokumentowany biletem na kwotę 183,60 zł (tj. 170 zł netto, 13,60 zł VAT wg stawki 8%). W związku z tym, że bilet lotniczy nie zawiera wszystkich wymaganych danych (brakuje kwoty podatku VAT) nie może on stanowić podstawy odliczenia VAT oraz ujęcia kosztu.

Niewykorzystany bilet lotniczy w KPiR

Jak zostało wspomniane wyżej, wydatki, które bezwzględnie nie mogą stanowić kosztu podatkowego, zostały ujęte w katalogu zawartym w art. 23 ustawy o PIT. Analizując ten przepis, wskazać można brak podstaw, aby wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów wydatku na zakup biletu lotniczego, który nie został wykorzystany z przyczyn niezależnych od podatnika. Przy czym należy pamiętać, że niewykorzystany bilet lotniczy w KPIR racjonalnie może być ujęty w kosztach podatkowych, jeśli:

1. niewykorzystanie biletu nie nastąpiło z winy podatnika (np. zabukował zły termin),
2. nie był to efekt niewłaściwego działania przedsiębiorcy,
3. wykorzystano wszelkie możliwe środki, aby uniknąć niewykorzystania biletu,
4. niewykorzystany bilet jest uzasadniony ekonomicznie i racjonalnie,
5. oraz bilety są związane z prowadzoną firmą.

Potwierdzenie tego stanowiska można znaleźć w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, z dnia 22 listopada 2010 r., o sygn. ILPB3/423-724/10-2/KS, w której przeczytać można, że

„zakup biletu lotniczego był uzasadniony (odbycie podróży służbowej przez pracownika, niższa cena biletu przy jednoczesnym braku jego zwrotu). Ponadto, podróż służbowa nie odbyła się z przyczyn niezależnych od Spółki, która jak wskazała we własnym stanowisku, nie mogła przewidzieć w momencie dokonania zakupu biletu, że spotkanie zostanie przez kontrahenta odwołane. W konsekwencji, koszt niewykorzystanego (z powodu odwołania przez kontrahenta spotkania z pracownikiem Spółki) biletu lotniczego stanowi dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”.

Konkludując, w sytuacji, gdy podatnik nie podjął działań w celu zmiany w rezerwacji biletu, w związku z tym, że spotkanie zostało przez kontrahenta odwołane bądź byłoby to droższe niż zakup nowego biletu, to co do zasady nie ma podstaw do zakwestionowania ujęcia faktury za niewykorzystany bilet lotniczy w kosztach firmowych. Przy tym należy wziąć pod uwagę, że linie lotnicze dają możliwość zwrotu biletu. Tak więc niewykorzystany bilet lotniczy w KPiR nie będzie kosztem, jeśli strata byłaby zaniedbaniem przedsiębiorcy tj. w odpowiednim okresie nie zwrócił on biletów bądź z jego winy spotkanie się nie odbyło.

Odszkodowanie za odwołany a niewykorzystany bilet lotniczy w KPiR

Niewykorzystany bilet lotniczy w KPiR może mieć swoją przyczynę w opóźnieniu lotu, który finalnie przewoźnik odwołał. Wówczas w takiej sytuacji przepisy przewidują możliwość dochodzenia odszkodowania od linii lotniczych. Prawo to wynika z rozporządzenia (WE) nr 261/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z 11 lutego 2004 r. ustanawiającego wspólne zasady odszkodowania i pomocy dla pasażerów w przypadku odmowy przyjęcia na pokład albo odwołania lub dużego opóźnienia lotów.

Co do zasady większość odszkodowań należy opodatkować i zapłacić od nich podatek, niemniej jednak zgodnie z treścią art. 21ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, zwalnia się od tego podatku otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw, lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Takim przepisem może być właśnie wyżej opisane rozporządzenie.

Pogląd ten znajduje potwierdzanie w licznych wyjaśnieniach organów podatkowych np. dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 maja 2015 r. (nr IPPB4/4511-292/15-2/JK), dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 3 sierpnia 2015 r. (nr IBPB-2-1/4511-112/15/AD) czy dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 10 lutego 2016 r. (nr ITPB4/4511-608/15/MP).

Niewykorzystany bilet lotniczy w KPiR – w jaki sposób ująć w systemie?

W systemie wFirma.pl niewykorzystany bilet lotniczy w KPiR podatnik zaksięguje schematem: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT, gdzie jako rodzaj wydatku należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ. W wyświetlonym oknie należy uzupełnić wszystkie wymagane pola zgodnie z posiadaną fakturą bądź biletem spełniającym wymogi.

Tak zaksięgowana faktura/bilet zostanie ujęta w kol. 13 KPIR „Pozostałe wydatki” oraz w rejestrze VAT zakupu.