Poradnik Przedsiębiorcy

Remont lokalu firmowego a ulepszenie - rozliczenie podatkowe

W ramach działalności gospodarczej przedsiębiorcy bardzo często wykorzystują tzw. lokale użytkowe, które są zaliczone do firmowych środków trwałych. Niekiedy wymagają one remontu. Czy wiesz, jak wówczas rozliczyć wydatki na remont lokalu firmowego? Sprawdź, wyjaśniamy poniżej!

Co należy rozumieć pod pojęciem remontu?

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiują wprost, co należy rozumieć pod określeniem remontu. Jednak sprecyzowanie tego pojęcia jest niezwykle ważne z podatkowego punktu widzenia. Dlatego w kwestii tej należy odnieść się do regulacji prawa budowlanego, a dokładniej do art. 3 ust. 8 ustawy Prawo budowlane. Zgodnie z jego treścią remont to wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym.

Kiedy mamy do czynienia z ulepszeniem lokalu firmowego?

Lokal firmowy, który został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, może zostać ulepszony. Przy czym zgodnie z obowiązującymi regulacjami ulepszenie ma miejsce w sytuacji, gdy środek trwały ulegnie przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, a wartość poniesionych nakładów przekroczy kwotę 3500 zł (netto - w przypadku czynnych podatników VAT, brutto - w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT).

Co należy rozumieć pod wyżej wspomnianymi pojęciami? Otóż kwestia ta została poruszona przez ministra finansów w 1995 r. w wyjaśnieniach w piśmie PO 3/722-160/94:

  • przebudowa - zmiana (poprawienie) istniejącego stanu środków trwałych na inny,
  • rozbudowa - powiększenie (rozszerzenie) składników majątkowych, w szczególności zaś budynków i budowli, linii technologicznych itp.,
  • rekonstrukcja - odtworzenie (odbudowanie) zużytych całkowicie lub częściowo składników majątkowych,
  • adaptacja - przystosowanie (przerobienie) składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu, niż wskazywało jego pierwotne przeznaczenie, albo nadanie temu składnikowi nowych cech użytkowych,
  • modernizacja - unowocześnienie środków trwałych.

Remont lokalu firmowego a ulepszenie - różnice w rozliczeniu podatkowym

W przypadku wydatków kwalifikowanych jako remont lokalu firmowego przedsiębiorca ma prawo do ich rozliczenia bezpośrednio w kosztach podatkowych. Natomiast gdy podjęte działania mają związek z ulepszeniem lokalu firmowego, wówczas wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, wpływają tym samym na odpisy amortyzacyjne.

Co ważne, wydatki związane z remontem lokalu firmowego podatnik wykazuje bezpośrednio w kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki.

Remont lokalu firmowego a ulepszenie - wymiana pokrycia dachu

Wymiana pokrycia dachowego w lokalu stanowiącym środek trwały co do zasady powinna zostać potraktowana jako remont, głównym celem jego zmiany jest bowiem przywrócenie stanu pierwotnego. Stanowisko to zostało potwierdzone w wydawanych przez organy podatkowe interpretacjach. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi o sygn. IPTPB1/415-284/11-2/KO z 11 stycznia 2012 r. możemy przeczytać: Istotą remontu są zatem wszystkie działania przywracające pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego, w tym również polegające na wymianie zużytych składników technicznych następujące w toku eksploatacji środka trwałego i będące wynikiem tej eksploatacji, niezwiększające jego wartości początkowej. Podkreślenia wymaga fakt, że przy remoncie mogą być stosowane materiały odpowiadające aktualnym standardom technologicznym. Remont następuje w toku eksploatacji środka trwałego przez podatnika i jest wynikiem tej eksploatacji (zużycia). Wymiana zużytych elementów środka trwałego na nowe ma charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie jego pierwotną wartość użytkową i niezmieniający jego charakteru. (...)

Warto jednak podkreślić, że część organów reprezentuje zupełnie odmienne podejście w tej kwestii. Przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 22 listopada 2012 r. o sygn. IPTPB3/423-297/12-2/IR, w której czytamy: (...) Efektem prac wykonanych przez Spółkę nie jest przywrócenie stanu pierwotnego dachu, a taki efekt jest istotą remontu. W opisie zdarzenia przyszłego Spółka podała, że w wyniku podjętych prac dach budynku obsługowo-naprawczego będzie pokryty materiałem o wysokiej odporności na różne czynniki, co pozwoli Spółce na wykonywanie usług takich jak między innymi: naprawy samochodów zasilanych gazem CNG, stworzy budynek bezpiecznym, bardziej funkcjonalnym i unowocześnionym.

Powyższe oznacza poprawę parametrów technicznych i wzrost wartości użytkowej budynku w stosunku do jego wartości z dnia przyjęcia do używania. Reasumując, biorąc pod uwagę opisane we wniosku zdarzenie przyszłe oraz treść powołanych wyżej przepisów powyższe wydatki stanowią wydatki na ulepszenie (...) ww. wydatki zatem, nie będą stanowiły pośrednich kosztów uzyskania przychodu w dniu ich poniesienia (...). Zatem ocena i kwalifikacja poniesionych kosztów zawsze odnosi się do indywidualnego przypadku. W przypadku pojawienia się wątpliwości, podatnicy mają możliwość skierować wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, na podstawie której mogą dokonać zapisów w ewidencjach.

Remont lokalu firmowego a ulepszenie - wymiana okien

Co do zasady, wymiana okien ma na celu przywrócenie stanu pierwotnego, a więc powinna zostać uznana za remont.

Przykładem korzystnej dla podatników interpretacji jest ta o sygn. ILPB1/415-1315/13-4/AMN z 28 lutego 2014 r., wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, w której stwierdzono, że: (...) prace polegające na malowaniu i szpachlowaniu ścian, wymianie uszkodzonych płytek, stolarki okiennej i drzwiowej, napraw instalacji wod.-kan., grzewczej i elektrycznej, renowacji parkietu oraz naprawie schodów prowadzących do lokalu, rzeczywiście same w sobie mogą być zaliczane do prac remontowych. Jeżeli jednak prace te są związane z przebudową, adaptacją, modernizacją, (...) to wówczas wyodrębnienie z ogółu prac tylko wymiany ww. elementów jako prac remontowych prowadziłoby do nieuzasadnionego zawężenia wydatków na ulepszenie. (...)