W związku z panującą sytuacją przedsiębiorcy muszą dokonywać zakupów na cele związane z pandemią. Mimo ciężkiej sytuacji winny być one rozliczane zgodnie z prawem. Tym samym podatnik musi wykazać, że wydatki poniesione w celu walki z koronawirusem mają powiązanie z przychodem. Organy podatkowe za kilka miesięcy mogą sprawdzić rozliczenia przedsiębiorców.
Koszty uzyskania przychodów
Zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej ustawa o PIT – kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Z powyższego przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy. Aby dany wydatek mógł jednak zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, ewentualnie na zachowanie lub zabezpieczenie źródła tego przychodu.
Środki ochrony osobistej, płyny do dezynfekcji dla pracowników
Przedsiębiorcy w celu zapewnienia bezpieczeństwa swoim pracownikom już od początku stanu pandemii rozpoczęli zakup środków ochrony osobistej i płynów dezynfekujących. Powyższe wydatki były zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. W tym miejscu należy podkreślić, że żaden z przepisów ustawy o PIT nie wyłącza z kosztów uzyskania przychodów wydatków na środki ochrony dla pracowników w trakcie epidemii. Tym samym, kwalifikując powyższe wydatki do kosztów uzyskania przychodów, musimy stosować ogólne zasady wynikające z art. 22 ustawy o PIT. W przypadku zaliczenia powyższych wydatków do kosztów uzyskania przychodów ich związek z przychodami wydaje się oczywisty. To bowiem sytuacja wymusiła na pracodawcach konieczność zabezpieczenia pracowników, aby mogli oni wykonywać swoją pracę. Oczywiście należy pamiętać, aby wydatki te nie stanowiły wydatków na cele osobiste.
Przykład 1.
Przedsiębiorca prowadzący sklep samoobsługowy w marcu 2021 zakupił środki ochrony dla zatrudnionych pracowników, takie jak maseczki, rękawiczki oraz płyny do odkażania. Powyższe zakupy są niezbędne, aby przedsiębiorca mógł dalej prowadzić sklep. Ponadto chronią pracowników przed zakażeniem w miejscu pracy. Wydatki te mają więc związek z prowadzoną działalnością i przedsiębiorca może je zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodu?
Wydatki poniesione w celu walki z koronawirusem podwyższają prawdopodobieństwo zachowania przez pracowników zdolności wykonywania pracy, co wpływa bezpośrednio na możliwość uzyskiwania przychodów. Zakupy służą oczywiście osobistym celom pracowników, lecz w panującej sytuacji pracodawca, przekazując środki ochrony, kieruje się interesem prowadzonej firmy.
W przypadku przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność może wystąpić problem z rozliczeniem powyższych wydatków. Organy podatkowe mogą bowiem uznać wydatki jako inwestycję we własne zdrowie. Zakup środków dezynfekujących w takich firmach może być więc uznany za wydatek osobisty. Należy podkreślić, że każda osoba dba o zdrowie bez względu na to, czy jest, czy też nie jest przedsiębiorcą.
Wydatki poniesione w celu walki z koronawirusem a zakup sprzętu do pracy zdalnej
Zgodnie z art. 3 ust. 1 Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych – dalej ustawa COVID-19 – w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania. Tym samym w okresie pandemii pracownicy nie wykonują swoich obowiązków w biurze, tylko w domu. Taki rodzaj pracy nazywamy pracą zdalną. W związku z tym pracownicy zostają wyposażeni przez pracodawcę w odpowiednie narzędzia pracy.
Przykład 2.
Przedsiębiorca prowadzi duże biuro rachunkowe w Kaliszu. W związku z pandemią postanowił, że większość księgowych będzie wykonywała swoją pracę zdalnie. W biurze praca odbywała się na komputerach stacjonarnych Powyższe oznacza, że pracodawca musiał zakupić kilkanaście laptopów oraz dodatkowy sprzęt. Czy zakup sprzętu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Tak, w tym przypadku bez wątpienia sytuacji wymusiła na przedsiębiorcy zakup sprzętu komputerowego, który służy jego działalności. Brak jego dokonania mógłby uniemożliwić prowadzenie biura. W takiej sytuacji istnieje możliwość, że organy podatkowe będą próbowały udowodnić, iż powyższy sprzęt służył pracownikom także do celów prywatnych. Taka próba interpretacji wydaje się błędna i trudna do udowodnienia. Należy jednak upomnieć pracowników, aby na otrzymany sprzęt komputerowy nie wgrywali np. gier.
Internet i energia elektryczna jako wydatki poniesione w celu walki z koronawirusem
Pracownik, aby mógł wykonywać swoją pracę zdalną, musi korzystać z energii elektrycznej i zazwyczaj internetu. W praktyce robi to na własny rachunek.
W przypadku internetu łatwo sobie wyobrazić, że pracodawca zwraca podatnikowi koszty, np. dodatkowego transferu, który zostaje zakupiony na czas pandemii. W przypadku energii elektrycznej sprawa się niezwykle komplikuje. Najlepszym rozwiązaniem jest wypłacenie pracownikom ekwiwalentu za zwiększone zużycie prądu. Pracownik na podstawie rachunków jest bowiem wstanie wykazać, jak wzrosło u niego zużycie prądu w związku z pracą zdalną. Takie rozwiązanie wydaje się bezpieczne i możliwe do obronienia w przypadku kontroli organów podatkowych. Ponadto rozwiązanie to winno uchronić pracownika od twierdzenia, że powstał po jego stronie przychód.
Zakwaterowanie i wyżywienie
Zgodnie z art. 52 m ustawy PIT wolne od podatku dochodowego są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika:
-
świadczenia postojowe, o których mowa w art. 15zq ustawy o COVID-19;
- dodatkowe świadczenia postojowe, o których mowa w art. 15zs1 ustawy o COVID-19;
- świadczenia polegające na zakwaterowaniu i wyżywieniu, o których mowa w art. 15x ust. 3 pkt 1 ustawy o COVID-19;
- zasiłki otrzymane na podstawie art. 31zy3 ustawy o COVID-19;
- jednorazowe dodatkowe świadczenie postojowe, o którym mowa w art. 15zs2 ustawy o COVID-19
W przypadku świadczeń dotyczących zakwaterowania i wyżywienia ustawodawca zwolnił więc tylko świadczenia przekazywane w konkretnej sytuacji oraz konkretnym podmiotom.
Przykład 3.
Przedsiębiorca prowadzi sklep wysyłkowy. Mimo pandemii zwiększa przychody. Wielu pracowników musi dojeżdżać do pracy, jednak panująca sytuacja spowodowała brak połączeń kolejowych i autobusowych. Pracodawca dwóm pracownikom postanowił zapewnić zakwaterowanie.
W takiej sytuacji powyższe zwolnienie z art. 52m ustawy o PIT nie będzie miało zastosowania. U podatnika powstanie przychód do opodatkowania. Możemy oczywiście skorzystać ze zwolnienia. Przypomnijmy, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT zwalnia się od podatku wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników. Zwolnienie to przysługuje do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Ponadto, co ważne, ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4.
Podsumowując, dokonując różnych wydatków w związku z koronawirusem, musimy liczyć się w przyszłości z kontrolami podatkowymi i czynnościami sprawdzającymi organów podatkowych. Powyższe wymaga od nas już teraz należytego dokumentowania wydatków, aby móc później wykazać ich związek z przychodami.
