Poradnik Przedsiębiorcy

Nazwa refakturowanego towaru lub usługi

Niejednokrotnie zdarza się, że w celu zrealizowania sprzedaży przedsiębiorca korzysta z usług innych firm lub zakupuje towary, kosztami których w konsekwencji obciąża osobę trzecią, czyli finalnego nabywcę. W takiej sytuacji mamy do czynienia z tzw. refakturowaniem, czyli właśnie "przerzuceniem" wydatku na podmiot, który faktycznie korzysta z danej usługi lub towaru. Działanie takie jest zgodne z przepisami, mimo to wciąż wiąże się z licznymi wątpliwościami przedsiębiorców. Jedna z nich dotyczy kwestii nazwy refakturowanego towaru lub refakturowanej usługi, a mianowicie - czy powinna ona być tożsama z nazwą wynikającą z faktury wystawionej przez pierwotnego sprzedawcę? Sprawdźmy.

Ogólne zasady refakturowania

Już na początku rozważań na ten temat warto wspomnieć, iż w przepisach żadnego aktu prawnego nie zostały zawarte pojęcia refakturowanie i refaktura. Określenie to powstało w praktyce gospodarczej i na dobre weszło do języka przedsiębiorców. Jednak sama czynność kryjąca się pod tym pojęciem stała się przedmiotem zainteresowania prawodawcy w Ustawie o podatku od towarów i usług. Jak wskazuje art. 8 ust. 2a wskazanego aktu prawnego, w sytuacji kiedy przedsiębiorca "przerzuca" koszt danej usługi na finalnego nabywcę, wówczas traktuje się go (przedsiębiorcę) tak, jakby sam ją wykonał.

Art. 8 ust. 2a ustawy o VAT

W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Wskazany przepis odnosi się wyłącznie do refakturowania usług, jednak niejednokrotnie zdarza się tak, że na finalnego nabywcę przenoszone są również koszty zakupionych na jego rzecz towarów. Czy w wypadku takiej sprzedaży przedsiębiorca również może dokonać "przerzucenia" określonych wydatków na swojego klienta? Odpowiedź jest twierdząca, ponieważ nie ma żadnych przepisów, które zabraniałyby takiego postępowania. Stąd przyjmuje się, że taką sprzedaż można traktować analogicznie do refakturowania usług.

Co więcej, w przypadku refakturowania towarów można oprzeć się na art. 7 ust. 8 ustawy o VAT, zgodnie z którym w sytuacji, gdy kilka podmiotów dokonuje dostawy tego samego towaru w ten sposób, że pierwszy z nich wydaje ten towar bezpośrednio ostatniemu w kolejności nabywcy, uznaje się, że dostawy towarów dokonał każdy z podmiotów biorących udział w tych czynnościach.

Art. 7 ust. 8 ustawy o VAT

W przypadku, gdy kilka podmiotów dokonuje dostawy tego samego towaru w ten sposób, że pierwszy z nich wydaje ten towar bezpośrednio ostatniemu w kolejności nabywcy, uznaje się, że dostawy towarów dokonał każdy z podmiotów biorących udział w tych czynnościach.

Można zatem stwierdzić, że sytuacja gdy przedsiębiorca zakupuje dane towary lub usługi w imieniu nabywcy i sprzedaje je klientowi z własnym towarem lub usługą nie różni się od “tradycyjnej” transakcji. Sprzedawcą jest w tym wypadku firma, która nabyła towar lub usługę, a nabywcą pozostaje finalny odbiorca. Przedsiębiorca nie ma również obowiązku zamieszczenia na takim dokumencie sprzedażowym żadnej informacji o refakturowaniu.

Nazwa towaru lub usługi na refakturze

Przez wzgląd na fakt, iż sytuacja refakturowania w praktyce nie różni się od tradycyjnej sprzedaży, również refaktura stanowi w rzeczywistości “zwykłą” fakturę. Powinna ona zatem zawierać wszystkie dane, które wymienia ustawa o VAT, w tym również nazwę (rodzaj) towaru lub usługi (art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT).

Przepisy nie precyzują, w jaki sposób należy określać nazwy usługi lub towaru na fakturze. Ważne jest natomiast, by z zastosowanego opisu jasno wynikało, co stanowiło przedmiot sprzedaży. Oznacza to, iż podatnik może zamieścić dowolną nazwę refakturowanych towarów i usług - nie musi być ona tożsama z nazwą zawartą na fakturze pierwotnej, może, lecz nie musi zawierać słowo refakturowanie lub refaktura.

Przykładowo jeżeli przedsiębiorca udostępnia (wynajmuje) lokal, może refakturować koszty mediów na najemcę. W takim wypadku wystawia fakturę, która obejmuje zarówno koszt samego najmu, jak również refakturowane media. Na dokumencie sprzedażowym mogą pojawić się wówczas dwie pozycje:

  • najem lokalu przy ul. Kasztanowej 12 za miesiąc 03/2014,

  • refaktura kosztów mediów za miesiąc 03/2014 (lub po prostu - koszty mediów 03/2014, czy też każdy inny opis pozwalający na identyfikację usługi).