Remont lokalu firmowego a ulepszenie - rozliczenie podatkowe

W ramach działalności gospodarczej przedsiębiorcy bardzo często wykorzystują tzw. lokale użytkowe, które są zaliczone do firmowych środków trwałych. Niekiedy wymagają one remontu. Czy wiesz, jak wówczas rozliczyć wydatki na remont lokalu firmowego? Sprawdź, wyjaśniamy poniżej!

Co należy rozumieć pod pojęciem remontu?

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiują wprost, co należy rozumieć pod określeniem remontu. Jednak sprecyzowanie tego pojęcia jest niezwykle ważne z podatkowego punktu widzenia. Dlatego w kwestii tej należy odnieść się do regulacji prawa budowlanego, a dokładniej do art. 3 ust. 8 ustawy Prawo budowlane. Zgodnie z jego treścią remont to wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym.

Kiedy mamy do czynienia z ulepszeniem lokalu firmowego?

Lokal firmowy, który został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, może zostać ulepszony. Przy czym zgodnie z obowiązującymi regulacjami ulepszenie ma miejsce w sytuacji, gdy środek trwały ulegnie przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, a wartość poniesionych nakładów przekroczy kwotę 3500 zł (netto - w przypadku czynnych podatników VAT, brutto - w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT).

Co należy rozumieć pod wyżej wspomnianymi pojęciami? Otóż kwestia ta została poruszona przez ministra finansów w 1995 r. w wyjaśnieniach w piśmie PO 3/722-160/94:

• przebudowa - zmiana (poprawienie) istniejącego stanu środków trwałych na inny,
• rozbudowa - powiększenie (rozszerzenie) składników majątkowych, w szczególności zaś budynków i budowli, linii technologicznych itp.,
• rekonstrukcja - odtworzenie (odbudowanie) zużytych całkowicie lub częściowo składników majątkowych,
• adaptacja - przystosowanie (przerobienie) składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu, niż wskazywało jego pierwotne przeznaczenie, albo nadanie temu składnikowi nowych cech użytkowych,
• modernizacja - unowocześnienie środków trwałych.

Remont lokalu firmowego a ulepszenie - różnice w rozliczeniu podatkowym

W przypadku wydatków kwalifikowanych jako remont lokalu firmowego przedsiębiorca ma prawo do ich rozliczenia bezpośrednio w kosztach podatkowych. Natomiast gdy podjęte działania mają związek z ulepszeniem lokalu firmowego, wówczas wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, wpływają tym samym na odpisy amortyzacyjne.

Co ważne, wydatki związane z remontem lokalu firmowego podatnik wykazuje bezpośrednio w kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki.

Remont lokalu firmowego a ulepszenie - wymiana pokrycia dachu

Wymiana pokrycia dachowego w lokalu stanowiącym środek trwały co do zasady powinna zostać potraktowana jako remont, głównym celem jego zmiany jest bowiem przywrócenie stanu pierwotnego. Stanowisko to zostało potwierdzone w wydawanych przez organy podatkowe interpretacjach. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi o sygn. IPTPB1/415-284/11-2/KO z 11 stycznia 2012 r. możemy przeczytać: Istotą remontu są zatem wszystkie działania przywracające pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego, w tym również polegające na wymianie zużytych składników technicznych następujące w toku eksploatacji środka trwałego i będące wynikiem tej eksploatacji, niezwiększające jego wartości początkowej. Podkreślenia wymaga fakt, że przy remoncie mogą być stosowane materiały odpowiadające aktualnym standardom technologicznym. Remont następuje w toku eksploatacji środka trwałego przez podatnika i jest wynikiem tej eksploatacji (zużycia). Wymiana zużytych elementów środka trwałego na nowe ma charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie jego pierwotną wartość użytkową i niezmieniający jego charakteru. (...)

Warto jednak podkreślić, że część organów reprezentuje zupełnie odmienne podejście w tej kwestii. Przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 22 listopada 2012 r. o sygn. IPTPB3/423-297/12-2/IR, w której czytamy: (...) Efektem prac wykonanych przez Spółkę nie jest przywrócenie stanu pierwotnego dachu, a taki efekt jest istotą remontu. W opisie zdarzenia przyszłego Spółka podała, że w wyniku podjętych prac dach budynku obsługowo-naprawczego będzie pokryty materiałem o wysokiej odporności na różne czynniki, co pozwoli Spółce na wykonywanie usług takich jak między innymi: naprawy samochodów zasilanych gazem CNG, stworzy budynek bezpiecznym, bardziej funkcjonalnym i unowocześnionym.

