Zakupy są nieuniknionym elementem działalności gospodarczej. Przedsiębiorca, aby móc zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów oraz odliczyć podatek VAT, musi pamiętać o ich prawidłowym udokumentowaniu, np. fakturą. W praktyce gospodarczej często można natknąć się na braki w ich danych, dlatego wyjaśniamy, jak należy postąpić, gdy występuje brak NIP na fakturze zakupu.
Definicja faktury - obowiązek umieszczenia NIP
Od 1 stycznia 2014 r. w życie weszła definicja faktury, która określa ją jako dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Jest to dość ogólne pojęcie, w związku z czym należy odnieść się do art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy o VAT, gdzie zawarte zostały elementy, które faktura powinna zawierać. Wśród nich wymienia się
-
datę wystawienia;
-
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
-
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
-
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
-
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
-
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
-
nazwę(rodzaj) towaru lub usługi;
-
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
-
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
-
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
-
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
-
stawkę podatku;
-
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
-
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
-
kwotę należności ogółem.
Jak wynika z powyżej przytoczonych regulacji, na fakturze zakupu powinien widnieć NIP nabywcy zarejestrowanego dla celów VAT.
Czy brak NIP na fakturze zakupu dyskwalifikuje ją jako dowód księgowy?
Brak NIP-u na fakturze zakupu jest błędem formalnym, który co do zasady nie powinien mieć wpływu na prawo do odliczenia podatku VAT. Co do zasady, bowiem organy podatkowe mogą różnorodnie interpretować obecne regulacje prawne.
Warto podkreślić, że brak numeru NIP nie został wymieniony w katalogu “braków” niedających prawa do odliczenia podatku VAT, określonym w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT.
W obecnym roku podatkowym można spodziewać się wydania kilku interpretacji, które z pewnością przyczynią się do skutecznego wyjaśnienia sytuacji w tej kwestii. Natomiast obecnie należy odnieść się do dotychczasowych stanowisk organów podatkowych.
I tak na podstawie indywidualnej interpretacji ILPP1/443-757/13-3/HW wydanej w dniu 20 listopada 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu reprezentowane jest stanowisko, że brak NIP-u na fakturze zakupu przy wskazaniu pozostałych prawidłowych danych nabywcy jest wadą techniczną. Nie ma ona wpływu na możliwość zweryfikowania zaistnienia zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru, a także na wysokości zobowiązania podatkowego. Podatnik mógł więc dokonać odliczenia podatku VAT, o ile zakupy miały związek z czynnościami opodatkowanymi z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 88 ustawy. Dodatkowo w interpretacji doprecyzowano, że brak numeru NIP na fakturze zakupu powinien zostać skorygowany notą korygującą.
Brak NIP na fakturze zakupu - korygowanie
Jak wynika z powyżej przytoczonej interpretacji, nabywca towaru lub usługi może skorygować brak NIP-u na fakturze zakupu poprzez wystawienie noty korygującej. Podczas jej sporządzania należy pamiętać o jej zasadniczych elementach, wśród których ustawa wymienia:
-
wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA";
-
numer kolejny i datę jej wystawienia;
-
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
-
dane zawarte w fakturze pierwotnej określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;
-
wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Co ważne, nota korygująca musi posiadać akceptację sprzedawcy.
Brak NIP na fakturze może zostać skorygowany również przez samego dostawcę poprzez wystawienie faktury korygującej, choć w praktyce częściej błąd zauważa nabywca i za akceptacją sprzedawcy niweluje go wystawieniem noty korygującej.
