Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na członków organów spółki a koszty podatkowe

Spółki, aby funkcjonować prawidłowo i zgodnie z przepisami, zobowiązane są do ustanowienia organów. Działanie organów wiąże się z kosztami, które niejednokrotnie są przedmiotem szczególnego zainteresowania ze strony organów podatkowych. Dlatego też warto poznać, które z nich mogą obciążać koszty bez ryzyka sporu. Przeczytaj artykuł i sprawdź, czy wydatki na członków organów spółki mogą stanowić koszt podatkowy! 

Wydatki na członków organów spółki a koszty uzyskania przychodu

Wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Ponadto wydatek nie może znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty.

W katalogu wydatków nieuznawanych za koszty, który znajduje się w art. 16 w pkt 38 i 38a ustawy o PIT, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się:

  1. wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji,

  2. wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego.

Do podstawowych organów spółek kapitałowych należą:

  • zarząd - jest organem wykonawczym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Może składać się z jednego lub większej liczby członków. W jego skład mogą być powołane zarówno osoby spośród wspólników, jak i spoza ich grona,

  • rada nadzorcza - jej zadaniem jest sprawowanie stałego nadzoru nad działalnością spółki,

  • zgromadzenie wspólników - jest organem uchwałodawczym, decydującym o najważniejszych sprawach spółki.

Wykonywanie funkcji przez organy wiąże się z konieczną sytuacją, kiedy to podatnik ponosi wydatki na członków organów spółki. Są one przedmiotem szczególnego zainteresowania ze strony organów podatkowych. Poniżej przedstawiamy najczęstsze z nich.

Zakup usług gastronomicznych na posiedzenie rady nadzorczej

Przepisy wskazane powyżej zawierają bezwzględny nakaz wyłączenia z kosztów wszelkich wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z jednym tylko wyjątkiem - wynagrodzeń wypłaconych z tytułu pełnionych funkcji.

Tym samym wydatki na rzecz samego organu, a nie poszczególnych jego członków, mające na celu sprawne jego funkcjonowanie, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów według ogólnych zasad.

W opisanej sytuacji wydatki poniesione na funkcjonowanie Rady Nadzorczej nie są wydatkami na rzecz poszczególnych członków tych organów. Tym samym mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko takie potwierdzają również organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 2 stycznia 2015 r., sygn. ILPB3/423-521/14-4/JG, gdzie możemy przeczytać:

(…) wydatki poniesione na funkcjonowanie organów Spółdzielni takich jak Rada Nadzorcza i Walne Zgromadzenie Członków, które nie są wydatkami na rzecz poszczególnych członków tych organów mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów.

Do takich wydatków w przypadku Rady Nadzorczej należą: materiały biurowe, kalendarze, kawa, herbata, słodycze, drobne posiłki (obiad, lunche), a w przypadku Walnego Zgromadzenia Członków: zakup kawy, ciasta, obiad.

Ww. wydatki nie mają bowiem charakteru wydatków osobowych na rzecz członków wskazanych organów Spółdzielni i nie stanowią przysporzenia majątkowego dla tych osób, gdyż wiążą się tylko i wyłącznie z funkcjonowaniem organów (…).