Poradnik Przedsiębiorcy

Refakturowanie kosztów paliwa - sprawdź czy to możliwe

W przypadku dużych kontraktów handlowych lub projektów możliwe jest zawarcie umowy, na mocy której przedsiębiorca ponosi koszty, a po zrealizowaniu kontraktu czy projektu zlicza poniesione wydatki i przenosi je na kontrahenta. Działania takie nazywane są refakturowaniem kosztów. Czy możliwe jest refakturowanie kosztów paliwa?

Refakturowanie

Pojęcie refaktury nie występuje w przepisach prawa podatkowego, jednak zostało ukształtowane w praktyce gospodarczej i odnosi się w zasadzie do usług. W przypadku refakturowania mamy do czynienia z sytuacją, gdy jeden podmiot nabywa usługę, którą następnie odsprzedaje innemu podmiotowi, sprzedający jednak nie jest bezpośrednim usługodawcą.

W związku z tym, że przepisy podatkowe nie wskazują jednoznacznie, jak powinno przebiegać refakturowanie, należy przyjąć, że mamy z nim do czynienia wtedy, gdy występują następujące okoliczności:

  • przedmiotem refakturowania są usługi,

  • odsprzedaż dokonywana jest po cenach zakupu bez doliczania marży

  • usługa jest wykorzystywana przez odbiorcę finalnego a nie podmiot na którego wystawiony został dowód zakupu,

  • refakturowanie odbywa się na podstawie zawartej między stronami umowy,

Refakturowanie kosztów paliwa

W związku z tym, że refakturowanie co do zasady dotyczy usług, koszty poniesione na zakup paliwa powinny zostać potraktowane jak dostawa towaru. Nie oznacza to jednak że koszty paliwa nie mogą zostać przeniesione na inny podmiot.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o VAT przez dostawę towarów, (...) rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Transakcję przerzucenia kosztów paliwa powinno się zatem rozliczyć według zasad ogólnych, które zostały przewidziane dla dostawy towarów, opodatkować według krajowej stawki VAT (23%) oraz wystawić fakturę.

Postępowanie to jest zgodne z interpretacją o sygnaturze ILPP2/443-875/09-2/MN wydaną przez Izbę Skarbową w Poznaniu w dniu 29 września 2009 roku, a także z interpretacją indywidualną o sygnaturze IPPP2/443-1272/13-2/KBr wydaną przez dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie 3 lutego 2014 roku możliwe jest refakturowanie kosztów paliwa na podstawie karty paliwowej.

Przeciwne stanowisko znajdziemy w interpretacji indywidualnej z dnia 13 lipca 2010 roku o sygnaturze ILPP2/443-588/10-3/MN wydanej przez dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu gdzie czytamy: koszty zakupu paliwa winny być włączone do podstawy opodatkowania z tytułu świadczonej usługi, a całość świadczenia należnego (...) powinna być udokumentowana wystawieniem faktury VAT, przy zastosowaniu stawki podatku odpowiadającej świadczonej usłudze. W konsekwencji stwierdzić należy, (...) nie może refakturować na klientów, z którymi ma podpisane umowy o obsługę prawną kosztów zakupu paliwa, jakie ponoszą jego zleceniobiorcy.

Refaktura nie została prawnie uregulowana, w związku z tym nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy jest ona dozwolona, czy też nie. Przedsiębiorcy w tej sytuacji sami dokonują wyboru interpretacji, na której opierają dokonanie refaktury lub z niej rezygnują.

Ważne!

Zgodnie z regulacjami prawa energetycznego (art. 32 ust. 1 pkt 4 ) do obrotu paliwami wymagana jest koncesja. Możliwy jest jednak obrót paliwami stałymi oraz gazowymi, jeśli wartość obrotu w skali roku nie przekracza 100 000 euro.

Refakturowanie kosztów paliwa - ujęcie w KPiR

Jeżeli jednak podatnik zdecyduje się na refakturowanie kosztów paliwa, faktury dokumentujące zakup paliwa powinien księgować do KPIR do kolumny 13 przy założeniu, że handel paliwem nie jest wpisany w jego PKD działalności. Wydatki te mogą być bezpośrednio zaliczone do kosztów w dacie ich poniesienia lub wystawienia faktury.