Refakturowanie kosztów paliwa - sprawdź czy to możliwe

W przypadku dużych kontraktów handlowych lub projektów możliwe jest zawarcie umowy, na mocy której przedsiębiorca ponosi koszty, a po zrealizowaniu kontraktu czy projektu zlicza poniesione wydatki i przenosi je na kontrahenta. Działania takie nazywane są refakturowaniem kosztów. Czy możliwe jest refakturowanie kosztów paliwa?

Refakturowanie

Pojęcie refaktury nie występuje w przepisach prawa podatkowego, jednak zostało ukształtowane w praktyce gospodarczej i odnosi się w zasadzie do usług. W przypadku refakturowania mamy do czynienia z sytuacją, gdy jeden podmiot nabywa usługę, którą następnie odsprzedaje innemu podmiotowi, sprzedający jednak nie jest bezpośrednim usługodawcą.

W związku z tym, że przepisy podatkowe nie wskazują jednoznacznie, jak powinno przebiegać refakturowanie, należy przyjąć, że mamy z nim do czynienia wtedy, gdy występują następujące okoliczności:

• przedmiotem refakturowania są usługi,

• odsprzedaż dokonywana jest po cenach zakupu bez doliczania marży

• usługa jest wykorzystywana przez odbiorcę finalnego a nie podmiot na którego wystawiony został dowód zakupu,

• refakturowanie odbywa się na podstawie zawartej między stronami umowy,

Refakturowanie kosztów paliwa

W związku z tym, że refakturowanie co do zasady dotyczy usług, koszty poniesione na zakup paliwa powinny zostać potraktowane jak dostawa towaru. Nie oznacza to jednak że koszty paliwa nie mogą zostać przeniesione na inny podmiot.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o VAT przez dostawę towarów, (...) rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Transakcję przerzucenia kosztów paliwa powinno się zatem rozliczyć według zasad ogólnych, które zostały przewidziane dla dostawy towarów, opodatkować według krajowej stawki VAT (23%) oraz wystawić fakturę.

Postępowanie to jest zgodne z interpretacją o sygnaturze ILPP2/443-875/09-2/MN wydaną przez Izbę Skarbową w Poznaniu w dniu 29 września 2009 roku, a także z interpretacją indywidualną o sygnaturze IPPP2/443-1272/13-2/KBr wydaną przez dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie 3 lutego 2014 roku możliwe jest refakturowanie kosztów paliwa na podstawie karty paliwowej.

Przeciwne stanowisko znajdziemy w interpretacji indywidualnej z dnia 13 lipca 2010 roku o sygnaturze ILPP2/443-588/10-3/MN wydanej przez dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu gdzie czytamy: koszty zakupu paliwa winny być włączone do podstawy opodatkowania z tytułu świadczonej usługi, a całość świadczenia należnego (...) powinna być udokumentowana wystawieniem faktury VAT, przy zastosowaniu stawki podatku odpowiadającej świadczonej usłudze. W konsekwencji stwierdzić należy, (...) nie może refakturować na klientów, z którymi ma podpisane umowy o obsługę prawną kosztów zakupu paliwa, jakie ponoszą jego zleceniobiorcy.

Refaktura nie została prawnie uregulowana, w związku z tym nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy jest ona dozwolona, czy też nie. Przedsiębiorcy w tej sytuacji sami dokonują wyboru interpretacji, na której opierają dokonanie refaktury lub z niej rezygnują.

Refakturowanie kosztów paliwa - ujęcie w KPiR

Jeżeli jednak podatnik zdecyduje się na refakturowanie kosztów paliwa, faktury dokumentujące zakup paliwa powinien księgować do KPIR do kolumny 13 przy założeniu, że handel paliwem nie jest wpisany w jego PKD działalności. Wydatki te mogą być bezpośrednio zaliczone do kosztów w dacie ich poniesienia lub wystawienia faktury.

Refakturowanie w praktyce

Jedną nierozstrzygniętych do tej pory kwestii jest załączanie do refaktury skanów faktur dokumentujących poniesione wydatki. Powinno to być uregulowane w umowie - jeśli przewiduje ona załączanie tych dokumentów, podmiot dokonujący refaktury ma obowiązek je dołączyć, natomiast jeśli umowa nie wymaga takich działań, ich załączanie jest zbędne.

Kolejną kwestią umowną miedzy kontrahentami jest częstotliwość wystawiania refaktury. Refaktury mogą być wystawiane wraz z każdym refakturowanym zakupem lub też zbiorczo w wyznaczonych terminach np. na koniec miesiąca.

Często pojawia się również pytanie: w jaki sposób refakturować koszty paliwa z faktury, gdzie przysługuje podatnikom 50% odliczenie podatku VAT z tytułu mieszanego użytkowania pojazdów. W takim wypadku wystawiona faktura powinna zawierać pełną wartość podatku VAT - tak jak na fakturze zakupu. Nieistotne jest dla kontrahenta, który refakturę otrzyma czy przedsiębiorcy przysługuje 100% odliczenia podatku VAT czy też 50%.

Przykład 1.

Pan Cezary prowadzący jednoosobowa działalność gospodarczą i będący czynnym podatnikiem VAT zgodnie z umową zawartą z kontrahentem ma prawo do refakturowania kosztów paliwa przy każdym zakupie. Paliwo zostało kupione 6 czerwca na kwotę 123 zł brutto. Z uwagi na fakt, że pan Cezary wykorzystuje pojazdy w firmie w sposób mieszany, przysługuje mu prawo do 50% odliczenia podatku VAT. Kiedy możliwe jest dokonanie przez niego refakturykosztów paliwa oraz na jaką kwotę refaktura powinna zostać wystawiona?

Refaktura powinna zostać wystawiona w dniu nabycia towaru (zakupu paliwa) na pełną kwotę, tzn. 100 zł netto, 23 zł VAT oraz 123 zł brutto. Dla kontrahenta nie jest istotny sposób użytkowania pojazdu przez pana Cezarego.

Refaktura w wFirma.pl

W celu refakturowania kosztów w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki PRZYCHODY » WYSTAW » WYSTAW FAKTURĘ.

W wygenerowanym oknie należy uzupełnić wymagane dane. W zakładce OPIS można umieścić informację, czego dotyczy faktura np. refakturowanie kosztów paliwa.

Tak wystawiona faktura zostanie ujęta w kolumnie 7 KPiR - Sprzedaż towarów i usług.

W związku z tym, że sprzedaż paliwa nie jest podstawowym celem prowadzenia działalności konieczne jest przerzucenie sprzedaży z kolumny 7 do kolumny 8 (pozostałe przychody) według schematu EWIDENCJE » KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW » PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW » DODAJ WPIS. 

W polu sprzedaż towarów i usług należy wprowadzić kwotę netto z faktury, poprzedzając ją znakiem minus, a następnie w polu pozostałe przychody należy wprowadzić tą samą kwotę jako wartość dodatnią.

Refakturowanie co do zasady jest związane z przenoszeniem kosztów usług na inny podmiot. Co ważne przepisy podatkowe nie zabraniają wprost refakturowania kosztów paliwa. Podmiot otrzymujący refakturę za paliwo powinien, co do zasady wykazać ją jako pozostałe wydatki w kolumnie 13 KPiR. Natomiast sprzedawca dokonujący refaktury przychód z tego tytułu wykazuje w kol. 8 KPiR - pozostałe przychody.