Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na członków organów spółki a koszty podatkowe

Spółki, aby funkcjonować prawidłowo i zgodnie z przepisami, zobowiązane są do ustanowienia organów. Działanie organów wiąże się z kosztami, które niejednokrotnie są przedmiotem szczególnego zainteresowania ze strony organów podatkowych. Dlatego też warto poznać, które z nich mogą obciążać koszty bez ryzyka sporu. Przeczytaj artykuł i sprawdź, czy wydatki na członków organów spółki mogą stanowić koszt podatkowy! 

Wydatki na członków organów spółki a koszty uzyskania przychodu

Wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Ponadto wydatek nie może znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty.

W katalogu wydatków nieuznawanych za koszty, który znajduje się w art. 16 w pkt 38 i 38a ustawy o PIT, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się:

  1. wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji,

  2. wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego.

Do podstawowych organów spółek kapitałowych należą:

  • zarząd - jest organem wykonawczym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Może składać się z jednego lub większej liczby członków. W jego skład mogą być powołane zarówno osoby spośród wspólników, jak i spoza ich grona,

  • rada nadzorcza - jej zadaniem jest sprawowanie stałego nadzoru nad działalnością spółki,

  • zgromadzenie wspólników - jest organem uchwałodawczym, decydującym o najważniejszych sprawach spółki.

Wykonywanie funkcji przez organy wiąże się z konieczną sytuacją, kiedy to podatnik ponosi wydatki na członków organów spółki. Są one przedmiotem szczególnego zainteresowania ze strony organów podatkowych. Poniżej przedstawiamy najczęstsze z nich.

Zakup usług gastronomicznych na posiedzenie rady nadzorczej

Przepisy wskazane powyżej zawierają bezwzględny nakaz wyłączenia z kosztów wszelkich wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z jednym tylko wyjątkiem - wynagrodzeń wypłaconych z tytułu pełnionych funkcji.

Tym samym wydatki na rzecz samego organu, a nie poszczególnych jego członków, mające na celu sprawne jego funkcjonowanie, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów według ogólnych zasad.

W opisanej sytuacji wydatki poniesione na funkcjonowanie Rady Nadzorczej nie są wydatkami na rzecz poszczególnych członków tych organów. Tym samym mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko takie potwierdzają również organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 2 stycznia 2015 r., sygn. ILPB3/423-521/14-4/JG, gdzie możemy przeczytać:

(…) wydatki poniesione na funkcjonowanie organów Spółdzielni takich jak Rada Nadzorcza i Walne Zgromadzenie Członków, które nie są wydatkami na rzecz poszczególnych członków tych organów mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów.

Do takich wydatków w przypadku Rady Nadzorczej należą: materiały biurowe, kalendarze, kawa, herbata, słodycze, drobne posiłki (obiad, lunche), a w przypadku Walnego Zgromadzenia Członków: zakup kawy, ciasta, obiad.

Ww. wydatki nie mają bowiem charakteru wydatków osobowych na rzecz członków wskazanych organów Spółdzielni i nie stanowią przysporzenia majątkowego dla tych osób, gdyż wiążą się tylko i wyłącznie z funkcjonowaniem organów (…).

Podróż służbowa członków zarządu

Zakładając, że podróż służbowa członka zarządu została odbyta w celu uzyskania przychodu przez spółkę, to spełnione jest kryterium określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT zaliczenia wydatków z nią związanych do kosztów podatkowych. Były to bowiem wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu, a w takim przypadku nie są przewidziane wyłączenia z kosztów.

Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 12 sierpnia 2015 r., sygn. IBPB-1-3/4510-74/15/SK:

(…) jeśli w istocie wydatki jakie ponosi Wnioskodawca za czas podróży służbowej (hotele, wyżywienie, przelot samolotem, dojazd taksówką) członków zarządu z Włoch do Polski znajdują umocowanie w zawartej z członkami zarządu uchwale wspólników wprowadzającej regulamin zwrotu wydatków zarządu i mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki, to w świetle cyt. art. 15 ust. 1 ustawy o pdop, wydatki te mogą stanowić jej koszt podatkowy. Jak wskazano bowiem we wniosku, wydatki te związane są z wykonywanie przez członków zarządu obowiązków, które to wykonywane są w celu osiągania przez Spółkę przychodów. Do obowiązków członków zarządu należą m.in. spotkania z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami, jak również dbałość o stosunki z nimi, które zdaniem Spółki mają wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa. Ponadto, dążąc do możliwie najbardziej efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem oraz realizując prawidłowo plany gospodarcze Spółki, niezbędnym są spotkania członków zarządu z przedstawicielami kierownictwa i pracownikami przebywającymi w Polsce. Również podpisywanie umów w imieniu Spółki przez włoskich członków zarządu ma bezpośredni wpływ na sytuację przedsiębiorstwa, a tym samym bezpośrednio przekłada się na możliwość i osiągania przez Spółkę przychodów. Wobec powyższego, stwierdzić należy, że funkcja członka zarządu jest bezspornie związana z działalnością gospodarczą podmiotu gospodarczego i jeżeli nie wykracza on poza zakres swoich obowiązków to co do zasady wydatki ponoszone w związku z realizacją jego obowiązków mogą stanowić koszt podatkowy Spółki (…).

Nawet gdyby osoba powołana na członka zarządu była wspólnikiem (udziałowcem) tej spółki, to nie jest to jednostronne świadczenie na jego rzecz ze strony spółki, podlegające wyłączeniu z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT. Podróż tę bowiem odbywa jako członek zarządu, a nie jako wspólnik. Również gdyby podróż służbową odbyła ta osoba jako wspólnik na podstawie umowy cywilnoprawnej (a nie członek zarządu), to zakładając, że byłaby ona odbywana w celach uzyskania przychodów spółki, wydatki z tego tytułu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Taką interpretację przepisów potwierdzają również organy podatkowy, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 13 października 2009 r. nr ITPB3/423-393/09/MK, z której wynika:

(…) uzasadnione i udokumentowane wydatki poniesione przez Jednostkę, na rzecz członków Stowarzyszenia oraz osób wchodzących w skład zarządu w związku z podróżami służbowymi, mogą zatem stanowić koszty uzyskania przychodów do wysokości wynikającej ze stosownych uregulowań, o ile spełniają warunek wynikający z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. zostały poniesione w celu uzyskania lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.(…).