Od czasu wprowadzenia e-zwolnień w 2018 roku, ZUS zyskał narzędzia umożliwiające sprawniejszą weryfikację dokumentów dotyczących niezdolności do pracy. Platforma PUE (Platforma Usług Elektronicznych) umożliwia ZUS dostęp do wszystkich wystawionych e-zwolnień w czasie rzeczywistym, co usprawnia kontrolę i weryfikację ich zgodności z przepisami. Ale jak dokładnie wygląda kontrola e-zwolnień przez ZUS? Jakie prawa przysługują pracownikom podczas kontroli, a jakie obowiązki nakładają przepisy?
Proces weryfikacji e-zwolnień przez ZUS
Proces weryfikacji e-zwolnień przez ZUS jest zautomatyzowany i w pełni zinformatyzowany w porównaniu do systemu zwolnień papierowych. Od grudnia 2018 roku wszystkie zwolnienia wystawiane dla pacjenta są dostępne w ramach platformy PUE ZUS. Czym jest wspomniana platforma? To Platforma Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do której dostęp, oprócz wspomnianego urzędu, mają również:
- lekarze wystawiający L4,
- pracownicy (pacjenci, płatnicy składek zdrowotnych),
- pracodawcy.
Wspomniany system umożliwia podgląd w czasie rzeczywistym wystawionych e-zwolnień lekarskich. Tym samym pozwala na przegląd danych obecnych na zwolnieniu, m.in. czasu trwania zwolnienia, specjalisty, który wystawił zwolnienie lekarskie, oraz danych pacjenta, w tym bardzo ważnego adresu przebywania podczas trwania zwolnienia lekarskiego.
Jakie dokumenty są sprawdzane przez ZUS w przypadku e-zwolnień?
W pierwszej kolejności ZUS sprawdza wszystkie dane zawarte na zwolnieniu lekarskim, począwszy od numeru PESEL, personalia, po istotne kody, które są zawarte na L4 online, np. czy pacjent może wychodzić w czasie zwolnienia, a także, co dotyczy kobiet, znajduje się oznaczenie B świadczące o ciąży. ZUS może ubiegać się również o dokumentację związaną ze zdrowiem. To szeroko pojęta:
- historia leczenia pracownika, którą może posiadać pacjent, a są to wyniki badań lekarskich, e-recepty na stosowane leki;
- dokumentacja medyczna, np. karta pacjenta z przychodni, gabinetu lekarskiego, szpitala, a także wypis ze szpitala lub karta informacyjna z SOR.
Jakie są najczęstsze powody kontroli e-zwolnień przez ZUS?
ZUS ma prawo przeprowadzać kontrolę zwolnień lekarskich, gdy występują wątpliwości co do zasadności ich wystawienia. Najczęstsze powody, dla których ZUS podejmuje decyzję o kontroli e-zwolnień, to:
- podejrzenie nadużycia L4 przez pacjenta, który przebywa na zwolnieniu lekarskim podejrzanie zbyt często, co stoi w sprzeczności z ogólną dobrą kondycją zdrowia pracownika,
- ryzyko, że pacjent (pracownik na zwolnieniu) w czasie L4 podejmuje pracę zarobkową na niekorzyść obecnego pracodawcy, np. u podmiotu konkurencyjnego,
- jawne niestosowanie się pacjenta do zaleceń związanych z leczeniem w czasie L4, przykładowo nadmierne opuszczanie miejsca podanego jako miejsce przebywania podczas zwolnienia, np. pacjent jest widziany przez innych pracowników lub przebywa na wyjeździe turystycznym poza miejscem pobytu.
Mniej częstym, ale prawdopodobnym powodem kontroli L4 przez ZUS jest stwierdzenie nieprawidłowości w dokumentacji, np. oznaczenie "B" świadczące o ciąży w przypadku chorego mężczyzny.
Jakie są prawa i obowiązki pracownika w przypadku kontroli ZUS?
W przypadku kontroli e-zwolnień ZUS pracownik ma określone prawa i obowiązki, które warto znać, aby uniknąć problemów.
Pracownik ma prawo:
- zostać poinformowany o kontroli, co najczęściej ma miejsce za pośrednictwem listu poleconego lub przez platformę PUE ZUS. Informacja ta powinna zawierać szczegóły dotyczące terminu oraz celu kontroli;
- odwołać się od decyzji ZUS, która stwierdza brak zasadności zwolnienia lekarskiego. Pracownik ma prawo złożyć odwołanie w ustawowym terminie (najczęściej 14 dni).
Z drugiej strony, pracownik ma obowiązek:
- dostarczyć wymagane dokumenty na żądanie ZUS, które potwierdzają jego niezdolność do pracy;
- stosować się do zaleceń lekarskich dotyczących pozostania w domu podczas zwolnienia. Jeśli L4 wymaga ograniczenia aktywności, pracownik musi pozostać w miejscu zamieszkania, a opuszczenie go jest dozwolone jedynie w uzasadnionych przypadkach, takich jak konieczność udania się na wizytę u lekarza, wyjście do apteki po niezbędne leki lub zabiegi rehabilitacyjne, a także konsultacje psychologiczne.
Jakie zmiany w przepisach dotyczących e-zwolnień wprowadza ZUS?
Wraz z wprowadzeniem e-zwolnień ZUS zyskał nowe możliwości w zakresie kontroli i weryfikacji zwolnień lekarskich. W 2023 roku wprowadzono zmiany mające na celu usprawnienie procedur kontrolnych, które obejmują:
- automatyczny system analizy e-zwolnień, który umożliwia szybką identyfikację przypadków wymagających dodatkowej weryfikacji,
- łatwiejszy dostęp do danych związanych z e-zwolnieniami dla pracodawców,
- dodatkowe uprawnienia ZUS dotyczące kontroli osób przebywających na zwolnieniu lekarskim, w tym możliwość przeprowadzania kontroli terenowej.
Podsumowując, wprowadzenie e-zwolnień w 2018 roku pozwoliło ZUS na usprawnienie kontroli zwolnień lekarskich dzięki automatyzacji i pełnej integracji z systemem PUE. Pracodawcy, pracownicy oraz lekarze mają dostęp do e-zwolnień w czasie rzeczywistym, co zwiększa transparentność. Kontrola e-zwolnień jest bardziej efektywna, a wprowadzone w 2023 roku zmiany, takie jak automatyczny system analizy oraz rozszerzenie uprawnień kontrolnych ZUS, mają na celu eliminację nadużyć i zapewnienie, że świadczenia są wydawane jedynie uprawnionym osobom.
Artykuł sponsorowany