Powyższe oznacza poprawę parametrów technicznych i wzrost wartości użytkowej budynku w stosunku do jego wartości z dnia przyjęcia do używania. Reasumując, biorąc pod uwagę opisane we wniosku zdarzenie przyszłe oraz treść powołanych wyżej przepisów powyższe wydatki stanowią wydatki na ulepszenie (...) ww. wydatki zatem, nie będą stanowiły pośrednich kosztów uzyskania przychodu w dniu ich poniesienia (...). Zatem ocena i kwalifikacja poniesionych kosztów zawsze odnosi się do indywidualnego przypadku. W przypadku pojawienia się wątpliwości, podatnicy mają możliwość skierować wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, na podstawie której mogą dokonać zapisów w ewidencjach.

Remont lokalu firmowego a ulepszenie - wymiana okien

Co do zasady, wymiana okien ma na celu przywrócenie stanu pierwotnego, a więc powinna zostać uznana za remont.

Przykładem korzystnej dla podatników interpretacji jest ta o sygn. ILPB1/415-1315/13-4/AMN z 28 lutego 2014 r., wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, w której stwierdzono, że: (...) prace polegające na malowaniu i szpachlowaniu ścian, wymianie uszkodzonych płytek, stolarki okiennej i drzwiowej, napraw instalacji wod.-kan., grzewczej i elektrycznej, renowacji parkietu oraz naprawie schodów prowadzących do lokalu, rzeczywiście same w sobie mogą być zaliczane do prac remontowych. Jeżeli jednak prace te są związane z przebudową, adaptacją, modernizacją, (...) to wówczas wyodrębnienie z ogółu prac tylko wymiany ww. elementów jako prac remontowych prowadziłoby do nieuzasadnionego zawężenia wydatków na ulepszenie. (...)

Takie samo stanowisko w kwestii zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na wymianę stolarki okiennej zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 8 lipca 2010 r. o sygn. IBPBI/2/423-579/10/MS, w której czytamy: (...) wykonywane prace podyktowane są złym stanem technicznym okien. Prace te nie zmieniają jednak ich charakteru i funkcji, w szczególności nie ulegnie zmianie wielkość otworów okiennych. Mają one na celu przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego wraz z wymianą zużytych składników technicznych na inne niż te, których użyto pierwotnie, przy czym obecnie montowane okna należą do klasy średniej wyrobów tego typu.

W świetle powyższego należy uznać, iż wydatki na wymianę okien będą miały charakter odtworzeniowy, niepowodujący zmian parametrów użytkowych, ani technicznych, przywracający pierwotną zdolność użytkową budynku, a zatem należy je uznać za remont i zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. (...)

Remont lokalu firmowego przed wprowadzeniem go do ewidencji środków trwałych

Po zakupie lokalu, w którym przedsiębiorca zamierza prowadzić działalność, może wystąpić sytuacja, w której niezbędne jest przeprowadzenie prac remontowych lub całkowita przebudowa i modernizacja lokalu. Zgodnie z art. 22g ust. 1 pkt 2 i ust. 4 ustawy o PIT, środki trwałe wytworzone we własnym zakresie wycenia się według kosztu wytworzenia. Poniesione w związku z tym wydatki będą zwiększać wartość tego kosztu, a tym samym spowodują wzrost wartości początkowej środka trwałego. Dlatego też w sytuacji gdy zakupiony lokal nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, charakter wykonanych prac jest bez znaczenia, ponieważ zarówno remont, jak i ulepszenie będzie zwiększać wartość początkową lokalu.

Przykład 1.

Przedsiębiorca kupił lokal firmowy w którym zamierza prowadzić działalność gospodarczą. Cena zakupu lokalu wynosiła 150 000 zł. Okna w pomieszczeniu były nieszczelne, więc konieczne było przeprowadzenie remontu. Ponadto położono nowe instalacje i wymieniono drzwi, co kosztowało 50 000 zł. Prace remontowe zostały wykonane przed wprowadzeniem budynku do środków trwałych firmy.

W powyższym przypadku wartość wydatków na remont lokalu firmowego, tj. koszt wymiany okien oraz wymiana instalacji i drzwi, będzie zwiększać wartość początkową lokalu, ponieważ prace zostały przeprowadzone przed jego wprowadzeniem do ewidencji środków trwałych. W związku z tym wartość początkowa lokalu firmowego będzie wynosić 200 000 zł i to od tej kwoty przedsiębiorca będzie mógł dokonywać odpisów amortyzacyjnych.

Inwestycja w obcym środku trwałym - remont czy ulepszenie?

