Poradnik Przedsiębiorcy

Wymiana okien w lokalu a koszty firmowe

Prowadzę działalności gospodarczą, rozliczam się za pomocą KPiR. Posiadam lokal użytkowy, który amortyzuję. Wymieniłem w nim okna z drewnianych na plastikowe, które są szczelniejsze i tym samym zatrzymują więcej ciepła. Koszt wymiany wyniósł 15 000 zł. Czy mogę go zaliczyć bezpośrednio do kosztów? Czy może podwyższy on wartość początkową lokalu jako jego ulepszenie?

Tadeusz, Ramlewo

 

Koszt wymiany okien będzie można ująć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu.

Przepisy ustaw podatkowych nie zawierają definicji ani remontu, ani modernizacji, dlatego też na tym tle dochodzi do sporów pomiędzy organami podatkowymi a podatnikami.

Jeżeli wydatki zostaną poniesione na remont środka trwałego, bez względu na ich wielkość, będą stanowić koszty uzyskania przychodów, natomiast jeśli celem ich poniesienia będzie ulepszenie środka trwałego, to jeśli ich suma w ciągu roku podatkowego przekroczy kwotę stanowiąca podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych, nie będą traktowane jako koszty uzyskania przychodów, tylko powiększą wartość początkową środka trwałego.

Remont to przywrócenie stanu pierwotnego środka trwałego poprzez wymianę elementów zużytych lub ich naprawę. W wyniku remontu nie wzrasta wartość użytkowa środka trwałego, lecz jedynie zostaje przywrócona wartość pierwotna.

Natomiast jako ulepszenie należy zaklasyfikować nakłady poniesione na środek trwały, które przede wszystkim powodują wzrost jego wartości użytkowej w porównaniu do wartości z dnia oddania do używania. Ulepszenie powinno być mierzone w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych oraz kosztami ich eksploatacji.

Dlatego też oceniając charakter wydatków, należy brać pod uwagę zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą i postęp techniczny. Racjonalnym postępowaniem jest używanie przy remoncie materiałów o aktualnie obowiązujących standardach technicznych, które są lepsze w stosunku do materiałów wymienianych. Wstawienie okien o lepszych parametrach technicznych nie oznacza, że mamy do czynienia z ulepszeniem środka trwałego.

Przed zakwalifikowaniem określonych wydatków do ulepszenia lub remontu należy każdorazowo w stosunku do konkretnego środka trwałego szczegółowo przeanalizować zakres rzeczowy wykonywanych robót, porównując je do stanu istniejącego na podstawie dokumentacji technicznej, a w przypadku wątpliwości co do prawidłowej kwalifikacji poniesionych wydatków oprzeć się na opinii biegłego do spraw budowlanych, który w oparciu o stosowną dokumentację i oględziny wypowie się co do charakteru poniesionych nakładów.

W przedstawionym przypadku wymiana okien w lokalu użytkowym ma charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie jego pierwotną wartość użytkową. Zastosowanie okien o lepszych parametrach technicznych nie zmienia faktu, że są to wydatki o charakterze remontowym. W związku z tym nie ma przeszkód, aby zaliczyć je bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Również organy podatkowe potwierdzają takie stanowisko czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 sierpnia 2010 r., sygn. IPPB5/423-423/10-4/AM, gdzie możemy przeczytać:

(…) Jak wynika z przedstawionego zdarzenia przyszłego planowane wykonanie prac podyktowane jest złym stanem technicznym okien. Prace te nie zmieniają ich charakteru i funkcji (zakres robót będzie dotyczył wymiany okien starych PCV na nowe PCV wymiarowo i funkcjonalnie takie same, standardowe o przenikalności ciepła na poziomie takim samym jak okna przeznaczone do wymiany). Mają na celu przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego wraz z wymianą zużytych składników technicznych.

W świetle powyższego należy uznać, iż wydatki na wymianę okien będą miały charakter odtworzeniowy, niepowodujący zmian parametrów użytkowych, ani technicznych, przywracający pierwotną zdolność użytkową budynku, a zatem należy je uznać za remont i zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia (…).

Przykład 1.

Pan Jan prowadzi działalność gospodarczą. Otrzymał fakturę za wymianę okien w budynku siedziby firmy. Wartość netto faktury to 15 000 zł. W takiej sytuacji wydatki należy potraktować jako remontowe i zaliczyć bezpośrednio do kosztów. Wydatki należy ująć w kolumnie 13 Pozostałe wydatki.

Warto dodać, iż znane są interpretacje organów podatkowych, które prezentują stanowisko niekorzystne dla podatników, uznając, iż wymiana okien ma charakter odtworzeniowy. Takie stanowisk zaprezentował Naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków-Nowa Huta w piśmie z 27 października 2005 r., nr PD-1/423/15/05, uznając, że wymiana okien spowoduje wyciszenie hałasu z ulicy oraz zmniejszy zużycie energii cieplnej, przez co zwiększeniu ulegnie wartość techniczna i użytkowa budynku. Takie stanowisko należy jednak uznać za nieprawidłowe, ponieważ za naturalne należy uznać sytuację, że urządzenia podlegają postępowi technicznemu i zastosowanie dokładnie takiej samej części produkowanej przed kilku laty byłoby często nieracjonalne lub niemożliwe ze względu na wycofanie jej z produkcji.