Dokumentacja wydatków z Funduszów Europejskich - jak przebiega?

Podpisując umowę o dofinansowanie projektu, beneficjent bierze na siebie obowiązek prawidłowej i terminowej realizacji zadań oraz osiągnięcia zamierzonych celów. Bardzo ważne jest, aby wydatki były ponoszone celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z zasadą uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, przepisami prawa europejskiego i polskiego oraz dokumentami programowymi. Błędy w dokumentowaniu ponoszonych wydatków mogą okazać się bardzo kosztowne, dlatego warto poznać zasady, które uchronią nas przed zwrotem środków. W artykule przedstawimy najważniejsze obowiązki beneficjenta związane z potwierdzeniem: dokonania zakupów, wykonania przelewów, przekazania towarów czy wykonania usług oraz jak powinna wyglądać dokumentacja wydatków z Funduszów Europejskich!

Jak wyglądają warunki techniczne rozliczania wydatków?

W momencie rejestracji umowy lub decyzji o dofinansowaniu przez instytucję udzielającą wsparcia beneficjent uzyskuje dostęp do systemu informatycznego, który służy do przesyłania:

• wniosków o płatność,
• dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków ponoszonych w ramach projektu,
• danych uczestników projektu,
• harmonogramu płatności,
• innych dokumentów związanych z realizacją projektu (w tym niezbędnych do kontroli).

Logowanie do systemu odbywa się z wykorzystaniem Profilu zaufanego lub bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem. Wniosek o płatność jest składany do instytucji finansującej nie rzadziej niż raz na kwartał zgodnie z harmonogramem płatności określonym w umowie o dofinansowaniu. Każdy wydatek kwalifikowalny należy ująć we wniosku o płatność nie później niż 3 miesiące od jego poniesienia.

Dokumentacja wydatków z Funduszów Europejskich - jakie dokumenty należy zebrać?

Beneficjent, składając dokumenty do wniosku o płatność, powinien je odpowiednio oznakować oraz załączyć w sposób uporządkowany, tak aby opiekun projektu nie miał problemu z przyporządkowaniem dokumentów do faktury, protokołu odbioru, wyciągu lub innych dokumentów związanych z danym wydatkiem. Pliki z zeskanowanymi dokumentami można nazwać według różnych kluczy, np:

• według liczby postępu finansowego np.: Lp. 1 fv 01/04/2023, Lp. 1 opis 01/04/2023, Lp. 1 wyciąg 01/04/2023;
• według numeru faktury: 01/04/2023 faktura, 01/04/2023 opis, 01/04/2023 wyciąg.

Wraz z każdym wnioskiem o płatność beneficjent składa dokumenty niezbędne do rozliczenia projektu, zgodnie z listą wskazaną poniżej:

• skany opisanych i oznakowanych oryginałów faktur (opłaconych w całości) lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, które zostały wskazane w postępie finansowym;
• skany wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu prowadzonej przez beneficjenta (w zależności od sposobu prowadzenia księgowości może to być skan wydruku z komputerowego systemu księgowego projektu, skan ewidencji księgowej projektu, skan wyciągu z podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub Karty podatkowej, skan zestawienia wszystkich dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu);
• skany złożonych do Urzędu Skarbowego deklaracji VAT oraz oświadczenia w zakresie kwalifikowalności VAT;
• skany dokumentów potwierdzających odbiór (m.in. protokół odbioru) urządzeń, sprzętu lub dostaw, robót budowlanych wykonania prac;
• skany wyciągów bankowych ze wszystkich rachunków, na których przeprowadzane są wszelkie operacje finansowe związane z realizacją projektu;
• skany innych dokumentów potwierdzających prawidłową realizację projektu (np. dokumenty potwierdzające uzyskanie przez beneficjenta przewidzianych prawem decyzji pozwoleń);
• skany dokumentów potwierdzających uzyskanie dochodu w projekcie;
• dokumenty potwierdzające zawarcie umów z pracownikami, wywiązanie się przez beneficjenta z obowiązków wobec zatrudnionych, wobec ZUS-u, wobec Urzędu Skarbowego;
• skany innych dokumentów potwierdzających prawidłową realizację projektu.

Jak widać, katalog dokumentów jest bardzo szeroki i obejmuje wszystkie rodzaje dowodów, które mogą potwierdzić, że dany wydatek został faktycznie poniesiony. Oznakowanie dokumentów księgowych w sposób przypisujący je do konkretnego projektu pozwala natomiast zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż 1 projekcie.

Jakie elementy zawiera opis faktury lub innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej?

