Przedsiębiorcy coraz rzadziej płacą gotówką. W przypadku zakupów poza naszym krajem zdarza się jednak, że kontrahenci spoza Unii Europejskiej żądają zapłaty gotówką. Najczęściej dotyczy to płatności za towary, jednak zdarza się także w przypadku zakupu usług. Podatnicy w związku z takimi sytuacjami zastanawiają się, jaki wpływ na rozliczenie podatkowe może mieć płatność gotówką za usługę od kontrahenta spoza UE.
Kiedy wydatek jest wyłączony z kosztów podatkowych?
Podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.
Ustawodawca wyłączył jednak część wydatków z kosztów uzyskania przychodu. Ich katalog znajdziemy w art. 23 ustawy o PIT. Jednakże nie tylko w tej regulacji znajdują się wydatki, których nie zaliczymy do kosztów uzyskania przychodu.
W niektórych przypadkach, mimo że wydatek mógłby stanowić koszt uzyskania przychodów, to ze względu na spełnienie innych warunków nie możemy go rozliczyć.
została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub
została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, lub
pomimo zawarcia na fakturze wyrazów: „mechanizm podzielonej płatności” zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.
W przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców została dokonana z naruszeniem ust. 1, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w tej części:
zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo
w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody – w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego albo został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności (patrz art. 22p ust. 2 ustawy o PIT).
Uniknięcie sankcji wyłączenia
W przypadku, gdy płatności dokonano z naruszeniem powyższych warunków, nie stosuje się sankcji, jeżeli zapłata należności przez podatnika została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów na białej liście, a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności, w terminie 7 dni (14 dni w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonych w związku z COVID-19) od dnia zlecenia przelewu.
Dokonywanie płatności – Prawo przedsiębiorcy
Stosownie do art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy:
stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 8000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Ponadto obecnie przedsiębiorca winien zapewnić możliwość dokonywania zapłaty bezgotówkowej, w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych. Powyższego nie stosujemy do podatników, którzy nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Biała lista
Podatnik winien dokonywać płatności na rachunek z tzw. białej listy. Regulacje dotyczące tych rachunków znajdziemy w ustawie o podatku od towarów i usług.
W ich świetle Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów:
w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT;
zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.
Wykaz jest udostępniany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych w sposób umożliwiający sprawdzenie, w tym automatycznie, czy podmiot znajduje się w wykazie na wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany. Dane tego podmiotu są udostępniane według stanu na wybrany dzień, z wyjątkiem danych, o których mowa w ust. 3 pkt 1–3, które są udostępniane według stanu na dzień sprawdzenia (patrz art. 96b ust. 2 ustawy o VAT).
Płatność gotówką za usługę od kontrahenta spoza UE
Powyższe regulacje na pewno dotyczą płatności dokonywanych dla przedsiębiorców krajowych. Podatnicy zastanawiają się, czy regulacje te także dotyczą podmiotu z zagranicy. Szczególnie dotyczy to sytuacji, gdy ma miejsce płatność gotówką za usługę nabytą od kontrahenta spoza UE.
Przykład 1.
Podatnik dokonał zakupu usługi na Ukrainie. Po zakończeniu usługi podmiot z Ukrainy wystawił fakturę. Opiewała na kwotę 30 000 zł. Kontrahent chce, aby dokonać zapłaty gotówką. Czy w takim przypadku można dokonać zapłaty gotówkowej dla podmiotu spoza Unii i zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów?
Wyżej cytowany przepis ustawy o PIT wprowadza obowiązek dokonywania lub przyjmowania płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, jeżeli stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 8000 zł.
Tym samym adresatami takiego obowiązku są przedsiębiorcy wykonujący w rozumieniu Prawa przedsiębiorcy działalność gospodarczą na terytorium Polski.
Przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Nie ulega wątpliwości, że powyższe warunki spełnia osoba zagraniczna wykonująca działalność gospodarczą za granicą.
W związku z tym, że obowiązek dokonywania lub przyjmowania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego dotyczy transakcji, których stroną jest „inny przedsiębiorca”, należy uznać, że w zakresie tego pojęcia mieszczą się również przedsiębiorcy wykonujący działalność gospodarczą za granicą.
Podsumowując, w naszym przypadku podatnik winien dokonać zapłaty na konto bankowe przedsiębiorcy z Ukrainy, aby móc zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu. Nie tylko płatności wobec krajowych dostawców winno się więc opłacać bezgotówkowo.
