Nowy rok 2019 przyniesie pracodawcom oraz pracownikom działów kadr i płac wiele nowych przepisów, które niestety dołożą kilka nowych obowiązków. Zmiany dotyczą szczególnie sposobu oraz okresu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych. Jednocześnie w życie wejdą również przepisy, na które długo czekało wielu pracodawców, a mianowicie możliwość prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej. Poniżej przedstawiamy wymogi dla systemów teleinformatycznych do prowadzenia e-akt.
Jak było do tej pory?
Do końca 2018 roku pracodawca był zobowiązany prowadzić akta osobowe pracowników w formie papierowej. Nie było zabronione prowadzenie teczek również w formie elektronicznej, jednak nie mogła ona zastąpić tradycyjnej papierowej wersji. Wielu pracodawców uważa to za niewygodne i archaiczne rozwiązanie, niedopasowane do nowych realiów, które większość dokumentacji przenosi do formy cyfrowej.
Co się zmieni od 2019 roku?
Nowy rok wprowadzi bardzo ważne zmiany w przepisach Kodeksu pracy. Art. 94 pkt 9a otrzymuje brzmienie: 9a prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).
Kluczowym słowem w powyższym przepisie jest „lub” – w postaci papierowej lub elektronicznej. Oznacza to, że od tej pory to pracodawca będzie decydował, która forma przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie obowiązywała w jego zakładzie pracy.
Wymogi dla systemów teleinformatycznych do prowadzenia e-akt
Nowe zasady dotyczą prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz określają wymogi dla systemów teleinformatycznych do prowadzenia e-akt. Jednak szczegółowy wykaz tych wymagań reguluje póki co projekt rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Wymagania wynikające z nowego Kodeksu pracy
Wcześniej wspomniany już artykuł 94 od nowego roku otrzyma nowe brzmienie również w punkcie 9b. Wskazuje on przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący jej.
-
poufność,
-
integralność,
-
kompletność,
-
dostępność.
Ponadto pracodawca powinien przechowywać dokumenty w warunkach, które nie grożą ich uszkodzeniu lub zniszczeniu, przez cały okres zatrudnienia oraz przez 10 lat po zakończeniu stosunku pracy.
Szczegółowe wymogi dla systemów teleinformatycznych z rozporządzenia
Kodeks pracy w sposób dość lakoniczny i bardzo ogólnikowy wskazuje wymagania co do warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej. Bardziej szczegółowo jest to rozpisane w wyżej wspomnianym już rozporządzeniu.
Wymogi dla systemów teleinformatycznych do prowadzenia e-akt zostały przedstawione w rozdziale 3 ww. rozporządzenia.
| Rozdział 3
|
Jak wybrać odpowiedni system teleinformatyczny, aby mieć pewność, że spełnia powyższe wymagania? Jednym z bezpiecznych rozwiązań jest zawarcie powyższych punktów w umowie między użytkownikiem a dostarczycielem oprogramowania lub regulaminie oprogramowania, z którego chcemy korzystać.
3 podstawowe elementy składające się na dokument w wersji elektronicznej
Chcąc prowadzić dokumentację w wersji elektronicznej, należy mieć na uwadze, że każdy pojedynczy dokument powinien zawierać 3 podstawowe elementy:
-
dokument w postaci elektronicznej lub cyfrowe odwzorowanie dokumentu w postaci papierowej (czyli skan dokumentu),
-
podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną (dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią),
-
plik XML z określonymi metadanymi.
Kiedy chcemy pobrać z systemu teleinformatycznego pojedynczy dokument lub całą dokumentację, za każdym razem powinny się pobrać 3 wyżej wymienione pliki.
Minimalne wymagania techniczne określające jakość wykonywanych skanów określa załącznik do rozporządzenia.
Jakie metadane powinien zawierać plik XML?
Przepisy wskazują, że plik XML będący obowiązkowym elementem każdego dokumentu w postaci elektronicznej, powinien zawierać następujące metadane:
-
identyfikator dokumentu,
-
identyfikator dokumentacji,
-
rodzaj dokumentu,
-
datę powstania dokumentu,
-
datę podpisania dokumentu podpisem kwalifikowanym,
-
PESEL pracownika,
-
imię i nazwisko pracownika,
-
nazwę pracodawcy,
-
datę utworzenia zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się ten dokument.
Na stronie Biuletynu Informacji Publicznej ministerstwa rodziny, pracy i polityki społecznej zostanie podana specyfikacja techniczna ze strukturą techniczną pliku XML – czyli wzór takiego pliku.
Choć wymogi dla systemów teleinformatycznych do prowadzenia e-akt wydają się skomplikowane i wielowarstwowe, w większości leżą po stronie dostawców odpowiedniego oprogramowania. Pracodawca musi zadbać o wybór oferty gwarantującej spełnienie powyższych wymagań oraz dołożyć starań do jakości wykonywanych skanów.
