Firmy, aby zachęcić do zakupu oferowanych przez siebie produktów i ich późniejszej sprzedaży przez swoich kontrahentów, bardzo często organizują szkolenia, które mają zapoznać ze sprzedawanymi towarami. Powstaje pytanie, jak rozliczyć takie szkolenia dla kontrahentów?
Zgodnie z ogólną regułą kosztami podatkowymi mogą być tylko takie wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków, które nie są zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów; przy czym przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu każdy przypadek poza wyraźnie wskazanym w ustawie wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z przychodami i racjonalnością działania dla osiągnięcia przychodu.
Niewątpliwie wydatki na szkolenia dla kontrahentów, w trakcie których uczestnikom przekazywana jest specjalistyczna wiedza na temat produktów, dotycząca ich właściwości, możliwych zastosowań, sposobu montażu czy użycia określonych towarów, spełniają wskazane warunki. Szkolenie obejmuje takie zagadnienia, bez których znajomości sprzedaż produktów podatnika przez kontrahenta byłaby niemożliwa albo mniej efektywna. W związku z tym szkolenie ma co do zasady pozytywny wpływ na wartość przychodów podatnika - przyczynia się do zwiększenia albo utrzymania sprzedaży na określonym poziomie.
W konsekwencji wydatki na poniesione szkolenia mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Takie stanowisko potwierdzają też organy podatkowe, tytułem przykładu można wskazać pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 27 kwietnia 2012 r., nr IPTPB1/415-84/12-2/DS, w którym możemy przeczytać:
(…) kwalifikacja prawna wydatków na organizację wyjazdu szkoleniowego wymaga oceny, czy organizowanie szkoleń kształtuje popyt na dystrybuowane towary firmy Wnioskodawcy, czy też służy budowaniu relacji z kontrahentami i wywołaniu jak najlepszego wrażenia. Zatem w sytuacji, gdy głównym celem organizacji wyjazdu szkoleniowego było podniesienie wiedzy odbiorców na temat towarów oferowanych przez Firmę Wnioskodawcy i szkolenie osób uczestniczących w zakresie technik sprzedaży tych towarów, a liczba uczestników nie była wynikiem ich selekcji (o której mowa poniżej), to wydatki na organizację tego wyjazdu szkoleniowego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (…).
Posiłki podczas szkolenia
Podczas szkoleń często serwowane są posiłki czy też drobny poczęstunek. Co do zasady można je uwzględnić w kosztach podatkowych, jednak należy pamiętać o ograniczeniu dotyczącym reprezentacji, ponieważ nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Przepisy podatkowe nie zawierają definicji reprezentacji. Dlatego też należy posłużyć się definicją zawartą w “Słowniku języka polskiego PWN” (Warszawa 1981 r.) - reprezentacja oznacza okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. Natomiast według definicji utrwalonej w orzecznictwie - reprezentacja to wszelkie działania polegające na stwarzaniu i utrwalaniu dobrego wizerunku firmy.
Również organy podatkowe posługują się definicją słownikową reprezentacji, tytułem przykładu można wskazać pismo Naczelnika Łódzkiego Urzędu Skarbowego w Łodzi z 28 marca 2007 r., nr ŁUS-II-2-423-12/07/AG, w którym możemy przeczytać:
(…) Zgodnie z obowiązującym od dnia 01.01.2007r. brzmieniem art. 16 ust. 1 pkt 28 w/w ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Z uwagi na brak ustawowej definicji pojęcia "reprezentacja", należy stosować wykładnię językową. Według słownika języka polskiego (PWN, W-wa 1981 r.) pojęcie "reprezentacja" oznacza okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. W praktyce podatkowej utrwalił się pogląd, iż reprezentacją są działania polegające na oficjalnych kontaktach handlowych z innymi podmiotami, podczas których przyjmuje się delegacje lub kontrahentów, uczestniczy w przyjęciach związanych z pobytem delegacji lub kontrahentów. Są to więc działania, które mają na celu zaprezentowanie firmy w sposób jak najbardziej pozytywny dla obecnych i przyszłych klientów.
Według definicji utrwalonej w orzecznictwie - reprezentacja, to wszelkie działania polegające na stwarzaniu i utrwalaniu dobrego wizerunku firmy np. wystrój firmy, logo (…).
Dlatego też jeżeli posiłki nie mają charakteru wystawnego, nie ma przeszkód, aby rozliczyć je w kosztach uzyskania przychodów. Stanowisko takie potwierdzają również organy podatkowe, czego przykładem może być pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 15 stycznia 2014 r., nr ILPB3/423-501/13-2/JG, gdzie możemy przeczytać:
(…) Z opisu zakresu merytorycznego organizowanych przez Spółkę spotkań wynika jasno, że ich przebieg nie zakłada budowania wizerunku Spółki, lecz koncentruje na przedmiocie podstawowej działalności Spółki, jakim jest sprzedaż produktów. Wydatki związane z poczęstunkiem dla ich uczestników nie są ich wyłącznym bądź dominującym celem. Mają one charakter akcesoryjny i są podawane wyłącznie w celu zaspokojenia naturalnych, podstawowych potrzeb fizjologicznych uczestników tych spotkań. Są to posiłki zwyczajowo przyjęte w realiach życia gospodarczego. Pozwala to uczestnikom skupić się na merytorycznej - właściwej stronie tych spotkań, która dotyczy działań wspomagających sprzedaż produktów przez Spółkę, dla których te spotkania są organizowane. Dlatego należy uznać je za koszt uzyskania przychodów. Nie ulega bowiem wątpliwości, że stworzenie właściwego klimatu dla prowadzonej działalności, realizowanej w ramach tych spotkań, nakierowanych na podstawową działalność Spółki, jaką jest sprzedaż produktów, rodzi skutek w postaci osiągnięcia bądź zwiększenia przychodu (…).
Szkolenia dla kontrahentów a nocleg
Również organy podatkowe nie kwestionują możliwości zaliczenia do kosztów noclegów zapewnionych klientom podczas szkoleń. Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w piśmie z 27 stycznia 2014 r. nr IPTPB3/423-461/13-2/PM, w którym możemy przeczytać:
(…) należy stwierdzić, że wydatki, tj. koszty pobytu (noclegu), koszty wyżywienia, poczęstunku w postaci: kawy, herbaty, ciastek, jak również wyżywienie dostarczane przez firmę cateringową (catering), podawany podczas szkoleń dla przedsiębiorców i pracowników Spółki, spożywany w siedzibie Spółki, nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wydatki te ponoszone są bowiem w związku z przeprowadzanymi przez Wnioskodawcę szkoleniami produktowymi, których celem ma być podniesienie efektywności sprzedaży towarów produkowanych przez Spółkę oraz zapoznanie przedsiębiorców-właścicieli sklepów i hurtowni budowlanych oraz osób kierujących działami budowlanymi w marketach budowlanych ze sposobami i warunkami prawidłowego montażu okien i wyłazów kominiarskich produkowanych przez Spółkę. Celem tych szkoleń nie jest zatem wyłącznie stworzenie dobrego wizerunku firmy Wnioskodawcy, czy też wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Poniesione wydatki na zakup ww. artykułów spożywczych i usług cateringowych spełniają przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ww. ustawy; są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tym samym mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (…).