Dowodem poniesienia wydatku jest zapłacenie faktury lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości. Dla celów rozliczenia wydatku w ramach projektu każdy dokument, bez względu na źródło finansowania (dotacja czy wkład własny) musi zostać w odpowiedni sposób opisany i zawierać następujące elementy:

• adnotację o sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym wraz z datą i czytelnym podpisem;
• adnotację o sprawdzeniu pod względem merytorycznym wraz z datą i czytelnym podpisem;
• adnotację o sposobie ujęcia w księgach rachunkowych, tj. wskazanie cyfrowych symboli kont syntetycznych i analitycznych oraz stron, na których są księgowane wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej wpisu;
• adnotację o zatwierdzeniu dokumentu wraz z datą i czytelnym podpisem;
• adnotację o uregulowaniu zobowiązania wynikającego z dokumentu;
• opis przedstawiający związek wydatku z projektem (numer umowy o dofinansowanie projektu, informację, że projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską, kwotę kwalifikowaną, adnotację o zastosowaniu ustawy Prawo zamówień publicznych).

W praktyce nie ma szans na umieszczenie wszystkich informacji na fakturze, dlatego tworzy się załącznik (zawierający wskazane elementy), który powinien być na trwałe spięty z dokumentem finansowym.

Jak przebiega weryfikacja wniosku o płatność?

Weryfikacja wniosku o płatność, zgodnie z zasadami wdrażania danego programu, polega na ocenie merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Podczas kontroli merytorycznej dokumentu sprawdzeniu podlega to, czy wskazana na dokumencie księgowym operacja gospodarcza miała miejsce, była zasadna i zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Ponadto badane jest, czy dany dokument księgowy został wystawiony przez właściwą jednostkę, a liczba i jakość dostarczonych towarów lub wykonanych usług jest zgodna z wyszczególnieniem zawartym w dokumencie. Kontrola dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym następuje po kontroli merytorycznej i obejmuje następujące etapy: sprawdzenie technicznej prawidłowości sporządzenia dokumentu, zbadanie, czy dokument nie zawiera błędów rachunkowych i zweryfikowaniu, czy dokument księgowy został sporządzony zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości oraz przepisami szczególnymi.

Czy dokumentacja wydatków z Funduszów Europejskich dotyczy każdego dokumentu?

W ramach każdego projektu możemy wyróżnić koszty pośrednie, które są niezbędne do realizacji projektu, ale nie można ich przyporządkować do konkretnego produktu lub usługi. Zaliczamy do nich w szczególności koszty personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie, rozliczanie i monitorowanie projektu, koszty utrzymania powierzchni biurowych związanych z obsługą administracyjną projektu, wydatki na działania informacyjno-promocyjne projektu oraz związane z prowadzeniem wyodrębnionego rachunku bankowego, koszty usług telefonicznych i internetowych, powielania dokumentów, zakupu materiałów biurowych oraz koszty ubezpieczeń majątkowych. Wydatki ponoszone w ramach kosztów pośrednich są rozliczane za pomocą metod uproszczonych i traktowane jako wydatki poniesione. Beneficjent nie ma więc obowiązku gromadzenia i opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia tych wydatków.

Dokumentacja wydatków z Funduszów Europejskich - w jaki sposób udokumentować wniesienie wkładu własnego?

Należy pamiętać, że fundusze europejskie nie finansują inwestycji w 100%. Beneficjent jest zobowiązany do wniesienia wkładu własnego w formie środków finansowych lub wkładu niepieniężnego na pokrycie wydatków kwalifikowalnych. Wkład własny pieniężny musi być udokumentowany poprzez opisanie dokumentów księgowych oraz ujęcie go na wyodrębnionych kontach księgowych. Ewidencja środków odbywa się na bieżąco w momencie księgowania operacji gospodarczych dotyczących realizacji danego projektu. Wkład niepieniężny, który stanowi całość lub część wkładu własnego wniesionego na poczet projektu jest uznawany za wydatek kwalifikowany i powinien być wnoszony przez beneficjenta ze składników jego majątku lub z majątku innych podmiotów. Aby wkład niepieniężny mógł być uznany w projekcie za wydatek kwalifikowalny, muszą zostać spełnione poniższe warunki:

• wkład niepieniężny polega na wykorzystaniu w projekcie nieruchomości, urządzeń, materiałów, surowców, wartości niematerialnych i prawnych, ekspertyz lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy na podstawie Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie;
• wartość wkładu niepieniężnego została potwierdzona dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom;
• wartość wkładu własnego nie przekracza stawek rynkowych;
• wartość i dostarczenie wkładu niepieniężnego można poddać niezależnej ocenie i weryfikacji;
• w przypadku wniesienia wkładu własnego w postaci nieruchomości jej wartość musi być potwierdzona operatem szacunkowym sporządzonym przez odpowiedniego rzeczoznawcę majątkowego.

Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej dla projektu oznacza wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach. Należy również pamiętać, że pełna dokumentacja powinna być przechowywana w siedzibie beneficjenta zarówno przez okres realizacji projektu, jak i w wymaganym okresie archiwizacji wskazanym w umowie o dofinansowanie. Podmiot realizujący projekt jest zobowiązany każdorazowo udostępnić dokumenty związane z projektem osobom kontrolującym projekt – zarówno instytucjom związanym ze wdrażaniem funduszy unijnych, jak i kontroli skarbowej.