Poradnik Przedsiębiorcy

Wymogi dla systemów teleinformatycznych do prowadzenia e-akt

Nowy rok 2019 przyniesie pracodawcom oraz pracownikom działów kadr i płac wiele nowych przepisów, które niestety dołożą kilka nowych obowiązków. Zmiany dotyczą szczególnie sposobu oraz okresu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych. Jednocześnie w życie wejdą również przepisy, na które długo czekało wielu pracodawców, a mianowicie możliwość prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej. Poniżej przedstawiamy wymogi dla systemów teleinformatycznych do prowadzenia e-akt.

Jak było do tej pory?

Do końca 2018 roku pracodawca był zobowiązany prowadzić akta osobowe pracowników w formie papierowej. Nie było zabronione prowadzenie teczek również w formie elektronicznej, jednak nie mogła ona zastąpić tradycyjnej papierowej wersji. Wielu pracodawców uważa to za niewygodne i archaiczne rozwiązanie, niedopasowane do nowych realiów, które większość dokumentacji przenosi do formy cyfrowej.

Co się zmieni od 2019 roku?

Nowy rok wprowadzi bardzo ważne zmiany w przepisach Kodeksu pracy. Art. 94 pkt 9a otrzymuje brzmienie: 9a prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Kluczowym słowem w powyższym przepisie jest „lub” – w postaci papierowej lub elektronicznej. Oznacza to, że od tej pory to pracodawca będzie decydował, która forma przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie obowiązywała w jego zakładzie pracy.

Wymogi dla systemów teleinformatycznych do prowadzenia e-akt

Nowe zasady dotyczą prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz określają wymogi dla systemów teleinformatycznych do prowadzenia e-akt. Jednak szczegółowy wykaz tych wymagań reguluje póki co projekt rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Wymagania wynikające z nowego Kodeksu pracy

Wcześniej wspomniany już artykuł 94 od nowego roku otrzyma nowe brzmienie również w punkcie 9b. Wskazuje on przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący jej.

  • poufność,

  • integralność,

  • kompletność,

  • dostępność.

Ponadto pracodawca powinien przechowywać dokumenty w warunkach, które nie grożą ich uszkodzeniu lub zniszczeniu, przez cały okres zatrudnienia oraz przez 10 lat po zakończeniu stosunku pracy.

Szczegółowe wymogi dla systemów teleinformatycznych z rozporządzenia

Kodeks pracy w sposób dość lakoniczny i bardzo ogólnikowy wskazuje wymagania co do warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej. Bardziej szczegółowo jest to rozpisane w wyżej wspomnianym już rozporządzeniu.

Wymogi dla systemów teleinformatycznych do prowadzenia e-akt zostały przedstawione w rozdziale 3 ww. rozporządzenia.

Rozdział 3
Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej


§ 9. Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

  1. zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
  2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
  3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
  4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
  5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w rozdziale 4;
  6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób, o którym mowa w § 13 ust. 3;
  7. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Uwaga!
Jak wybrać odpowiedni system teleinformatyczny, aby mieć pewność, że spełnia powyższe wymagania? Jednym z bezpiecznych rozwiązań jest zawarcie powyższych punktów w umowie między użytkownikiem a dostarczycielem oprogramowania lub regulaminie oprogramowania, z którego chcemy korzystać.

3 podstawowe elementy składające się na dokument w wersji elektronicznej

Chcąc prowadzić dokumentację w wersji elektronicznej, należy mieć na uwadze, że każdy pojedynczy dokument powinien zawierać 3 podstawowe elementy:

  1. dokument w postaci elektronicznej lub cyfrowe odwzorowanie dokumentu w postaci papierowej (czyli skan dokumentu),

  2. podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną (dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią),

  3. plik XML z określonymi metadanymi.

Kiedy chcemy pobrać z systemu teleinformatycznego pojedynczy dokument lub całą dokumentację, za każdym razem powinny się pobrać 3 wyżej wymienione pliki.

Uwaga!
Minimalne wymagania techniczne określające jakość wykonywanych skanów określa załącznik do rozporządzenia.

Jakie metadane powinien zawierać plik XML?

Przepisy wskazują, że plik XML będący obowiązkowym elementem każdego dokumentu w postaci elektronicznej, powinien zawierać następujące metadane:

  • identyfikator dokumentu,

  • identyfikator dokumentacji,

  • rodzaj dokumentu,

  • datę powstania dokumentu,

  • datę podpisania dokumentu podpisem kwalifikowanym,

  • PESEL pracownika,

  • imię i nazwisko pracownika,

  • nazwę pracodawcy,

  • datę utworzenia zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się ten dokument.

Na stronie Biuletynu Informacji Publicznej ministerstwa rodziny, pracy i polityki społecznej zostanie podana specyfikacja techniczna ze strukturą techniczną pliku XML – czyli wzór takiego pliku.

Choć wymogi dla systemów teleinformatycznych do prowadzenia e-akt wydają się skomplikowane i wielowarstwowe, w większości leżą po stronie dostawców odpowiedniego oprogramowania. Pracodawca musi zadbać o wybór oferty gwarantującej spełnienie powyższych wymagań oraz dołożyć starań do jakości wykonywanych skanów.