Poradnik Przedsiębiorcy

Pakiety medyczne w księgach rachunkowych - jak motywować pracowników?

Pakiety medyczne są jedną z bardziej popularnych form motywacyjnych pracowników, tuż obok karnetów typu Multisport. Często pracownicy ponoszą część wydatku, która potrącana jest z ich wynagrodzenia. Sprawdź, jak prawidłowo ująć pakiety medyczne w księgach rachunkowych.

Pakiety medyczne w księgach rachunkowych - przychód pracowniczy

W przypadku gdy pracownicy partycypują w kosztach przekazywanych im pakietów medycznych, stanowią one częściowo odpłatne świadczenia zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Przychodem ze stosunku pracy są bowiem nie tylko wypłaty pieniężne, lecz także wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty. Stąd też kwota za pakiet, którą opłaca pracodawca, stanowi przychód do opodatkowania w ramach stosunku pracy.

Art. 12 ust. 1 ustawy o PIT:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychód do opodatkowania u pracownika wylicza się jako różnicę pomiędzy:

  • wartością pakietu medycznego według ceny pakietyjego zakupu (na podstawie otrzymanej faktury bądź polisy) a

  • odpłatnością, jaką ponosi pracownik (czyli kwotą, nawet symboliczną, jaka potrącana jest z wynagrodzenia pracownika).

Co ważne, pracownik musi wyrazić zgodę na przyjęcie świadczenia pod postacią pakietu medycznego. Powinien być również świadomy, ile warte jest świadczenie i jaka kwota podatku dochodowego zostanie z tego tytułu dodatkowo potrącona z jego wynagrodzenia.

Przychód do opodatkowania powstaje w momencie uzyskania uprawnienia do korzystania ze świadczeń, jakie zawiera finansowany pakiet prywatnych usług medycznych. Oznacza to, że nie ma znaczenia, kiedy i czy w ogóle pracownik skorzysta z usług gwarantowanych otrzymanym pakietem, tylko kiedy po stronie centrum medycznego powstaje obowiązek pozostawania w gotowości do świadczenia mu tych usług. Wynika to również z uchwały NSA podjętej 24 maja 2010 r. (sygn. akt II FPS 1/10).

Składki ZUS za pakiety medyczne

Co do zasady od przychodu, jaki powstaje po stronie pracownika, pracodawca powinien naliczyć składki ZUS. Jednakże partycypacja w kosztach może zwalniać z obowiązku oskładkowania. Wtedy też wartość świadczenia opłacanego przez pracodawcę nie jest wliczana do podstawy wymiaru składek społecznych i zdrowotnej. Jest to istotne również ze względu na to, w jaki sposób ująć pakiety medyczne w księgach rachunkowych.

Aby móc korzystać ze zwolnienia w tym zakresie, konieczne jest spełnienie kilku warunków:

  • świadczenie stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy,

  • prawo do uzyskania świadczenia wynika z regulaminu wynagradzania (albo przepisów o wynagradzaniu) lub z przepisów układów zbiorowych pracy,

  • wewnętrzne przepisy w firmie przewidują ponoszenie przez pracownika części kosztów za pakiety medyczne.

Wynika to z par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Par. 2 ust. 1 pkt 26:

Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Pakiety medyczne w księgach rachunkowych - ewidencja

W przypadku, gdy część kosztu za pakiet medyczny ponosi pracownik, ewidencja księgowa powinna wyglądać następująco:

  1. Dokument za zakup pakietów medycznych (najczęściej faktura):
    • strona WN konto 30 „Rozliczenie zakupu”
    • strona MA konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”)
  2. Rozliczenie zakupu (tutaj dzieli się księgowania na części opłacane przez pracownika i pracodawcę):
    1. część sfinansowana przez przedsiębiorcę:
      • strona WN konto 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”
    2. część obciążająca pracownika:
      • strona WN konto 23-4 „Rozrachunki z pracownikami”
    3. kwota pakietów:
      • strona MA konto 30 „Rozliczenie zakupu”
  3.  Potrącenie należności za pakiet medyczny z wynagrodzenia pracownika:
    • strona WN konto 23 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”
    • strona MA konto 23-4 „Rozrachunki z pracownikami”

Pakiety medyczne w księgach rachunkowych są potrącane zgodnie z pkt 3 na podstawie listy płac (księgowanie poprzez PK).

Udostępnienie pracownikom pakietów medycznych wraz ze spełnieniem warunków do objęcia zwolnieniem z oskładkowania ZUS jest korzystną formą motywacji. Sam pracownik nie musi bowiem ponosić wysokich kosztów, a w zamian zyskuje możliwość korzystania z wielu prywatnych świadczeń medycznych.