Formularz UPL-1 służy do udzielania pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji podatkowych. Takie pełnomocnictwo może być również udzielone w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, natomiast dyskusyjna jest kwestia czy formularz UPL-1 po likwidacji firmy wygaśnie. W naszym artykule postaramy się wyjaśnić to zagadnienie.
Podpisanie deklaracji podatkowej przez pełnomocnika
Podatnicy zobowiązani do składania deklaracji podatkowych mogą je podpisywać osobiście lub poprzez ustanowionego pełnomocnika. Nie jest to jednak regułą, ponieważ w myśl art. 80a § 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli odrębne ustawy nie stanowią inaczej, deklaracja, w tym deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej, może być podpisana także przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta.
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa składa się organowi podatkowemu właściwemu w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy. Pełnomocnictwo składa się w formie formularza UPL-1 (do deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej) lub formularza UPL-1P (do deklaracji składanych papierowo).
Jak wskazał NSA w wyroku z 13 czerwca 2018 roku (II FSK 1554/16), umocowanie do podpisania deklaracji, o którym mowa w art. 80a § 1 Ordynacji podatkowej, jest pełnomocnictwem szczególnego rodzaju, upoważniającym pełnomocnika jedynie do złożenia podpisu na deklaracji podatkowej, z wyłączeniem innych działań na rzecz podatnika. Nie uprawnia ono np. do sporządzenia deklaracji, co musi wynikać z innego tytułu prawnego.
Osoba ustanowiona jedynie do podpisywania deklaracji nie może też „poprawiać” danych w niej zawartych. Wszelkie skutki prawno-podatkowe związane z danymi w niej ujawnionymi obciążają podatnika.
Co istotne, udzielenie pełnomocnictwa ogólnego nie uprawnia do podpisywania deklaracji podatkowej. Również pełnomocnik ogólny musi być upoważniony do takiej czynności poprzez osobne złożenie formularza UPL-1 lub UPL-1P. Pełnomocnictwo ogólne nie uprawnia zatem do podpisywania deklaracji podatkowych. Zgodnie z art. 80a § 5 Ordynacji podatkowej pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji winno być złożone według osobnego wzoru.
Chociaż pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych odbywa się według określonego wzoru (ww. formularze UPL-1 lub UPL-1P), to jednak, jak wskazał WSA w Łodzi w wyroku z 11 lipca 2023 roku (I SA/Łd 344/23), fakt złożenia przedmiotowego pełnomocnictwa nie na formularzu (ale jednak według wzoru) określonym przez Ministra Finansów nie ma znaczenia, jeżeli zawiera ono wszystkie istotne elementy dla takiego dokumentu i nie budzi wątpliwości jego zakres. Opracowanie urzędowych formularzy miało na celu uproszczenie zgłaszania pełnomocnictwa oraz pewność zakresu działania pełnomocnika (art. 80a § 5 Ordynacji podatkowej). Podatnicy nie są jednak zobowiązani do bezwzględnego korzystania z urzędowych formularzy.
Kiedy dochodzi do wygaśnięcia pełnomocnictwa?
W myśl art. 80a § 4 Ordynacji podatkowej w kwestiach dotyczących pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym. Tym samym zgodnie z art. 138o Ordynacji podatkowej w zakresie nieuregulowanym w rozdziale dotyczącym pełnomocnictw stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego (kc) oraz Kodeksu postępowania cywilnego.
Jeżeli zatem sięgniemy do treści art. 101 kc, to w myśl tego przepisu pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane, chyba że mocodawca zrzekł się odwołania pełnomocnictwa z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. Umocowanie wygasa ze śmiercią mocodawcy lub pełnomocnika, chyba że w pełnomocnictwie inaczej zastrzeżono z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.
Odnosząc się do ww. przepisu, Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z 11 lutego 2016 roku (I ACa 1563/15) wskazał, że udzielenie pełnomocnictwa jest jednostronną czynnością prawną o charakterze upoważniającym. Upoważnia ona pełnomocnika (daje mu kompetencję) do dokonywania czynności prawnych w imieniu i ze skutkiem dla mocodawcy. Umocowanie to trwa, co do zasady, dopóki pełnomocnictwo nie zostanie odwołane bądź nie nastąpi śmierć mocodawcy lub pełnomocnika.
Odpadnięcie stosunku podstawowego (np. rozwiązanie lub wypowiedzenie umowy łączącej mocodawcę i pełnomocnika, nieważność czynności prawnej) pozostaje bez wpływu na istnienie i zakres umocowania, jeżeli nie nastąpiło odwołanie pełnomocnictwa. Jakkolwiek bowiem z treści stosunku podstawowego wynika przyczyna udzielenia pełnomocnictwa, to jednak nie można utożsamiać jej z przyczyną prawną przysporzenia (causa).
UPL-1 po likwidacji firmy nie zawsze wygasa
Z treści art. 101 kc wynika, że jedną z okoliczności powodujących wygaśnięcie pełnomocnictwa jest śmierć mocodawcy. Jednakże w doktrynie oraz orzecznictwie zgodnie przyjmuje się, że taką okolicznością jest również ustanie osobowości prawnej. W praktyce gospodarczej mocodawcą może być bowiem zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna, również gdy prowadzą działalność gospodarczą.
W świetle powyższego kwestia wygaśnięcia pełnomocnictwa z uwagi na likwidację firmy zależy od statusu mocodawcy. Jak wskazał Minister Finansów w odpowiedzi z 11 stycznia 2024 roku (nr ID 575334), w przypadku mocodawców będących osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, którym ustawa nadaje zdolność prawną, utrata podmiotowości prawnej prowadzi do wygaśnięcia umocowania do podpisywania deklaracji.
Inaczej natomiast sytuacja kształtuje się w przypadku osoby fizycznej, która zaprzestała prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Pełnomocnictwo UPL-1 raz złożone uprawnia, w okresie jego obowiązywania, do podpisywania wszystkich deklaracji, zeznań i informacji przesyłanych w imieniu podatnika (płatnika) do różnych organów podatkowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Upoważnienie może być udzielone na określony czas lub bezterminowo.
Zatem UPL-1 udzielone przez osobę fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą nie wygasa wskutek likwidacji takiej działalności.
Przykład 1.
Pan Tomasz prowadzący działalność gospodarczą oraz prywatny najem udzielił swojej żonie pełnomocnictwa UPL-1 do podpisywania deklaracji podatkowych. Po roku zamknął firmę, jednak jego małżonka nadal podpisywała jego deklaracje PIT-28. Czy takie działanie jest prawidłowe?
Tak, małżonka nadal może podpisywać deklaracje pana Tomasza, ponieważ sama okoliczność zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej nie jest równoznaczna z wygaśnięciem pełnomocnictwa.
Mając powyższe na uwadze, należy wyprowadzić wniosek, zgodnie z którym skutki likwidacji firmy w zakresie wygaśnięcia pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji podatkowych determinowane są statusem mocodawcy. W przypadku osób fizycznych zamknięcie firmy w CEIDG nie powoduje samo w sobie wygaśnięcia pełnomocnictwa UPL-1/UPL-1P.
