Poradnik Przedsiębiorcy

Czy zapłata gotówką za usługi ciągłe musi trafić na konto z białej listy?

Początek 2020 roku przyniósł wiele rewolucyjnych zmian podatkowych i znacząco wpłynął na sposób regulowania niektórych płatności. Dotkliwe sankcje przewidziane dla nabywcy za dokonanie zapłaty za fakturę kosztową o wartości przekraczającej 15 000 zł sprawiły, że osoby prowadzące działalność gospodarczą muszą zachować szczególną ostrożność w kontaktach biznesowych, nie tylko na etapie zawierania transakcji, ale także przy regulowaniu zobowiązań. Jaki wpływ mają nowe przepisy na płatności za usługi ciągłe? Zapraszamy do lektury!

Biała lista podatników VAT a regulowanie zobowiązań w 2021 r.

W związku z wprowadzeniem sankcji wobec nabywców za dokonanie zapłaty na rachunek spoza białej listy w odniesieniu do transakcji na kwotę przekraczającą 15 000 zł brutto przedsiębiorcy przed uregulowaniem należności powinni każdorazowo zweryfikować numer konta bankowego kontrahenta na białej liście podatników VAT.

Biała lista jest wykazem podatników VAT, która umożliwia każdemu weryfikację innych podatników VAT. Są tam dostępne m.in. informacje o statusie w VAT czy numery firmowych rachunków bankowych.

Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT

Zapłata na konto spoza listy za fakturę o wartości powyżej 15 000 zł wiąże się z tym, że nabywca traci prawo do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów. Ponadto odpowiada on solidarnie wraz z podmiotem dokonującym dostawy za zaległości podatkowe dostawcy do wysokości podatku VAT należnego za transakcję. Złożenie zawiadomienia o dokonaniu zapłaty za zobowiązanie na rachunek spoza listy do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury jest sposobem na uniknięcie negatywnych konsekwencji podatkowych. Trzeba jednak to zrobić w terminie do 3 dni od dnia zlecenia przelewu na konto, które nie figuruje na białej liście podatników VAT.

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii został wydłużony termin na zgłoszenie dokonania płatności na rachunek bankowy spoza białej listy podatników VAT do 14 dni.

Usługi ciągłe, a biała lista - jaki jest związek między nimi?

Ze względu na interpretacje i wyjaśnienia Ministerstwa Finansów faktury dotyczące:

  • usług najmu, wystawione przez inne podmioty gospodarcze bez względu na wysokość czynszu;
  • umów leasingu, gdzie suma wszystkich rat leasingowych przekracza 15 000 zł, mimo że faktury za pojedyncze raty leasingowe są wystawione na mniejsze kwoty

powinny być opłacane za pośrednictwem banku na konto figurujące na białej liście podatników VAT.

Jednorazowa wartość transakcji w przypadku usług najmu – interpretacja indywidualna

Przedmiotem interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 sierpnia 2019 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.274.2019.1.AB było zapytanie o możliwość zaliczenia kosztów z tytułu najmu do kosztów uzyskania przychodów. Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności korzysta jako najemca z lokalu użytkowego na podstawie umowy najmu zawartej na czas nieokreślony. Nie została w niej podana całkowita wartość transakcji – jest ona uzależniona od czasu trwania umowy. Zgodnie z jej treścią zobowiązania z tytułu najmu regulowane są w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Wartość zobowiązania za żaden z okresów rozliczeniowych nie przekroczy kwoty 15 000 zł, ale suma wszystkich zobowiązań wynikających z umowy może ją przekroczyć, jeżeli umowa będzie obowiązywać przez odpowiednio długi czas. Świadczenie usługi najmu w poszczególnych okresach rozliczeniowych dokumentowane będzie fakturą VAT. Zobowiązania z tytułu najmu regulowane będą gotówką, bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Koszty z tego tytułu będą przez wnioskodawcę ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Wobec Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził następujące:„(…) w przypadku każdej transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, istnieje obowiązek dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego, przy czym naruszenie tego obowiązku, a więc dokonanie płatności w całości lub w części z pominięciem takiego rachunku oznacza brak możliwości zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów w tej części, w jakiej płatność dotycząca tej transakcji została dokonana z pominięciem rachunku płatniczego.

W celu ustalenia znaczenia terminu »jednorazowa wartość transakcji«, z uwagi na fakt, że adresatem normy prawnej jest przedsiębiorca dokonujący i przyjmujący płatności związane z działalnością gospodarczą, w pierwszej kolejności należałoby zdefiniować pojęcie transakcji. Według słownika języka polskiego transakcja to »operacja handlowa dotycząca kupna lub sprzedaży towarów lub usług« lub »umowa handlowa na kupno lub sprzedaż towarów lub usług; jak również zawarcie takiej umowy«.(...)

Jednorazową transakcją jest umowa najmu, a nie poszczególne płatności czynszu. W przypadku umowy najmu zawartej na czas nieokreślony uznać należy, że kwalifikacja płatności zależy od wysokości wynagrodzenia, okresu rozliczeniowego i okresu wypowiedzenia takiej umowy. Jeżeli dla umowy na czas nieokreślony suma wynagrodzeń pewnych (które będzie trzeba zapłacić zanim upłynie okres wypowiedzenia) przekroczy limit, to od pierwszej płatności winny być one rozliczane bezgotówkowo.

Natomiast w przypadku, gdy z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie łączna jej wartość, wiedzą natomiast, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania limit obrotu gotówkowego nie zostanie przekroczony – płatności do momentu przekroczenia limitu ustawowego mogą być dokonywane w gotówce”.

Płatności za faktury kosztowe w 2021 r. – podsumowanie

W związku z wprowadzeniem sankcji za dokonywanie określonych płatności na rachunek bankowy, który nie widnieje na białej liście podatników VAT, regulując zobowiązania, należy pamiętać, że tylko zachowanie szczególnej czujności przy dokonywaniu płatności chroni przedsiębiorców przed poniesieniem przykrych konsekwencji podatkowych

Każda pomyłka może wiele kosztować, dlatego warto dochować wszelkiej staranności i weryfikować rachunki bankowe wskazane przez dostawców towarów i usług na białej liście podatników VAT. Dodatkowo należy zwrócić uwagę na faktury za usługi ciągłe. Nawet jeżeli dana faktura jest na kwotę niższą niż 15 000 zł, ale odnosi się do zapłaty za usługi ciągłe, powinna zostać uregulowana przelewem bankowym zrealizowanym na rachunek z białej listy podatników VAT.