Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na motywację pracowników w kosztach firmowych

Zmotywowany do pracy pracownik jest bardzo cenny dla firmy. Dlatego pracodawcy starają się skutecznie wpływać na motywację zatrudnionych osób. Sposobów jest wiele, począwszy od sponsorowania pakietów medycznych, a skończywszy na finansowaniu karnetów MultiSport. Czy tego typu wydatki na motywację pracowników ponoszone przez przedsiębiorcę mogą stanowić koszt uzyskania przychodu? Wyjaśniamy poniżej.

Koszt firmowy, czyli koszt uzyskania przychodów

Za koszt firmowy w ujęciu podatkowym uznaje się wydatek, który spełnia wymogi stawiane przez art. 22 ust. 1 ustawy o PIT:

“Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.”

Reasumując, wydatek, aby mógł stanowić koszt podatkowy, musi mieć związek z przychodami firmy. Co ważne, podczas kontroli urzędu skarbowego to na przedsiębiorcy, jako podatniku, ciąży obowiązek uzasadnienia poniesionego kosztu.

Wydatki na motywację pracowników a koszt uzyskania przychodu

Jak już wspomniano na wstępie, wśród najczęściej występujących form motywacji pracowników wymienia się:

  • karty MultiSport,

  • pakiety medyczne,

  • pakiety ubezpieczeniowe,

  • karty podarunkowe / bony towarowe itd.

Jeżeli przedsiębiorca - pracodawca wykaże związek tych kosztów z przychodami firmowymi, będzie mógł zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

Podobne stanowisko prezentują organy podatkowe. Przykładem jest indywidualna interpretacja podatkowa o sygn. IBPBI/2/423-1780/10/PC wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach:

(...)Podsumowując, w oparciu o przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz przytoczone przepisy prawa należy stwierdzić, iż Wnioskodawca może, zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki, na rzecz pracowników w postaci zakupu karnetów na siłownie i inne formy wypoczynku ruchowego (karty MultiSport).

W tym miejscu należy zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem oraz prawidłowym jego udokumentowaniem. Na podatniku bowiem ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego, dlatego też Spółka powinna posiadać dowody dokumentujące integracyjno - motywacyjny charakter przedmiotowych przedsięwzięć sportowych (...).

Wydatki na motywację pracowników - dokumentowanie

Należy pamiętać, że poza samą zasadnością poniesionego kosztu istotne jest jego prawidłowe udokumentowanie. Podstawowym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatków na motywację pracowników jest w tym przypadku jest faktura. Natomiast w przypadku pakietów ubezpieczeniowych ewidencji kosztu dokonuje się na podstawie polisy. Bowiem firmy ubezpieczeniowe co do zasady nie wystawiają faktur.