Przedsiębiorca może prowadzić działalność gospodarczą również w wynajmowanym lokalu, który nie stanowi jego środka trwałego. Jeżeli podatnik w celu przystosowania pomieszczeń do specyfiki prowadzonej działalności przeprowadza prace remontowe, poniesione w związku z nimi wydatki będą jednoznaczne ze wzrostem wartości początkowej wynajmowanego lokalu. Zjawisko to nazywane jest inwestycją w obcym środku trwałym. Potwierdzeniem takiego postępowania jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 28 lutego 2014 r. o sygn. ILPB1/415-1315/13-4/AMN, w której organ wskazał, że: (...) Poniesione przez Wnioskodawcę przed oddaniem lokalu do używania na potrzeby związane z prowadzoną działalnością wydatki adaptacyjne związane z malowaniem i szpachlowaniem ścian, wymianą uszkodzonych płytek, stolarki okiennej i drzwiowej, naprawą instalacji wod.-kan., grzewczej i elektrycznej, renowacją parkietu, naprawą schodów prowadzących do lokalu, położeniem kostki brukowej przed budynkiem, w którym znajduje się lokal oraz wykonaniem bramy wjazdowej na posesję, zakupem farb, pędzli, szczotek drucianych, tynków, emulsji gruntujących, taśm malarskich, mieszaczy do farb, złączek, śrub, rur, uchwytów, listew, worków na gruz, brodzików prysznicowych, umywalek, zlewów, toalet, wentylatorów kanałowych, gniazdek prądowych, włączników światła, a także robocizny, niezależnie od zakresu prowadzonych prac, są wydatkami mającymi na celu przystosowanie (adaptację) tego lokalu do używania.(...) poniesione na ten cel wydatki będą mogły znaleźć odzwierciedlenie w kosztach uzyskania przychodów działalności gospodarczej jedynie w formie odpisów amortyzacyjnych, naliczanych od wartości początkowej inwestycji w obcym środku trwałym, o którym mowa w art. 22a ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (...)

W sytuacji gdy lokal jest użytkowany na podstawie umowy najmu i przedsiębiorca rozpoczął w nim prowadzenie działalności, sposób rozliczenia wydatków będzie ściśle uzależniony od charakteru ich poniesienia - czy związane są z remontem, czy z ulepszeniem lokalu. Jeżeli poniesione wydatki spowodują wzrost wartości użytkowej w porównaniu do wartości z dnia przyjęcia go do używania, mamy do czynienia z inwestycją w obcym środku trwałym (ulepszeniem) i wydatki takie nie stanowią dla przedsiębiorcy kosztu uzyskania przychodu w dniu ich poniesienia ponieważ po zakończeniu inwestycji podlegać będzie ona amortyzacji.

Decydując o rozliczeniu wydatków związanych z lokalem użytkowym, każdorazowo należy dokonać indywidualnej analizy zaistniałego stanu rzeczy. W kwestii tej warto skontaktować się ze specjalistą z zakresu prawa budowlanego lub wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji.

Inwestycja w obcym środku trwałym - ewidencja w systemie wFirma.pl

W celu rozliczenia poniesionych wydatków na ulepszenie obcego środka trwałego w świetle podatku dochodowego, po zakończeniu inwestycji należy wprowadzić ją do ewidencji środków trwałych jako nowy składnik majątku. W tym celu należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » MAJĄTEK » KARTOTEKA ŚRODKÓW TRWAŁYCH » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY, a następnie uzupełnić wymagane pola. Po wybraniu KATEGORII (KŚT) system automatycznie uzupełni stawkę amortyzacyjną. W polu WARTOŚĆ POCZĄTKOWA należy wprowadzić łączą wartość faktur dokumentującą wydatki, jakie zostały poniesione na inwestycję w obcym środku trwałym (ulepszenie obcego środka trwałego). W przypadku VAT-owców będzie to kwota netto, w przypadku podatników zwolnionych z VAT - kwota brutto.

Po dodaniu składnika majątku do kartoteki środków trwałych wydatek poniesiony na jego wytworzenie będzie ujmowany w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki w postaci comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych.

Po zapisaniu automatycznie zostanie wygenerowany dokument OT, który należy wydrukować z zakładki EWIDENCJE » MAJĄTEK » DOKUMENTY. Pod wydruk trzeba podpiąć kopie dokumentów potwierdzających wartość początkową środka trwałego.

W przypadku czynnych podatników podatku VAT, podatek VAT z faktur można odliczać na bieżąco poprzez dodawanie bezpośrednich wpisów do rejestru VAT zakupów. W tym celu należy przejść do zakładki EWIDENCJE » REJESTR ZAKUPU VAT » DODAJ WPIS, gdzie należy uzupełnić wymagane dane, dodatkowo w zakładce ZAAWANSOWANE należy zaznaczyć pole ŚRODEK TRWAŁY.