Ogólnie o błędach
Poznanie błędów popełnianych najczęściej w trakcie dokonywania inwentaryzacji pomoże uchronić się przed nimi w praktyce. Wśród najczęściej popełnianych pomyłek możemy wyróżnić m.in. niewłaściwe sporządzanie arkuszy spisowych, wadliwe wprowadzanie do nich korekt oraz poprawek, a także nadmierne rozciąganie w czasie prac.
W dalszej części opracowania przytoczono więcej przykładów, na które w praktyce należy zwrócić uwagę.
Kwestie techniczne i organizacyjne inwentaryzacji
Ustawa o rachunkowości nie wskazuje rozwiązań odnośnie kwestii technicznych oraz organizacyjnych inwentaryzacji. Pozostawia w tym względzie swobodę wyboru kierownictwu.
W praktyce korzystnym rozwiązaniem jest zamieszczenie w polityce rachunkowości stosownych zasad, które będą pomagały w późniejszych inwentaryzacjach.
Określenie zasad może pomóc w uniknięciu błędów, których popełnienie niweluje przydatność inwentaryzacji jako rzetelnego źródła informującego o rzeczywistym stanie aktywów i pasywów jednostki.
Kategorie błędów
Pomyłki w trakcie inwentaryzacji można podzielić na błędy:
- generalnego przebiegu inwentaryzacji,
- dokumentacji,
- przebiegów spisów,
- przebiegu potwierdzeń salda,
- dokonania weryfikacji,
- rozliczenia inwentaryzacji.
Zalecenia
W celu przeprowadzenia inwentaryzacji w sposób poprawny, nie wolno ukrywać nadwyżek.
Ponadto należy zwrócić uwagę, czy wycena składników nie jest błędna, czyli czy została przeprowadzona zgodnie z zasadami wyceny, które stosuje się w jednostce.
Na efekt inwentaryzacji ma wypływ poprawne ujmowanie różnic w księgach rachunkowych (koniecznie trzeba sprawdzić, czy kwoty i konta są zgodne).
Nie należy opierać się na niestarannej i nieskrupulatnej weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, tj. bazowanie wyłącznie na wyjaśnieniach osób materialnie odpowiedzialnych, których głównym celem jest wykazanie, że niedobory nastąpiły w sposób niezawiniony.
Należy także wystrzegać się niewłaściwej kompensaty niedoborów oraz nadwyżek na podobnych sobie artykułach.
