Poradnik Przedsiębiorcy

Pomyłka na kasie fiskalnej - zła wartość przychodu

Co zrobić w sytuacji, gdy pracownik pomylił się na kasie fiskalnej i zamiast 17,40 zaksięgował 17040,00? Jak rozliczona powinna być pomyłka na kasie fiskalnej?

Kamila, Nowy Tomyśl

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych co do zasady należy zewidencjonować na kasie fiskalnej. Tego rodzaju transakcje nierzadko wiążą się z błędnym ich ujęciem, dlatego też przedsiębiorcy powinni wiedzieć, jak poprawnie rozliczana jest pomyłka na kasie fiskalnej.

Oczywista pomyłka – co oznacza?

Przepisy nie definiują, co oznacza oczywista pomyłka. Z tego względu podatnicy mogą powoływać się na definicję ujętą w interpretacjach indywidualnych. Przykładem może być interpetacja o sygnaturze 0111-KDIB3-2.4012.626.2019.4.MN wydana 16 grudnia 2019 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w której czytamy, że:
Przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży, bądź niezwłocznie po niej. O oczywistej pomyłce można mówić również w sytuacji, gdy sprzedawca zaewidencjonuje na kasie sprzedaż towarów, której nie było – np. klient kupuje pomidory, gruszki, i ziemniaki, a sprzedawca zaewidencjonuje dodatkowo także cebulę. Za oczywistą pomyłkę należy uznać również przypadek, w którym sprzedawca zamiast zaewidencjonować na kasie stawkę podatku w wysokości 8% naliczy stawkę 80%, a zatem stawkę, która nie jest przewidziana w obowiązujących przepisach, stawkę nieistniejącą.
Oczywista omyłka jest to więc pomyłka, która jest łatwa do zauważenia, a »oczywistość« omyłki, rozumianej jako określenie niedokładności, nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów”.

Pomyłka na kasie fiskalnej – jak rozliczyć?

W przypadku błędnie wystawionego paragonu fiskalnego z powodu oczywistej pomyłki lub błędu na kasie fiskalnej należy sporządzić ewidencję oczywistych pomyłek. W takiej ewidencji należy zawrzeć:

  • wartość brutto oraz VAT błędnie zewidencjonowanej sprzedaży,
  • krótki opis wyjaśniający przyczynę oraz okoliczności zaistnienia pomyłki,
  • oryginał paragonu fiskalnego zawierającego pomyłkę.

Przepisy nie regulują, jak dokładnie ma wyglądać taka ewidencja. Może to być po prostu zeszyt lub sporządzony druk zawierający wyżej wymienione informacje. Prowadzona jest ona najczęściej w okresach miesięcznych (analogicznie tak, jak księgowany jest przychód z kasy fiskalnej na podstawie miesięcznego raportu). W praktyce dotyczy ona także tylko jednej kasy fiskalnej. Wzór ewidencji oczywistych pomyłek dostępny jest w artykule: Ewidencja oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej – wzór z omówieniem.

Jak już wyżej wspomniano, błędnie nabitego na kasie fiskalnej paragonu nie należy wydawać klientowi. W tej sytuacji przedsiębiorca ma obowiązek zachowania go poprzez wpięcie tego rodzaju dokumentu do sporządzonej ewidencji oczywistych pomyłek na kasie. Następnie należy nabić poprawną sprzedaż na kasie rejestrującej, po czym przekazać kontrahentowi prawidłowo wystawiony paragon.

W kolejnym kroku, na podstawie ewidencji oczywistych pomyłek, należy pomniejszyć przychód z KPiR oraz VAT należny wynikający z paragonu (w przypadku czynności opodatkowanych VAT) – w okresie, w którym podatnik błędnie wystawił paragon. 

Pomyłka na kasie fiskalnej – jak rozliczyć w systemie wFirma.pl?

Aby zaksięgować w systemie wFirma.pl ewidencję oczywistych pomyłek, należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. W wyświetlonym oknie w danych nabywcy należy wybrać opcję BRAK KONTRAHENTA. Ze względu na to, że ewidencja obejmuje źle wystawione paragony z całego miesiąca, jako datę wystawienia i datę sprzedaży należy wskazać ostatni dzień miesiąca, którego dotyczy. W polach wartości należy uzupełnić kwoty z ewidencji ze znakiem „minus” w celu wyksięgowania błędnie wystawionych paragonów.

Księgowanie przychodów z zewnętrznych ewidencji w systemie wFirma.pl szczegółowo omawia artykuł pomocy: Księgowanie przychodów z zewnętrznych ewidencji.